Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan

Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.

Cakupan dari Automasi Perpustakaan

*Pengadaan koleksi
*Katalogisasi, inventarisasi
*Sirkulasi, reserve, inter-library loan
*Pengelolaan penerbitan berkala
*Penyediaan katalog (OPAC)
*Pengelolaan anggota.

Peran Internet dalam otomasi perpustakaan

*Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
*Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
*Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi

yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :

*Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
*Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
*Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
*Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
*Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.

Peran CD-ROM dalam otomasi perpustakaan

*Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
*Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.

PERANGKAT LUNAK GRATIS UNTUK PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN

Perangkat lunak gratis sebagai alternatif
Implementasi otomasi perpustakaan digital diperlukan sedikitnya dua komponen utama yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya perangkat lunak gratis memudahkan penerapan otomasi perpustakaan, maka pengelola perpustakaan cukup menyiapkan anggaran pengadaan perangkat keras .
Eksistensi perangkat lunak gratis semakin membuka peluang bagi perpustakaan di Indonesia untuk melakukan otomasi. Bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan anggaran dapat memanfaatkan perangkat lunak gratis ini.
Berdasarkan sifat dan karakteristiknya perangkat lunak dapat dibedakan menjadi dua kategori.Kategori pertama yaitu perangkat lunak yang masuk dalam kategori open source. Sedangkan kategori yang kedua yaitu perangkat lunak yang termasuk dalam kategori freeware.
Perangkat lunak gratis yang termasuk dalam kategori open source secara harfiah dapat difahami sebagai perangkat lunak berbasis open source yang dapat diperoleh dan digunakan secara gratis oleh perpustakaan. Sedangkan definisi dari perangkat lunak berbasis open source sendiri adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna memperoleh perangkat lunak lengkap dengan source code sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perangkat lunak gratis yang termasuk dalam kategori open source dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan perpustakaan.
Sedangkan perangkat lunak freeware adalah perangkat lunak yang dapat diperoleh secara gratis tanpa disertai source code perangkat lunak dan kalaupun source code diberikan, pengguna tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah atau mendistribusikan kembali source code perangkat lunak. Source code pada jenis perangkat lunak ini tidak dapat diperoleh oleh pengguna. Karena itu, pengguna tidak memiliki peluang untuk memodifikasi perangkat lunak.
Perangakat lunak yang dapat digunakan secara gratis oleh perpustakaan ada yang freeware. Pengelola perpustakaan hendaknya mampu memilih jenis perangkat lunak yang akan digunakan. Apakah akan menggunakan perangkat lunak gratis open source atau freeware.
Perangkat Lunak Gratis untuk Otomasi Perpustakaan
Arti dari otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin, computer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan (Lasa HS, 1998). Sedangkan menurut pendapat Kumorotomo dan Subandono (1999) otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk mengelolaan aktivitas perpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan, dan pelayanan.
Berdasarkan dua arti di atas maka otomasi perpustakaan tidak hanya sebatas pemanfaatan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan dan untuk membangun database koleksi perpustakaan. Selama ini pengelola perpustakaan sering beranggapan bahwa apabila perpustakaan telah menggunakan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan atau telah memiliki database koleksi perpustakaan yang diakses melalui OPAC (Online Public Access), maka perpustakaan tersebut telah menggunakan otomasi. Otomasi perpustakaan mencakup pemanfaatan computer dalam seluruh kegiatan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pelayanan, penulusuran, dan penyusunan laporan.
Untuk melakukan otomasi diperlukan perangkat lunak otomasi perpustakaan. Perangkat lunak ini dapat diperoleh dengan cara membeli atau menggunakan perangkat lunak gratis. Ternyata tidak semua perpustakaan mampu membeli perangkat lunak ini karena harganya cukup mahal. Apalagi bagi perpustakaan yang memiliki anggaran terbatas. Hal inilah yang menyebabkan masih banyak perpustakaan tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan.
Sebagai alternatif, agar perpustakaan mampu melakukan otomasi perpustakaan, pengelola perpustakaan dapat mengunakan perangkat lunak gratis. Perangkat lunak gratis tersebut ada yang bersifat open source atau bersifat freeware. Perangkat lunak gratis open sourse yang dapat digunakan perpustakaan untuk membangun otomasi perpustakaan antara lain OpenBiblio(http://obiblio.sourceforge.nrt), Koha(www.kora.org), emilda.org), PhpMyLibrary (www.phpmylibrary.org), Otonomigen.X(www.krmg.itb.ac.id), X-igloo(http://sourceforge.net/projects/iglooyha/) dan senayan (www.senayan.diknas.go.id). Sedangkan perangkat lunak yang gratis yang bersifat freeware adalah Athenaum Light perangkat lunak ini paling banyak digunakan oleh perpustakaan di Indonesia.
Openbiblio, Koha, Emilda, Phpmylibrary dan Atheneum Light adalah perangkat lunak gratis buatan luar negri. Sedangkan Otomigen.X, X-igloo dan Senayan adalah perangkat lunak gratis hasil karya putra-putri Indonesia.
Perangkat lunak gratis untuk Perpustakaan digital
Perpustakaan digital adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi dalam format digital (koleksi digital). Koleksi digital ini dapat berupa file-file komputer dalam format .doc, xls, pdf, audio, jpg, png dan format lainnya. Dengan koleksi dalam format digital ini memungkinkan pengguna mengakses koleksi perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan.
Untuk membangun perpustakaan digital tidak perlu menganggarkan dana pembelian perangkat lunak. Perpustakaan dapat menggunakan perangkat lunak secara gratis. Perangkat lunak yang dimaksud antara lain adalah Ganesha Digital Library (GDL) atau Greenstone Digital Library. Kedua perangkat lunak perpustakaan digital ini termasuk dalam kategori perangkat lunak berbasis open source. GDL dapat diperoleh dengan cara mengunduh pada web KMRG ITB di www.kmrg.itb.ac.id dan greenstone dapat diperoleh dengan mengunduhnya di www.greenstone.org.

Manfaat Katalog Online Bagi Pengguna Perpustakaan

Manfaat menggunakan katalog online adalah
- penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
- penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan
- menghemat waktu dan tenaga
- pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak
- pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka
- dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan
- meningkatkan layanan perpustakaan
- keberadaan perpustakaan diketahui masyarakat luas

Kekurangan mengunakan katalog online adalah
- apabila ada bahan pustaka belum masuk ke data base pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran
- tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu