Jumat, 04 Juni 2010
Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
*Pengadaan koleksi
*Katalogisasi, inventarisasi
*Sirkulasi, reserve, inter-library loan
*Pengelolaan penerbitan berkala
*Penyediaan katalog (OPAC)
*Pengelolaan anggota.
*Katalogisasi, inventarisasi
*Sirkulasi, reserve, inter-library loan
*Pengelolaan penerbitan berkala
*Penyediaan katalog (OPAC)
*Pengelolaan anggota.
Peran Internet dalam otomasi perpustakaan
*Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
*Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
*Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi
*Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
*Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi
yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :
*Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
*Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
*Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
*Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
*Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
*Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
*Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
*Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
*Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
Peran CD-ROM dalam otomasi perpustakaan
*Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
*Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
*Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
PERANGKAT LUNAK GRATIS UNTUK PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN
Perangkat lunak gratis sebagai alternatif
Implementasi otomasi perpustakaan digital diperlukan sedikitnya dua komponen utama yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya perangkat lunak gratis memudahkan penerapan otomasi perpustakaan, maka pengelola perpustakaan cukup menyiapkan anggaran pengadaan perangkat keras .
Eksistensi perangkat lunak gratis semakin membuka peluang bagi perpustakaan di Indonesia untuk melakukan otomasi. Bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan anggaran dapat memanfaatkan perangkat lunak gratis ini.
Berdasarkan sifat dan karakteristiknya perangkat lunak dapat dibedakan menjadi dua kategori.Kategori pertama yaitu perangkat lunak yang masuk dalam kategori open source. Sedangkan kategori yang kedua yaitu perangkat lunak yang termasuk dalam kategori freeware.
Perangkat lunak gratis yang termasuk dalam kategori open source secara harfiah dapat difahami sebagai perangkat lunak berbasis open source yang dapat diperoleh dan digunakan secara gratis oleh perpustakaan. Sedangkan definisi dari perangkat lunak berbasis open source sendiri adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna memperoleh perangkat lunak lengkap dengan source code sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perangkat lunak gratis yang termasuk dalam kategori open source dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan perpustakaan.
Sedangkan perangkat lunak freeware adalah perangkat lunak yang dapat diperoleh secara gratis tanpa disertai source code perangkat lunak dan kalaupun source code diberikan, pengguna tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah atau mendistribusikan kembali source code perangkat lunak. Source code pada jenis perangkat lunak ini tidak dapat diperoleh oleh pengguna. Karena itu, pengguna tidak memiliki peluang untuk memodifikasi perangkat lunak.
Perangakat lunak yang dapat digunakan secara gratis oleh perpustakaan ada yang freeware. Pengelola perpustakaan hendaknya mampu memilih jenis perangkat lunak yang akan digunakan. Apakah akan menggunakan perangkat lunak gratis open source atau freeware.
Perangkat Lunak Gratis untuk Otomasi Perpustakaan
Arti dari otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin, computer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan (Lasa HS, 1998). Sedangkan menurut pendapat Kumorotomo dan Subandono (1999) otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk mengelolaan aktivitas perpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan, dan pelayanan.
Berdasarkan dua arti di atas maka otomasi perpustakaan tidak hanya sebatas pemanfaatan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan dan untuk membangun database koleksi perpustakaan. Selama ini pengelola perpustakaan sering beranggapan bahwa apabila perpustakaan telah menggunakan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan atau telah memiliki database koleksi perpustakaan yang diakses melalui OPAC (Online Public Access), maka perpustakaan tersebut telah menggunakan otomasi. Otomasi perpustakaan mencakup pemanfaatan computer dalam seluruh kegiatan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pelayanan, penulusuran, dan penyusunan laporan.
Untuk melakukan otomasi diperlukan perangkat lunak otomasi perpustakaan. Perangkat lunak ini dapat diperoleh dengan cara membeli atau menggunakan perangkat lunak gratis. Ternyata tidak semua perpustakaan mampu membeli perangkat lunak ini karena harganya cukup mahal. Apalagi bagi perpustakaan yang memiliki anggaran terbatas. Hal inilah yang menyebabkan masih banyak perpustakaan tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan.
Sebagai alternatif, agar perpustakaan mampu melakukan otomasi perpustakaan, pengelola perpustakaan dapat mengunakan perangkat lunak gratis. Perangkat lunak gratis tersebut ada yang bersifat open source atau bersifat freeware. Perangkat lunak gratis open sourse yang dapat digunakan perpustakaan untuk membangun otomasi perpustakaan antara lain OpenBiblio(http://obiblio.sourceforge.nrt), Koha(www.kora.org), emilda.org), PhpMyLibrary (www.phpmylibrary.org), Otonomigen.X(www.krmg.itb.ac.id), X-igloo(http://sourceforge.net/projects/iglooyha/) dan senayan (www.senayan.diknas.go.id). Sedangkan perangkat lunak yang gratis yang bersifat freeware adalah Athenaum Light perangkat lunak ini paling banyak digunakan oleh perpustakaan di Indonesia.
Openbiblio, Koha, Emilda, Phpmylibrary dan Atheneum Light adalah perangkat lunak gratis buatan luar negri. Sedangkan Otomigen.X, X-igloo dan Senayan adalah perangkat lunak gratis hasil karya putra-putri Indonesia.
Perangkat lunak gratis untuk Perpustakaan digital
Perpustakaan digital adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi dalam format digital (koleksi digital). Koleksi digital ini dapat berupa file-file komputer dalam format .doc, xls, pdf, audio, jpg, png dan format lainnya. Dengan koleksi dalam format digital ini memungkinkan pengguna mengakses koleksi perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan.
Untuk membangun perpustakaan digital tidak perlu menganggarkan dana pembelian perangkat lunak. Perpustakaan dapat menggunakan perangkat lunak secara gratis. Perangkat lunak yang dimaksud antara lain adalah Ganesha Digital Library (GDL) atau Greenstone Digital Library. Kedua perangkat lunak perpustakaan digital ini termasuk dalam kategori perangkat lunak berbasis open source. GDL dapat diperoleh dengan cara mengunduh pada web KMRG ITB di www.kmrg.itb.ac.id dan greenstone dapat diperoleh dengan mengunduhnya di www.greenstone.org.
Implementasi otomasi perpustakaan digital diperlukan sedikitnya dua komponen utama yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya perangkat lunak gratis memudahkan penerapan otomasi perpustakaan, maka pengelola perpustakaan cukup menyiapkan anggaran pengadaan perangkat keras .
Eksistensi perangkat lunak gratis semakin membuka peluang bagi perpustakaan di Indonesia untuk melakukan otomasi. Bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan anggaran dapat memanfaatkan perangkat lunak gratis ini.
Berdasarkan sifat dan karakteristiknya perangkat lunak dapat dibedakan menjadi dua kategori.Kategori pertama yaitu perangkat lunak yang masuk dalam kategori open source. Sedangkan kategori yang kedua yaitu perangkat lunak yang termasuk dalam kategori freeware.
Perangkat lunak gratis yang termasuk dalam kategori open source secara harfiah dapat difahami sebagai perangkat lunak berbasis open source yang dapat diperoleh dan digunakan secara gratis oleh perpustakaan. Sedangkan definisi dari perangkat lunak berbasis open source sendiri adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna memperoleh perangkat lunak lengkap dengan source code sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perangkat lunak gratis yang termasuk dalam kategori open source dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan perpustakaan.
Sedangkan perangkat lunak freeware adalah perangkat lunak yang dapat diperoleh secara gratis tanpa disertai source code perangkat lunak dan kalaupun source code diberikan, pengguna tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah atau mendistribusikan kembali source code perangkat lunak. Source code pada jenis perangkat lunak ini tidak dapat diperoleh oleh pengguna. Karena itu, pengguna tidak memiliki peluang untuk memodifikasi perangkat lunak.
Perangakat lunak yang dapat digunakan secara gratis oleh perpustakaan ada yang freeware. Pengelola perpustakaan hendaknya mampu memilih jenis perangkat lunak yang akan digunakan. Apakah akan menggunakan perangkat lunak gratis open source atau freeware.
Perangkat Lunak Gratis untuk Otomasi Perpustakaan
Arti dari otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin, computer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan (Lasa HS, 1998). Sedangkan menurut pendapat Kumorotomo dan Subandono (1999) otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk mengelolaan aktivitas perpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan, dan pelayanan.
Berdasarkan dua arti di atas maka otomasi perpustakaan tidak hanya sebatas pemanfaatan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan dan untuk membangun database koleksi perpustakaan. Selama ini pengelola perpustakaan sering beranggapan bahwa apabila perpustakaan telah menggunakan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan atau telah memiliki database koleksi perpustakaan yang diakses melalui OPAC (Online Public Access), maka perpustakaan tersebut telah menggunakan otomasi. Otomasi perpustakaan mencakup pemanfaatan computer dalam seluruh kegiatan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pelayanan, penulusuran, dan penyusunan laporan.
Untuk melakukan otomasi diperlukan perangkat lunak otomasi perpustakaan. Perangkat lunak ini dapat diperoleh dengan cara membeli atau menggunakan perangkat lunak gratis. Ternyata tidak semua perpustakaan mampu membeli perangkat lunak ini karena harganya cukup mahal. Apalagi bagi perpustakaan yang memiliki anggaran terbatas. Hal inilah yang menyebabkan masih banyak perpustakaan tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan.
Sebagai alternatif, agar perpustakaan mampu melakukan otomasi perpustakaan, pengelola perpustakaan dapat mengunakan perangkat lunak gratis. Perangkat lunak gratis tersebut ada yang bersifat open source atau bersifat freeware. Perangkat lunak gratis open sourse yang dapat digunakan perpustakaan untuk membangun otomasi perpustakaan antara lain OpenBiblio(http://obiblio.sourceforge.nrt), Koha(www.kora.org), emilda.org), PhpMyLibrary (www.phpmylibrary.org), Otonomigen.X(www.krmg.itb.ac.id), X-igloo(http://sourceforge.net/projects/iglooyha/) dan senayan (www.senayan.diknas.go.id). Sedangkan perangkat lunak yang gratis yang bersifat freeware adalah Athenaum Light perangkat lunak ini paling banyak digunakan oleh perpustakaan di Indonesia.
Openbiblio, Koha, Emilda, Phpmylibrary dan Atheneum Light adalah perangkat lunak gratis buatan luar negri. Sedangkan Otomigen.X, X-igloo dan Senayan adalah perangkat lunak gratis hasil karya putra-putri Indonesia.
Perangkat lunak gratis untuk Perpustakaan digital
Perpustakaan digital adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi dalam format digital (koleksi digital). Koleksi digital ini dapat berupa file-file komputer dalam format .doc, xls, pdf, audio, jpg, png dan format lainnya. Dengan koleksi dalam format digital ini memungkinkan pengguna mengakses koleksi perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan.
Untuk membangun perpustakaan digital tidak perlu menganggarkan dana pembelian perangkat lunak. Perpustakaan dapat menggunakan perangkat lunak secara gratis. Perangkat lunak yang dimaksud antara lain adalah Ganesha Digital Library (GDL) atau Greenstone Digital Library. Kedua perangkat lunak perpustakaan digital ini termasuk dalam kategori perangkat lunak berbasis open source. GDL dapat diperoleh dengan cara mengunduh pada web KMRG ITB di www.kmrg.itb.ac.id dan greenstone dapat diperoleh dengan mengunduhnya di www.greenstone.org.
Manfaat Katalog Online Bagi Pengguna Perpustakaan
Manfaat menggunakan katalog online adalah
- penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
- penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan
- menghemat waktu dan tenaga
- pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak
- pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka
- dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan
- meningkatkan layanan perpustakaan
- keberadaan perpustakaan diketahui masyarakat luas
Kekurangan mengunakan katalog online adalah
- apabila ada bahan pustaka belum masuk ke data base pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran
- tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu
- penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
- penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan
- menghemat waktu dan tenaga
- pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak
- pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka
- dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan
- meningkatkan layanan perpustakaan
- keberadaan perpustakaan diketahui masyarakat luas
Kekurangan mengunakan katalog online adalah
- apabila ada bahan pustaka belum masuk ke data base pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran
- tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu
PENGGUNAAN OTOMASI PERPUSTAKAAN LASER VER. 2.0
Otomasi Perpustakaan Laser Ver. 2.0 adalah program aplikasi
perpustakaan yang dibangun dengan software open source dengan bahasa
Scripting PHP dan database MySQL. Program ini digunakan untuk menangani
tugas-tugas ruting perpustakaan seperti pengolahan bahan pustaka, penelusuran
informasi buku secara online (OPAC), dan layanan sirkulasi. Layanan sirkulasi
dapat dilakukan oleh petugas perpustakaan ataupun dengan layanan mandiri untuk
peminjaman dan perpanjangan koleksi. Serta chekout bahan pustaka.
Dalam Perkembangannya, teknologi informasi (TI) perpustakaan dapat dibagi dalam dua
sub sistem besar, yaitu library automation system dan digital library
Library automation system (sistem otomasi perpustakaan) lebih terfokus pada sistem
operasional dan layanan perpustakaan sehari-hari. Sedangkan Digital library fokusnya adalah
pada sisitem pengelolaan koleksi digital(content). Tentu saja kedua sistem ini sama-sama
pentingnya dalam pengelolaan perpestakaan modern berbasis TI. Baik library automation system
maupun digital library, dalam prakteknya terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk
mendukungnya.
Modul ini membahas Otomasi Perpustakaan dengan konsentrasi pada perangkat lunaknya.
Karena secara perangkat keras tidaklah ada perbedaan spesifikasi yang berarti. Bahasan kami
fokuskan pada operasional dilapangan. Perangkat lunak otomasi perpustakaan yang digunakan
dalam penulisan modul ini adalah LASer ver 2.0 yang dibuat oleh tim MDLRG perpustakaan
UMM. Dengan bahasa Schripting PHP dan database MySQL, yang bersifat open source.
Untuk memudahkan penyajian, modul ini menguraikan bagaimana proses setup sistem
perpustakaan dari konvensional menjadi sistem terotomasi menggunakan LASER 2.0. Dijelaskan
secara detail mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka , anggota, dan layanan juga dijelaskan
teknis operasional pengolahan koleksi buku, sistem layanan sirkulasi buku, serta administrasi
anggota, secara terkomputerisasi.
Untuk kemudahan ilustrasi, contoh-contoh yang kami gunakan dalam modul ini
mengunakan setting Perpustakaan Sekolah SMA Negeri Teladan Malang (sebagai simulasi) dan
setting yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang. Dengan harapan akan
memudahkan praktikan dalam menyesuaikan setting / konfigurasi perangkat lunak sesuai kondisi
/ data perpustakaan instutinya masing-masing.
Sebagai tambahan, dipilihnya software Laser ver. 2.0 dalam makalah ini semata-mata
karena pemateri sebelumnya dalam diklat ini menjadikan software Laser ver. 2.0 sebagai topik
utama.
B. Pengolahan dan Otomasi Bahan Pustaka
Dalam mengelola perpustakaan, unit pengolahan merupakan kegiatan inti di
perpustakaan. Yaitu memproses koleksi yang baru datang, sampai menjadi bahan pustaka yang
siap untuk disajikan/dipinjam. Kegiatan ini berupa inventarisasi, katalogisasi, entri data, dan
labeling.
Fungsi kegiatan pengolahan bahan pustaka adalah untuk mengetahui data koleksi bahan
pustaka yang dimiliki oleh suatu lembaga, yang telah dikelompokkan menurut isinya agar mudah
ditemukan kembali.
Dalam modul ini, akan diuraikan bagaimana mengolah (mengotomasikan) bahan pustaka
buku dengan LASer . Berikut ini adalah tampilan modul pengolahan pada LASer ver 2.0. setelah
petugas login dengan user name yang bertugas di pengolahan.
Gambar 1. Menu-menu Pengolahan
Dari gambar diatas, terlihat bahwa terdapat 3 menu pengolahan, yaitu :
Cari & + eksemplar : berguna untuk menambah jumlah eksemplar koleksi bahan pustaka
(data sejenis sudah ada di database)
Entri baru (New Entry) : berguna untuk meng-entri bahan pustaka baru (belum ada di
database)
Edit (Error Correction) : berguna untuk mengoreksi atau memperbaharui kesalahan entri
data.
Sedangkan untuk laporan pengolahan dapat diakses dari menu LAPORAN, yaitu :
Profil koreksi: berguna untuk menampilkan profil koleksi keseluruhan berdasarkan kode
DDC, dapat berupa teks maupun grafik.
Hasil Olah: memberikan informasi data-data koleksi yang terakhir diolah / diup-date di
bagian pengolahan berdasarkan periode tanggal, kode`register, atau judul koleksi.
Fasilitas Laporan yang lain: seperti Statistik Sirkulasi, Keuangan, Keterlambatan, Statistik
Pengunjung, Kehadiran Staf dan Suara Pengunjung.
Gambar 2. Menu Pengolahan Bahan Pustaka
Proses pengolahan bahan pustaka dapat dilihat pada diagram alur(Flow Chart) berikut ini :
Sudah
Belum
Tidak
Ya
Ya
Tidak
1. Cari & + Eksemplar
Menu Cari & + Eksemplar ini difungsikan untuk penambahan eksemplar (copy) dari
bahan pustaka. Menu ini juga sekaligus merupakan search engine LASer ver. 2.0. yang
diperuntukkan bagi petugas pengolahan. Hal ini dikarenakan bagian pengolahan pun memerlukan
informasi data-data yang sudah ada. Sebelum memproses sebuah koleksi hendaknya diketahui
koleksi tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau belum, sehingga tidak terjadi adanya duplikasi
judul koleksi maupun jumlah copy yang dimiliki.
Adapun cara kerja mesin pencarian ini tidak jauh bebeda dengan OPAC (Online Public
Acces Catalog) dibagian sirkulasi. Hanya yang membedakan pada tampilan saja, yang
disesuaikan dengan kebutuhan penggunaanya. Jika menu Cari & + Eksemplar ini usernya adalah
petugas pengolahan, sedang OPAC tampilannya disesuaikan untuk pengguna atau pengunjung
perpustakaan dan dibuat lebih user friendly, dimana mayoritas pengguna perpustakaan tidak
memahami katalog. Menu pencarian LASer ini membagi 3 macam pilihan jenis koleksi yang
dimiliki perpustakaan.
Buku datang
Cek dgn Faktur
Cocok ?
Cari
Katalogisasi
Klasifikasi
Subyek
Sudah punya ?
Beri no.reg./barcode
Entri data
Proses akhir /
Labeling
Cek akhir
Cocok ?
Selesai
Catat sebagai
tambah copy
Edit
Klaim ke
Penerbit/Broker
Gambar 4. Tampilan menu Cari & + Eksemplar
Proses Tambahan Eksemplar
a. Klik menu Cari & + Eksemplar
b. Ketik sesuai pilihan yang diinginkan, missal : Langkah (kategori pilihan judul), klik cari atau
enter.
c. Maka akan muncul record dengan judul mengandung unsur kalimat “Langkah”.
Gambar 5. Hasil pencarian tahap 1 : ditemukan 1 judul
d. Klik salah satu kolom , maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 6. Hasil pencarian tahap 2 : pilihan eksemplar
e. Klik salah satu kolom, maka akan muncul tampilan menu KATALOGISASI
Kata kunci
Klik
Gambar 7. Hasil Pencarian tahap 3 : data koleksi yang akan diedit
Catatan :
Untuk tambahan eksemplar, data yang perlu diganti adalah : No. Register/barcode, pernyataan
Copy ke ..., Asal (Hadiah atau Beli), Tempat (Kemungkinan antara copy ke1 dan 2,
tempatnya/lokasinya berbeda), dan Tanggal entri.
f. Pilih entri, Kirim
Gambar 8. Tambah eksemplar berhasil dilakukan
2. Entri Baru
Menu Entri Baru merupakan menu entri data (katalogisasi/deskripsi bibliografis) dari
suatu bahan pustaka. Adapun data yang dientrikan adalah merupakan judul baru dai bahan
pustaka yang belum dimiliki. Untuk pengetikan pada kolomnya, tergantung dari kebijakan
(ketentuan baku) perpustakaan masing-masing, misal menggunakan ISBD (International
Standard Bibliographic Description). Cantuman yang ditampilkan pada menu adalah sebagai
berikut :
Gambar 9. Mengenal elemen-elemen entri data
a. Register :
Isi kopi berikutnya
Pada kolom yang memuat 10 karakter ini, ketikan nomor register/nomor indk dari koleksi
bahan pustakla yang sekaligus merupakan nomor bercode. Fungsi bercode disini akan
berkaitan dengan proses peminjaman di sirkulasi.
Perlu dicatat bahwa LASer ver. 2.0 mengharuskan kode register diawali dengan kode
01.xxxxxx. ini dimaksudkan untuk memudahkan membedakan kode register diawali dengan
kode anggota pada saat layanan sirkulasi.
b. Status :
Status pada tampilan drop down, menunjukkan keadaan koleksi : baik, hilang,
rusak, hilang diganti, disumbangkan dan digudangkan (sesuai pilihan). Pada
kolom status ini jenis pilihan dapat ditentukan sesuai kondisi masing-masing
perpustakaan.
c. DDC : Copyke 01
DDC disini terdiri atas 3 kolom isisan, yaitu ;
~ DDC 1 (diisi nomor klasifikasi, maksimal 16 digit),
~ DDC 2 (untuk insial nama pengarang, maksimal 7 digit),dan
~ DDC 3 (untuk inisial judul, maksimal 9 digit), kemudian diikuti dengan tampilan copy
dari koleksi tersebut (minimal 2 digit), sedang untuk penambahan eksemplar, copy akan
berubah secara otomatis.
d. Pengarang (Author) :
Pengisian nama pengarang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku pada masing-masing
perpustakaan, yang pada umumnya dibalik. Pengisian pada kolom ini hanya untuk pengarang
utama.
e. Judul (Title) :
Pada kolom ini ketikan koleksi judul koleksi, diikuti volume, kemudian edisi dari koleksi
tesebut. Penulisan volume dan edisi ini nanti akan terkait dengan tampilan OPAC, sehingga
dapat diketahui volume atau edisi berapa saja yang dimiliki oleh perpustakaan.
f. Pengarang Tambahan :
Seperti pada kolom pengarang, pada kolom ini tuliskan nama pengarang tambahan,
maksimal 3 nama atau nama editor/penyunting (nama tanpa dibalik).
g. Penerbit (Publisher) : Tahun:
Kolom kepenerbitan ini didunia perpustakaan lebih dikenal dengan impresum. Pada kolom
ini diisikan kota terbit dan nama penerbit, sedangkan tahun sengaja dipisahkan hal ini untuk
mengetahui tahun terbit dari koleksi tersebut.
g. Deskripsi fisik : Seri:
Pada kolom deskripsi fisik, diisikan berbagai hal mengenai fisik dari koleksi bahan pustaka
(misal untuk buku: iii, 234 hal.: 24 cm) Kemudian untuk catatan seri, jika koleksi tersebut
merupakan terbutan berseri.
h. Bibliografi: Catatan Isi / Index:
Pada kolom bibliografi dan Index ketikkan jika ada. Misal untuk buku, tuliskan halaman
yang memuat bibliografi(daftar pustaka) atau index.
i. Catatan utama :
Pengisian pada kolom catatan utama ini, dapat diisikan keterangan yang dapat memperjelas
koleksi tersebut. Atau dapat juga diisikan anotasinya.
j. Subyek: Subyek 2: ISBN:
Pada kolom subyek terdiri dari atas 2 kolom, hal ini jika koleksi tersebut memungkinkan
memiliki lebih dari satu subyek. Penulisan subyek dapat dituliskan dengan huruf besar,
sesuai denagn standar yang berlaku pada katalog. Untuk nomor ISBN dapat diisikan jika
dikehendaki.
k. Asal :
Kolom ini berupa pilihan dari mana asal koleksi tersebut, pembelian atau hadiah. Jika koleksi
tersebut merupakan koleksi hadiah secara rutin, misal dari ASIA FOUNDATION yang dapat
diperoleh dalam waktu-waktu tertentu. Kolom dapat diisi berupa pilihan dari mana koleksi
tersebut berasal.
l. Jenis :
Pada kolom ini juga merupakan pilihan dari jenis koleksi, antara lain : Buku, Compact Disk,
Research Report, dll, sesuai dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan dan settingan
programnya.
m. Departement :
Kolom ini memberikan pilihan nama departemen yang ada di institusi lingkungan
perpustakaan, dapat dipilih sesuai kepemilikan atau relavansi bidang koleksi. Missalnya
suatu koleksi dipesan oleh fakultas/jurusan tertentu.
n. Tempat :
Pada kolom ini memberikan pilihan tempat /lokasi dimana koleksi tersebut akan
ditempatkan. Misal : di kampus 1, lantai 1, atau dirak yang keberapa, dll. Pengisian kolom ini
bekaitan dengan tampilan OPAC, sehingga memudahkan pengguna bahan pustaka tersebut.
o. Bahasa :
Pilihan bahasa sesuai sesuai koleksi yang dientri.
p. Tanggal :
Adalah tanggal entri data (terisi otomatis).
3. Editing Data (Error Correting)
Kegiatan update (error colection) dilakukan jika ditemukan kekeliruan yang diketahui
setelah mengentri atau menginginkan perubahan pada data tersebut.
Prosesnya :
a. Klik menu Perbeharui,
b. Kemudian isikan nomor register dari koleksi tersebut, maka akan muncul tampilan
katalogisasi data bahan pustaka yang telah dientrikan.
c. Setelah proses pembetulan selesai, pilih edit, kirim.
C. Otomasi Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan sebuah pelayanan yang mengatur lalu lintas sirkulasi
dokumen dan literatur yang meliputi buku-buku teks, koleksi CD/DVD, jurnal dan lain
sebagainya yang termasuk koleksi inti dalam satu unit kerja perpustakaan. Karena peruntukannya
sebagai sebuah layanan publik, maka layanan sirkulasi diaplikasikan secara otomasi melalui
piranti unit komputer yang saling berhubungan antara satu unit dengan unit yang lainnya. Hal ini
untuk menjamin akselerasi sebuah layanan yang mengutamakan ketepatan, efisiensi waktu dan
tenaga serta menimalisasi terhadap kemungkinan kesalahan yang diakibatkan oleh petugas
pelayanan (human error).
Modul ini memberikan petunjuk tentang tata cara pengoperasian modul sirkulasi pada
Laser ver 2.0 yang meliputi:
Modul peminjaman, perpanjangan dan pengembalian koleksi;
Modul security (check-out);
Modul kontrol anggota;
Modul kontrol koleksi;
Modul layanan mandiri sirkulasi (tanpa petugas), dan
Laporan penggunaan sirkulasi.
Untuk memulai mengoperasikan modul sirkulasi, anda dapat login menggunakan username yang
telah diset sebagai petugas sirkulasi. Perhatikan gambar 10.
Gambar 10. Memulai login dengan username yang telah diset sebagai petugas sirkulasi.
Gambar 11. Tampilan setelah petugas berhasil login.
1. Layanan Peminjaman; Perpanjangan, dan Pengembalian Koleksi oleh Petugas Sirkulasi
Layanan peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi dapat diakses melalui
menu Sirkulasi. Ada dua hal yang perlu diperhatikan bahwa Laser 2.0 akan mampu membedakan:
Kode berupa angka “tidak bertitik” dianggap sebagai kode anggota. Misalnya 99220049.
Kode berupa angka “bertitik” pada digit ketiga dengan diawali angka 01. Dianggap sebagai
kode register koleksi. Misalnya 01.05000002.
Langkah Peminjaman koleksi:
Gambar 12. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 13. Memasukkan kode Register koleksi (sorot barcode Koleksi)
Gambar 14. Tampilan bahwa peminjaman koleksi berhasil
Langkah Perpanjangan pinjaman atau Pengembalian Koleksi:
Gambar 15. Memasukkan kode Register Koleksi (sorot barcode Koleksi)
Form pengisian kode
Anggota peminjam
Gambar 16. Konfirmasi Perpanjangan atau Pengembalian
Gambar 17. Print out bahwa perpanjangan atau pengembalian koleksi berhasil
2. Layanan Mandiri
Layanan mandiri merupakan layanan yang mengutamakan kemandirian, dalam fasilitas
ini para anggota perpustakaan (user) merupakan penaggung jawab terhadap transaksi peminjaman
koleksi yang dilakukan.
Demi terjaminnya keamanan, maka fasilitas ini dilengkapi dengan PIC (Personal
Identification Code) yang berupa kombinasi angka numerik. Pengisian PIC diperlukan
kecermatan, karena PIC mempunyai tingkat sensifitas yang tinggi dan sangat rahasia. PIC
menjadi tanggung jawab user untuk tidak disebarluaskan pada pihak lain. Hal ini berarti bahwa
kerahasiaan PIC menjadi tanggungjawab user selaku pengguna layanan sirkulasi.
Pada Laser 2.0 ini, menu yang disediakan untuk layanan mandiri meliputi:
Layanan Peminjaman, berguna untuk melakukan peminjaman koleksi
Layanan Perpanjangan pinjaman, berguna untuk memperpanjang masa pinjaman
Cek Pinjaman, berguna untuk memeriksa koleksi-koleksi yang sudah terpinjam
Ganti PIC, berguna untuk mengganti PIC jika dirasa sudah ada orang lain yang mengetahui.
Untuk mengawali menyediakan layanan mandiri, seorang petugas harus mengaktifkan
modul layanan mandiri dengan username mandiri, password (default): laser / man self.
Gambar 18. Mengaktifkan modul layanan mandiri
Catatan operasional:
- Password default sebaiknya diganti
- Akses web dibatasi hanya dari IP address komputer area layanan.
- Setting php.ini pada server untuk session.auto_start = 1.
Langkah Peminjaman Mandiri:
Gambar 19. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 20. Memasukkan PIC dan memilih jumlah Pinjaman
Gambar 21. Memasukkan / menyorot kode register koleksi
Gambar 22. Tampilan bahwa peminjaman mandiri berhasil
Langkah Perpanjangan Pinjaman Mandiri:
Gambar 23. Memasukkan / menyorot barcode regiter koleksi
Gambar 24. Konfirmasi Data Koleksi dan memasukkan PIC
Gambar 25. Tampilan bahwa perpanjangan mandiri berhasil
Proses akan tetolak jika melewati jatuh tempo atau jika peminjaman sudah melebihi quota
(harus diselesaikan via petugas).
Dalam prakteknya, layanan mandiri dipasang pada komputer tersendiri sebagai loket-loket
layanan di area sirkulasi ruang perpustakaan. Komputer dilengkapi dengan barcode reader.
3. Security Check-Out
Menu Check-out berguna untuk layanan pemeriksaan akhir sebelum koleksi yang
dipinjam boleh dibawa keluar area perpustakaan. Prosedur ini dimaksudkan untuk memvalidasi
bahwa status suatu koleksi sudah terpinjam (terdata dikomputer) atau belum.
Langkah penggunaan menu Check-out pada Laser 2.0 adalah cukup dengan memasukkan
kode register koleksi yang dipinjam oleh anggota (lebih cepat dan tepat dilakukan dengan
barcode reader).
Gambar 26. Proses Check-out koleksi (tampilan diatas menandakan koleksi sudah status dipinjam
dan boleh dibawa keluar ruang perpustakaan).
4. Kontrol Aktifitas Anggota dan Koleksi
Menu Kendali Anggota adalah layanan untuk mengetahui seorang anggota yang pernah /
sedang meminjam koleksi apa saja. Dalam menu ini petugas dapat mengetahui informasi detail
tentang koleksi yang menjadi tanggungannya, dan dilengkapi dengan keterangan tanggal
peminjaman serta statusnya.
Langkah akses menu Kendali Anggota:
Gambar 27. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 28. Tampilan hasil pelacakan menu Kendali Anggota
Kode anggota yang
Akan diperiksa
Sedangkan menu Kendali Koleksi berguna untuk mengetahui catatan sebuah koleksi pernah /
sedang dipinjam oleh siap saja.
Langkah penggunaannya sebagai berikut:
Gambar 29. Memasukkan kode register koleksi
Gambar 30. Tampilan hasil pelacakan menu Kendali Koleksi
D. Modul Anggota
Modul anggota yang dimaksudkan adalah halaman depan (index) dari Laser 2.0,
dimaksudkan untuk diakses oleh anggota di dalam ruang perpustakaan atau bahkan oleh publik
jika server kita online di internet. Pengunjung atau siapapun yang tersambung ke server kita dapat
langsung mengakses halaman ini tanpa dibutuhkan login terlebih dahulu. Menu halaman ini
sebagaimana terlihat pada tampilan berikut:
Gambar 31. Halaman depan yang dapat diakses langsung oleh anggota & publik
1. Mengoperasikan Katalog Penelusuran (OPAC)
Katalog online atau dikenal juga dengan istilah Online Public Access Catalog (OPAC)
beguna untuk penelusuran koleksi / bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Kehadirannya
cukup diminai mengalahkan penggunaan kartu katalog cetak (kertas) karena kemudahan dan
kecepatan pencapaiannya. Sehingga kebanyakan perpustakaan yang sudah terotomasi tidak
menerbitkan kartu katalog yang tercetak lagi. Cukup dengan komputer saja.
Beberapa hal yangperlu diperhatikan dalam menggunakan OPAC, khususnya yag
terpasang pada LASer 2.0 ini adalah sebagai berikut :
Kata kunci pencarian dapat menggunakan semua kategori yang tedapat pada saat entri data di
modul pengolahan.
Jumlah form kata kunci terdiri dari 3 bagian yang dihubungkan oleh dua jenis operator
pencarian.
Operator pencarian tersebut adalah “DAN” dan “ATAU”. Operator “ATAU” jika antar kunci
yang dicari tidak saling berhubungan.
Hasil pencarian perhalaman dapat diset per 10, 20, 30, atau 40 record per halaman.
Langkah Penelusuran
Gambar 32. Mengisikan kata kunci pencarian.
Gambar 33. Hasil pencarian tahap 1
Gambar 34. Hasil pencarian tahap 2
2. Informasi Koleksi Baru
Menu Koleksi terbaru berguna untuk menginformasikan kepada pengguna tentang koleksi
terbaru yang telah diproses dibagian pengolahan bahan pustaka. Data yang ditampilkan adalah
bahan pustaka yang telah diproses seminggu terakhir sejak tanggal pengolahan dilakukan.
Sehingga akan berubah setiap harinya. Untuk menampilkannya cukup klik menu tersebut.
Apabila dalam seminggu terakhir tidak ada koleksi yang diproses, maka akan titampilkan gambar
berikut :
Gambar 35. Informasi Koleksi Terbaru
3. Cek Pinjaman
Menu Cek Peminjaman dimaksudkan untuk memeriksa/mengingatkan bagi anggota yang
masih ragu atau ingin ingin memastikan apakah anggota tersebut masih ada peminjaman atau
tidak. Informasi yang ditampilkan bisa per anggota ataupun semua anggota yang sedang
meminjam koleksi. Perhatikan gambar 36. berikut :
Gambar 36. Memeriksa peminjaman semua anggota
4. Anggota Teraktif
Menu ini memberikan informasi mengenal anggota teraktif meminjam koleksi melalui
layanan sirkulasi perpustakaan. Informasi ini dapat dimanfaatkan oleh pengelola perpustakaan
untuk memberikan reward kepada anggota yang menduduki ranking pertama dalam setiap
periode pengambilan data. Untuk melihatnya perhatikan gambar di bawah ini:
Gambar 37. Informasi Anggota yangaktif
5. Kotak Saran
Menu ini digunakan untuk menampung berbagai kritik dan saran dari pengguna layanan
di unit kerja perpustakaan. Di samping itu juga sebagai wadah guna menampung input yang
kemudian dapat berguna sebagai kontribusi positif pengembangan perpustakaan kearah yang
lebih baik. Kritik dan saran yang masuk bisa langsung ditanggapi jika memang perlu.
Secara sederhana langkah yang dapat ditempuh anggota untuk dapat mengisi kotak saran
adalah dengan
Memasukkan kode anggota
Mengetikkan isi pesan
Memasukkan PIC
Mengapa PIC diperlukan? Agar pesan yang masuk dapat dipertanggungjawabkan oleh
identitas yang menulisnya.
Gambar 38. Menulis pesan / saran
Gambar 39. Memasukkan PIC saat mengirim pesan
Gambar 40. Tanda bahwa pesan / saran sudah diterima komputer
Pesan-pesan tersebut dapat dibaca / dibalas sewaktu-waktu oleh petugas, baik yang
bertugas di unit pengolahan, sirkulasi, maupun administrasi serta pihak manajerial.
E. Layanan Administrasi
Layanan administrasi merupakan bagian dari layanan publik (public services) yang ada di
lingkungan perpustakaan.
Mengacu pada standar layanan administrasi yang diberikan oleh kebanyakan
perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan lainnya di Indonesia, pada Laser ver 2.0
telah tersedia modul layanan administrasi yang meliputi:
Registrasi anggota, dilengkapi dengan menu “cari” dan “update”
Pemblokiran anggota, dilengkapi menu “tampilkan” dan “aktifkan”.
Pembuatan surat pengantar ke perpustakaan lain, dan surat keterangan bebas pinjam
perpustakaan
Sedangkan dibagian laporan, disediakan menu yang meliputi:
Laporan keuangan,
Laporan keterlambatan pengembalian koleksi,
Laporan statistik pengunjung yang masuk perpustakaan, dan
Laporan kehadiran staf/petugas perpustakaan
Untuk mengawali, opeator atau petugas harus login menggunakan username yang sudah
ditetapkan oleh admin yang bertugas dibagian layanan administrasi.
Gambar 41. login dengan username yang sudah diset sebagai petugas administrasi
Langkah selengkapnya adalah sebagai berikut:
Buka browser (internet explorer, opera, mozilla, dll) dan isikan alamat url Laser berada (lebih
membantu jika default url sudah diset ke alamat url Laser).
Klik menu login petugas
Masukkan username dan password petugas sirkulasi, seperti terlihat pada gambar 4.1 di atas
Saat berhasil login akan muncul nama petugas pada logo sebelah kanan, seperti gambar 42.
Setelah itu petugas dapat mengoperasikan menu layanan administrasi yang ada.
Gambar 42. Saat petugas/operator berhasil login
Menu layanan administrasi tediri dari 3 bagian:
Anggota
Blokir
Surat menyurat
Mari kita bahas fungsinya satu-persatu:
Gambar 43. Menu utama layanan administrai
1. Registrasi dan Update Anggota
Registrasi dan update anggota dapat ditemukan pada menu Anggota.
Pilihan sub menu anggota terdiri dari:
Cari, berguna untuk mencari apakah seseorang sudah terdaftar sebagai anggta perpustakaan.
Registrasi, berguna untuk melakukan pendaftaran jika yang bersangkutan belum terdaftar.
Update, berguna untuk memperbarui keanggotaan bila masa berlaku habis, atau bila ingin
merubah data alamat, telpon, serta PIC.
Kita mulai dari Registrasi hingga mencetak kartu, langkahnya ikuti gambar berikut:
Gambar 44. Memulai registrasi anggota baru
Gambar 45. Formulir registrasi anggota baru
Gambar 46. Kartu anggota siap cetak
Sedangkan untuk update data angota, maupun menghapus (delete) dapat diikuti langkah-langkah
berikut:
Gambar 47. Memulai update data anggota
Gambar 48. Memasukkan kode anggota yang akan diupdate
Gambar 49. Memperbaharui data anggota (update), atau menghapus (delete)
2. Blokir dan Aktivasi Keanggotaan
Blokir dan aktivasi anggota dapat ditemukan pada menu Blokir.
Pilihan sub menu Blokir terdiri dari:
Blokir, berguna untuk menonaktifkan status keanggotaan
Tampilkan, berguna untuk menampilkan anggota-anggota yang sudah terblokir.
Aktifkan: berguna untuk mengaktifkan kembali status blokir keangotaan (kecuali blokir
permanen seperti berhenti tetap atau wisuda tidak dapat diaktifkan).
Langkah Blokir Anggota:
Gambar 50. Memasukkan Kode Anggota yang akan diblokir
Gambar 51. Memasukkan kode angota yang akan diblokir
Gambar 52. Konfirmasi Pemblokiran
Gambar 53. Pesan blokir berhasil
Langkah Aktivasi Blokir:
Gambar 54. Memulai Aktivasi Status Blokir
Gambar 55. Memasukkan kode anggota yang akan diaktivasi
Gambar 56. Konfirmasi Aktivasi
Gambar 57. Aktivasi berhasil
3. Surat Menyurat
Berfungsi sebagai media komunikasi antara anggota dengan lingkungan luar dan dalam
perpustakaan.
Pilihan sub menu Surat Menyurat terdiri dari:
Pengantar, berguna untuk membuat surat pengantar keperpustakaan lain dengan format dan
nomor surat otomatis.
Ket. Bebas Pinjam, berguna untuk membuat surat keterangan bebas pinjam perpustakaan,
manakala anggota perpustakaan membutuhkannya. Sebagai catatan, keterangan bebas pinjam
untuk keperluan wisuda atau berhenti tetap membuat keanggotaan terblokir permanen secara
otomatis.
Fasilitas ini hanya dapat diberikan bagi anggota perpustakaan yang statusnya aktif (tidak sedang
diblokir).
Langkah Membuat Surat Pengantar:
Gambar 58. Memulai membuat Surat Pengantar
Gambar 59. Memasukkan Kode Anggota
Gambar 60. Mengisi Tujuan Surat Pengantar
Gambar 61. Tampilan Surat Pengantar untuk dicetak pada kertas
Gambar 62. Tampilan Amplop Surat Pengantar untuk dicetak pada kertas
Langkah Membuat Surat Keterangan Bebas Pinjam:
Gambar 63. Memulai pembuatan Surat Keterangan Bebas Pinjaman
Gambar 64. Mengisi Kode Anggota
Gambar 65. Menentukan Jenis Keperluan
Gambar 66. Tampilan Surat Keterangan untuk dicetak pada kertas
F. Konfigurasi Laser ver. 2.0
Modul konfigurasi atau disebut juga modul administrator (admin) berfungsi untuk
mengkonfigurasi administrasi Laser agar sedapat mungkin dapat dioperasikan sesuai dengan
peraturan atau ketentuan yang berlaku pada perpustakaan yang memakainya. Modul ini tergolong
secure area karena itu hanya seorang administrator atau orang yang betul-betul mengerti sistem
yang diperbolehkan menggunakannya.
Utility yang tersedia adalah sebagai berikut:
Konfigurasi identitas perpustakaan
Konfigurasi manajemen bahan pustaka
Konfigurasi jenis keanggotaan
Konfigurasi Layanan
Manajemen operator
Utiliti text berjalan
Menghapus data setelah ujicoba sistem
Untuk dapat memasuki modul ini, anda harus login dengan username admin passwod
default adalah laser. Sebaiknya setelah sistem dikonfigurasi dan siap digunakan, password default
ini dapat diganti hingga anda mengetahuinya atau orang yang anda percaya. Account admin ini
sebaiknya dipegang oleh kepala perpustakaan atau orang yang ditunjuk khusus.
1. Konfigurasi identitas perpustakaan
Dapat diklik menu Konfigurasi Sistem, berfungsi untuk mngubah identitas / nama
perpustakaan, nama institusi, alamat, telpon, email dsb. Untuk mengubahnya, pilih menu
Baru/Perbaharui. Perhatikan gambar:
Gambar 67. Konfigurasi Identitas Perpustakaan
Data hasil konfigurasi ini akan digunakan dalam setiap transaksi sistem pendataan.
Sehingga jangan sesekali mengubahnya ketika sistem sudah operasional / sedang berjalan.
Setelah melakukan perubahan data, tampilan akan berubah setelah anda menutup browser
kemudian membuka lagi dan mengaktifkan halaman.
2. Konfigurasi manajemen bahan pustaka
Untuk mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka yang dikelola perpustakaan anda,
dibutuhkan pendataan lengkap tiap elemen data di lingkungan institusi anda, lalu menetapkan
kode setiap elemen tersebut secara unix. Pada Laser 2.0, setidaknya ada 4 elemen data yang
dibutuhkan untuk mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka. Berikut dijelaskan elemen data
tersebut dan langkah-langkah mengkonfigurasinya:
Departemen Koleksi
Berguna untuk memberikan inisial bidang / jurusan koleksi berupa kode departemen dan
keterangan. Disertakan pula nomor telpon tiap departemen.
Gambar 68. Konfigurasi Departemen Koleksi
Gambar 69. Pilihan Update atau Delete untuk Departemen Koleksi.
Jenis Koleksi
Berikutnya adalah konfigurasi jenis koleksi. Yaitu menu untuk mendata semua jenis
koleksi (biasanya dibedakan berdasarkan media fisik) yang dikelola perpustakaan. Elemen data
jenis koleksi terdiri dari kode media dan nama:
Gambar 70. Konfigurasi Jenis Koleksi
Asal Koleksi
Asal koleksi yang dimaksudkan adalah sumber dari mana suatu koleksi didapatkan /
disumbangkan (bukan penulis atau penerbit). Elemen data yang diperlukan meliputi kode, label,
dan keterangan.
Gambar 71. Konfigurasi Asal Koleksi
Tempat Koleksi dan Unit Kerja
Tempat koleksi yang dimaksudkan adalah dimana suatu koleksi akan ditempatkan setelah
dikelola perpustakaan. Sedangkan unit kerja (UK) meberikan pilihan apakah tempat koleksi
tersebut juga sebagai bagian dari unit kerja perpustakaan yang memiliki sekian petugas, atau
hanya sebagai tempat koleksi yang unit kerjanya terpisah dengan perpustakaan, misalnya jurusan,
atau unit lainnya. Opsi UK ini adalah “0” jika bukan unit kerja perpustakaan, “1” jika termasuk
unit kerja perpustakaan. Urutan elemen dtanya adalah kode tempat, labe, keterangan, dan UK.
Langkah konfigurasinya perhatikan gambar:
Gambar 72. Konfigurasi Tempat Koleksi
3. Konfigurasi jenis keanggotaan
Yang dimaksud adalah pengelompokan jenis anggota / pemakai yang akan menggunakan
perpustakaan kita. Elemen data yang diperlukan adalah kode dan keterangan. Perhatikan gambar:
Gambar 73. Konfigurasi Jenis Anggota
4. Konfigurasi Layanan
Pengaturan layanan yang dimaksud adalah pengaturan masa / lamanya tenggang waktu
peminjaman dan perpanjangan serta besarnya denda untuk tiap jenis koleksi.
Gambar 74. Pengaturan Layanan Koleksi Buku
5. Manajemen operator
Manajemen operator / petugas dimaksudkan untuk mengatur wilayah akses petugas ke
dalam sistem Laser. Misalnya username yang sudah diset sebagai petugas sirkulasi tidak bisa
mengakses menu-menu tertentu pengolahan.
Pada bagian ini, ada 5 bidang / area tugas yang di terapkan:
Area Pengolahan Bahan Pustaka
Area Layanan Sirkulasi
Area Layanan Administrasi
Area Manajerial, dan
Area Khusus Layanan Mandiri.
Untuk menambah petugas baru, atau memperbaharuinya, pilih menu operator:
Gambar 75. Menu Cari, Tambah, atau Update Operator
Gambar 76. Menambahkan Petugas Baru. Kode Operator akan digenerate secara otomatis setelah
data dikirim.
6. Running Text Utility (Utiliti text berjalan)
Menu News digunakan untuk mengirim berita-berita / pengumuman-pengumuman harian
perpustakaan kepada para petugas maupun pengguna / anggota secara terbuka.
Gambar 77. Pilih: Cari, Kirim Baru, dan Update
Gambar 78. Pengiriman News Running Text
Gambar 79. Tampilan Running Text pada GUI Laser.
7. Menghapus data setelah ujicoba sistem (Reset Database).
Menu ini disediakan bagi administrator yang telah selesai mengkonfigurasi Laser dan
telah menguji cobanya. Setelah sistem dianggap berjalan sesuai harapan, maka sebelum
operasional perpustakaan terotomasi dimulai, database perlu dibersihkan terlebih dahulu agar
tidak bercampur dengan data-data fiktif.
Data yang dapat dibersihkan melalui menu ini adalah:
Data pengolahan (hasil dari entri bahan pustaka)
Data sirkulasi (hasil dari transaksi peminjaman / pengembalian koleksi)
Data keuangan (hasil dari transaksi keterlambatan pengembalian maupun transaksi
administrasi lainnya).
Data kotak Saran (hasil masukan saran dari anggota)
Data statistik pengunjung (hasil dari pendataan pintu masuk)
Data presensi Staf (hasil presensi harian petugas)
Data surat-menyurat Anggota (hasil permintaan layanan surat pengantar perpustakaan dan
surat keterangan bebas pinjam anggota).
perpustakaan yang dibangun dengan software open source dengan bahasa
Scripting PHP dan database MySQL. Program ini digunakan untuk menangani
tugas-tugas ruting perpustakaan seperti pengolahan bahan pustaka, penelusuran
informasi buku secara online (OPAC), dan layanan sirkulasi. Layanan sirkulasi
dapat dilakukan oleh petugas perpustakaan ataupun dengan layanan mandiri untuk
peminjaman dan perpanjangan koleksi. Serta chekout bahan pustaka.
Dalam Perkembangannya, teknologi informasi (TI) perpustakaan dapat dibagi dalam dua
sub sistem besar, yaitu library automation system dan digital library
Library automation system (sistem otomasi perpustakaan) lebih terfokus pada sistem
operasional dan layanan perpustakaan sehari-hari. Sedangkan Digital library fokusnya adalah
pada sisitem pengelolaan koleksi digital(content). Tentu saja kedua sistem ini sama-sama
pentingnya dalam pengelolaan perpestakaan modern berbasis TI. Baik library automation system
maupun digital library, dalam prakteknya terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk
mendukungnya.
Modul ini membahas Otomasi Perpustakaan dengan konsentrasi pada perangkat lunaknya.
Karena secara perangkat keras tidaklah ada perbedaan spesifikasi yang berarti. Bahasan kami
fokuskan pada operasional dilapangan. Perangkat lunak otomasi perpustakaan yang digunakan
dalam penulisan modul ini adalah LASer ver 2.0 yang dibuat oleh tim MDLRG perpustakaan
UMM. Dengan bahasa Schripting PHP dan database MySQL, yang bersifat open source.
Untuk memudahkan penyajian, modul ini menguraikan bagaimana proses setup sistem
perpustakaan dari konvensional menjadi sistem terotomasi menggunakan LASER 2.0. Dijelaskan
secara detail mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka , anggota, dan layanan juga dijelaskan
teknis operasional pengolahan koleksi buku, sistem layanan sirkulasi buku, serta administrasi
anggota, secara terkomputerisasi.
Untuk kemudahan ilustrasi, contoh-contoh yang kami gunakan dalam modul ini
mengunakan setting Perpustakaan Sekolah SMA Negeri Teladan Malang (sebagai simulasi) dan
setting yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang. Dengan harapan akan
memudahkan praktikan dalam menyesuaikan setting / konfigurasi perangkat lunak sesuai kondisi
/ data perpustakaan instutinya masing-masing.
Sebagai tambahan, dipilihnya software Laser ver. 2.0 dalam makalah ini semata-mata
karena pemateri sebelumnya dalam diklat ini menjadikan software Laser ver. 2.0 sebagai topik
utama.
B. Pengolahan dan Otomasi Bahan Pustaka
Dalam mengelola perpustakaan, unit pengolahan merupakan kegiatan inti di
perpustakaan. Yaitu memproses koleksi yang baru datang, sampai menjadi bahan pustaka yang
siap untuk disajikan/dipinjam. Kegiatan ini berupa inventarisasi, katalogisasi, entri data, dan
labeling.
Fungsi kegiatan pengolahan bahan pustaka adalah untuk mengetahui data koleksi bahan
pustaka yang dimiliki oleh suatu lembaga, yang telah dikelompokkan menurut isinya agar mudah
ditemukan kembali.
Dalam modul ini, akan diuraikan bagaimana mengolah (mengotomasikan) bahan pustaka
buku dengan LASer . Berikut ini adalah tampilan modul pengolahan pada LASer ver 2.0. setelah
petugas login dengan user name yang bertugas di pengolahan.
Gambar 1. Menu-menu Pengolahan
Dari gambar diatas, terlihat bahwa terdapat 3 menu pengolahan, yaitu :
Cari & + eksemplar : berguna untuk menambah jumlah eksemplar koleksi bahan pustaka
(data sejenis sudah ada di database)
Entri baru (New Entry) : berguna untuk meng-entri bahan pustaka baru (belum ada di
database)
Edit (Error Correction) : berguna untuk mengoreksi atau memperbaharui kesalahan entri
data.
Sedangkan untuk laporan pengolahan dapat diakses dari menu LAPORAN, yaitu :
Profil koreksi: berguna untuk menampilkan profil koleksi keseluruhan berdasarkan kode
DDC, dapat berupa teks maupun grafik.
Hasil Olah: memberikan informasi data-data koleksi yang terakhir diolah / diup-date di
bagian pengolahan berdasarkan periode tanggal, kode`register, atau judul koleksi.
Fasilitas Laporan yang lain: seperti Statistik Sirkulasi, Keuangan, Keterlambatan, Statistik
Pengunjung, Kehadiran Staf dan Suara Pengunjung.
Gambar 2. Menu Pengolahan Bahan Pustaka
Proses pengolahan bahan pustaka dapat dilihat pada diagram alur(Flow Chart) berikut ini :
Sudah
Belum
Tidak
Ya
Ya
Tidak
1. Cari & + Eksemplar
Menu Cari & + Eksemplar ini difungsikan untuk penambahan eksemplar (copy) dari
bahan pustaka. Menu ini juga sekaligus merupakan search engine LASer ver. 2.0. yang
diperuntukkan bagi petugas pengolahan. Hal ini dikarenakan bagian pengolahan pun memerlukan
informasi data-data yang sudah ada. Sebelum memproses sebuah koleksi hendaknya diketahui
koleksi tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau belum, sehingga tidak terjadi adanya duplikasi
judul koleksi maupun jumlah copy yang dimiliki.
Adapun cara kerja mesin pencarian ini tidak jauh bebeda dengan OPAC (Online Public
Acces Catalog) dibagian sirkulasi. Hanya yang membedakan pada tampilan saja, yang
disesuaikan dengan kebutuhan penggunaanya. Jika menu Cari & + Eksemplar ini usernya adalah
petugas pengolahan, sedang OPAC tampilannya disesuaikan untuk pengguna atau pengunjung
perpustakaan dan dibuat lebih user friendly, dimana mayoritas pengguna perpustakaan tidak
memahami katalog. Menu pencarian LASer ini membagi 3 macam pilihan jenis koleksi yang
dimiliki perpustakaan.
Buku datang
Cek dgn Faktur
Cocok ?
Cari
Katalogisasi
Klasifikasi
Subyek
Sudah punya ?
Beri no.reg./barcode
Entri data
Proses akhir /
Labeling
Cek akhir
Cocok ?
Selesai
Catat sebagai
tambah copy
Edit
Klaim ke
Penerbit/Broker
Gambar 4. Tampilan menu Cari & + Eksemplar
Proses Tambahan Eksemplar
a. Klik menu Cari & + Eksemplar
b. Ketik sesuai pilihan yang diinginkan, missal : Langkah (kategori pilihan judul), klik cari atau
enter.
c. Maka akan muncul record dengan judul mengandung unsur kalimat “Langkah”.
Gambar 5. Hasil pencarian tahap 1 : ditemukan 1 judul
d. Klik salah satu kolom , maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 6. Hasil pencarian tahap 2 : pilihan eksemplar
e. Klik salah satu kolom, maka akan muncul tampilan menu KATALOGISASI
Kata kunci
Klik
Gambar 7. Hasil Pencarian tahap 3 : data koleksi yang akan diedit
Catatan :
Untuk tambahan eksemplar, data yang perlu diganti adalah : No. Register/barcode, pernyataan
Copy ke ..., Asal (Hadiah atau Beli), Tempat (Kemungkinan antara copy ke1 dan 2,
tempatnya/lokasinya berbeda), dan Tanggal entri.
f. Pilih entri, Kirim
Gambar 8. Tambah eksemplar berhasil dilakukan
2. Entri Baru
Menu Entri Baru merupakan menu entri data (katalogisasi/deskripsi bibliografis) dari
suatu bahan pustaka. Adapun data yang dientrikan adalah merupakan judul baru dai bahan
pustaka yang belum dimiliki. Untuk pengetikan pada kolomnya, tergantung dari kebijakan
(ketentuan baku) perpustakaan masing-masing, misal menggunakan ISBD (International
Standard Bibliographic Description). Cantuman yang ditampilkan pada menu adalah sebagai
berikut :
Gambar 9. Mengenal elemen-elemen entri data
a. Register :
Isi kopi berikutnya
Pada kolom yang memuat 10 karakter ini, ketikan nomor register/nomor indk dari koleksi
bahan pustakla yang sekaligus merupakan nomor bercode. Fungsi bercode disini akan
berkaitan dengan proses peminjaman di sirkulasi.
Perlu dicatat bahwa LASer ver. 2.0 mengharuskan kode register diawali dengan kode
01.xxxxxx. ini dimaksudkan untuk memudahkan membedakan kode register diawali dengan
kode anggota pada saat layanan sirkulasi.
b. Status :
Status pada tampilan drop down, menunjukkan keadaan koleksi : baik, hilang,
rusak, hilang diganti, disumbangkan dan digudangkan (sesuai pilihan). Pada
kolom status ini jenis pilihan dapat ditentukan sesuai kondisi masing-masing
perpustakaan.
c. DDC : Copyke 01
DDC disini terdiri atas 3 kolom isisan, yaitu ;
~ DDC 1 (diisi nomor klasifikasi, maksimal 16 digit),
~ DDC 2 (untuk insial nama pengarang, maksimal 7 digit),dan
~ DDC 3 (untuk inisial judul, maksimal 9 digit), kemudian diikuti dengan tampilan copy
dari koleksi tersebut (minimal 2 digit), sedang untuk penambahan eksemplar, copy akan
berubah secara otomatis.
d. Pengarang (Author) :
Pengisian nama pengarang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku pada masing-masing
perpustakaan, yang pada umumnya dibalik. Pengisian pada kolom ini hanya untuk pengarang
utama.
e. Judul (Title) :
Pada kolom ini ketikan koleksi judul koleksi, diikuti volume, kemudian edisi dari koleksi
tesebut. Penulisan volume dan edisi ini nanti akan terkait dengan tampilan OPAC, sehingga
dapat diketahui volume atau edisi berapa saja yang dimiliki oleh perpustakaan.
f. Pengarang Tambahan :
Seperti pada kolom pengarang, pada kolom ini tuliskan nama pengarang tambahan,
maksimal 3 nama atau nama editor/penyunting (nama tanpa dibalik).
g. Penerbit (Publisher) : Tahun:
Kolom kepenerbitan ini didunia perpustakaan lebih dikenal dengan impresum. Pada kolom
ini diisikan kota terbit dan nama penerbit, sedangkan tahun sengaja dipisahkan hal ini untuk
mengetahui tahun terbit dari koleksi tersebut.
g. Deskripsi fisik : Seri:
Pada kolom deskripsi fisik, diisikan berbagai hal mengenai fisik dari koleksi bahan pustaka
(misal untuk buku: iii, 234 hal.: 24 cm) Kemudian untuk catatan seri, jika koleksi tersebut
merupakan terbutan berseri.
h. Bibliografi: Catatan Isi / Index:
Pada kolom bibliografi dan Index ketikkan jika ada. Misal untuk buku, tuliskan halaman
yang memuat bibliografi(daftar pustaka) atau index.
i. Catatan utama :
Pengisian pada kolom catatan utama ini, dapat diisikan keterangan yang dapat memperjelas
koleksi tersebut. Atau dapat juga diisikan anotasinya.
j. Subyek: Subyek 2: ISBN:
Pada kolom subyek terdiri dari atas 2 kolom, hal ini jika koleksi tersebut memungkinkan
memiliki lebih dari satu subyek. Penulisan subyek dapat dituliskan dengan huruf besar,
sesuai denagn standar yang berlaku pada katalog. Untuk nomor ISBN dapat diisikan jika
dikehendaki.
k. Asal :
Kolom ini berupa pilihan dari mana asal koleksi tersebut, pembelian atau hadiah. Jika koleksi
tersebut merupakan koleksi hadiah secara rutin, misal dari ASIA FOUNDATION yang dapat
diperoleh dalam waktu-waktu tertentu. Kolom dapat diisi berupa pilihan dari mana koleksi
tersebut berasal.
l. Jenis :
Pada kolom ini juga merupakan pilihan dari jenis koleksi, antara lain : Buku, Compact Disk,
Research Report, dll, sesuai dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan dan settingan
programnya.
m. Departement :
Kolom ini memberikan pilihan nama departemen yang ada di institusi lingkungan
perpustakaan, dapat dipilih sesuai kepemilikan atau relavansi bidang koleksi. Missalnya
suatu koleksi dipesan oleh fakultas/jurusan tertentu.
n. Tempat :
Pada kolom ini memberikan pilihan tempat /lokasi dimana koleksi tersebut akan
ditempatkan. Misal : di kampus 1, lantai 1, atau dirak yang keberapa, dll. Pengisian kolom ini
bekaitan dengan tampilan OPAC, sehingga memudahkan pengguna bahan pustaka tersebut.
o. Bahasa :
Pilihan bahasa sesuai sesuai koleksi yang dientri.
p. Tanggal :
Adalah tanggal entri data (terisi otomatis).
3. Editing Data (Error Correting)
Kegiatan update (error colection) dilakukan jika ditemukan kekeliruan yang diketahui
setelah mengentri atau menginginkan perubahan pada data tersebut.
Prosesnya :
a. Klik menu Perbeharui,
b. Kemudian isikan nomor register dari koleksi tersebut, maka akan muncul tampilan
katalogisasi data bahan pustaka yang telah dientrikan.
c. Setelah proses pembetulan selesai, pilih edit, kirim.
C. Otomasi Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan sebuah pelayanan yang mengatur lalu lintas sirkulasi
dokumen dan literatur yang meliputi buku-buku teks, koleksi CD/DVD, jurnal dan lain
sebagainya yang termasuk koleksi inti dalam satu unit kerja perpustakaan. Karena peruntukannya
sebagai sebuah layanan publik, maka layanan sirkulasi diaplikasikan secara otomasi melalui
piranti unit komputer yang saling berhubungan antara satu unit dengan unit yang lainnya. Hal ini
untuk menjamin akselerasi sebuah layanan yang mengutamakan ketepatan, efisiensi waktu dan
tenaga serta menimalisasi terhadap kemungkinan kesalahan yang diakibatkan oleh petugas
pelayanan (human error).
Modul ini memberikan petunjuk tentang tata cara pengoperasian modul sirkulasi pada
Laser ver 2.0 yang meliputi:
Modul peminjaman, perpanjangan dan pengembalian koleksi;
Modul security (check-out);
Modul kontrol anggota;
Modul kontrol koleksi;
Modul layanan mandiri sirkulasi (tanpa petugas), dan
Laporan penggunaan sirkulasi.
Untuk memulai mengoperasikan modul sirkulasi, anda dapat login menggunakan username yang
telah diset sebagai petugas sirkulasi. Perhatikan gambar 10.
Gambar 10. Memulai login dengan username yang telah diset sebagai petugas sirkulasi.
Gambar 11. Tampilan setelah petugas berhasil login.
1. Layanan Peminjaman; Perpanjangan, dan Pengembalian Koleksi oleh Petugas Sirkulasi
Layanan peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi dapat diakses melalui
menu Sirkulasi. Ada dua hal yang perlu diperhatikan bahwa Laser 2.0 akan mampu membedakan:
Kode berupa angka “tidak bertitik” dianggap sebagai kode anggota. Misalnya 99220049.
Kode berupa angka “bertitik” pada digit ketiga dengan diawali angka 01. Dianggap sebagai
kode register koleksi. Misalnya 01.05000002.
Langkah Peminjaman koleksi:
Gambar 12. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 13. Memasukkan kode Register koleksi (sorot barcode Koleksi)
Gambar 14. Tampilan bahwa peminjaman koleksi berhasil
Langkah Perpanjangan pinjaman atau Pengembalian Koleksi:
Gambar 15. Memasukkan kode Register Koleksi (sorot barcode Koleksi)
Form pengisian kode
Anggota peminjam
Gambar 16. Konfirmasi Perpanjangan atau Pengembalian
Gambar 17. Print out bahwa perpanjangan atau pengembalian koleksi berhasil
2. Layanan Mandiri
Layanan mandiri merupakan layanan yang mengutamakan kemandirian, dalam fasilitas
ini para anggota perpustakaan (user) merupakan penaggung jawab terhadap transaksi peminjaman
koleksi yang dilakukan.
Demi terjaminnya keamanan, maka fasilitas ini dilengkapi dengan PIC (Personal
Identification Code) yang berupa kombinasi angka numerik. Pengisian PIC diperlukan
kecermatan, karena PIC mempunyai tingkat sensifitas yang tinggi dan sangat rahasia. PIC
menjadi tanggung jawab user untuk tidak disebarluaskan pada pihak lain. Hal ini berarti bahwa
kerahasiaan PIC menjadi tanggungjawab user selaku pengguna layanan sirkulasi.
Pada Laser 2.0 ini, menu yang disediakan untuk layanan mandiri meliputi:
Layanan Peminjaman, berguna untuk melakukan peminjaman koleksi
Layanan Perpanjangan pinjaman, berguna untuk memperpanjang masa pinjaman
Cek Pinjaman, berguna untuk memeriksa koleksi-koleksi yang sudah terpinjam
Ganti PIC, berguna untuk mengganti PIC jika dirasa sudah ada orang lain yang mengetahui.
Untuk mengawali menyediakan layanan mandiri, seorang petugas harus mengaktifkan
modul layanan mandiri dengan username mandiri, password (default): laser / man self.
Gambar 18. Mengaktifkan modul layanan mandiri
Catatan operasional:
- Password default sebaiknya diganti
- Akses web dibatasi hanya dari IP address komputer area layanan.
- Setting php.ini pada server untuk session.auto_start = 1.
Langkah Peminjaman Mandiri:
Gambar 19. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 20. Memasukkan PIC dan memilih jumlah Pinjaman
Gambar 21. Memasukkan / menyorot kode register koleksi
Gambar 22. Tampilan bahwa peminjaman mandiri berhasil
Langkah Perpanjangan Pinjaman Mandiri:
Gambar 23. Memasukkan / menyorot barcode regiter koleksi
Gambar 24. Konfirmasi Data Koleksi dan memasukkan PIC
Gambar 25. Tampilan bahwa perpanjangan mandiri berhasil
Proses akan tetolak jika melewati jatuh tempo atau jika peminjaman sudah melebihi quota
(harus diselesaikan via petugas).
Dalam prakteknya, layanan mandiri dipasang pada komputer tersendiri sebagai loket-loket
layanan di area sirkulasi ruang perpustakaan. Komputer dilengkapi dengan barcode reader.
3. Security Check-Out
Menu Check-out berguna untuk layanan pemeriksaan akhir sebelum koleksi yang
dipinjam boleh dibawa keluar area perpustakaan. Prosedur ini dimaksudkan untuk memvalidasi
bahwa status suatu koleksi sudah terpinjam (terdata dikomputer) atau belum.
Langkah penggunaan menu Check-out pada Laser 2.0 adalah cukup dengan memasukkan
kode register koleksi yang dipinjam oleh anggota (lebih cepat dan tepat dilakukan dengan
barcode reader).
Gambar 26. Proses Check-out koleksi (tampilan diatas menandakan koleksi sudah status dipinjam
dan boleh dibawa keluar ruang perpustakaan).
4. Kontrol Aktifitas Anggota dan Koleksi
Menu Kendali Anggota adalah layanan untuk mengetahui seorang anggota yang pernah /
sedang meminjam koleksi apa saja. Dalam menu ini petugas dapat mengetahui informasi detail
tentang koleksi yang menjadi tanggungannya, dan dilengkapi dengan keterangan tanggal
peminjaman serta statusnya.
Langkah akses menu Kendali Anggota:
Gambar 27. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 28. Tampilan hasil pelacakan menu Kendali Anggota
Kode anggota yang
Akan diperiksa
Sedangkan menu Kendali Koleksi berguna untuk mengetahui catatan sebuah koleksi pernah /
sedang dipinjam oleh siap saja.
Langkah penggunaannya sebagai berikut:
Gambar 29. Memasukkan kode register koleksi
Gambar 30. Tampilan hasil pelacakan menu Kendali Koleksi
D. Modul Anggota
Modul anggota yang dimaksudkan adalah halaman depan (index) dari Laser 2.0,
dimaksudkan untuk diakses oleh anggota di dalam ruang perpustakaan atau bahkan oleh publik
jika server kita online di internet. Pengunjung atau siapapun yang tersambung ke server kita dapat
langsung mengakses halaman ini tanpa dibutuhkan login terlebih dahulu. Menu halaman ini
sebagaimana terlihat pada tampilan berikut:
Gambar 31. Halaman depan yang dapat diakses langsung oleh anggota & publik
1. Mengoperasikan Katalog Penelusuran (OPAC)
Katalog online atau dikenal juga dengan istilah Online Public Access Catalog (OPAC)
beguna untuk penelusuran koleksi / bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Kehadirannya
cukup diminai mengalahkan penggunaan kartu katalog cetak (kertas) karena kemudahan dan
kecepatan pencapaiannya. Sehingga kebanyakan perpustakaan yang sudah terotomasi tidak
menerbitkan kartu katalog yang tercetak lagi. Cukup dengan komputer saja.
Beberapa hal yangperlu diperhatikan dalam menggunakan OPAC, khususnya yag
terpasang pada LASer 2.0 ini adalah sebagai berikut :
Kata kunci pencarian dapat menggunakan semua kategori yang tedapat pada saat entri data di
modul pengolahan.
Jumlah form kata kunci terdiri dari 3 bagian yang dihubungkan oleh dua jenis operator
pencarian.
Operator pencarian tersebut adalah “DAN” dan “ATAU”. Operator “ATAU” jika antar kunci
yang dicari tidak saling berhubungan.
Hasil pencarian perhalaman dapat diset per 10, 20, 30, atau 40 record per halaman.
Langkah Penelusuran
Gambar 32. Mengisikan kata kunci pencarian.
Gambar 33. Hasil pencarian tahap 1
Gambar 34. Hasil pencarian tahap 2
2. Informasi Koleksi Baru
Menu Koleksi terbaru berguna untuk menginformasikan kepada pengguna tentang koleksi
terbaru yang telah diproses dibagian pengolahan bahan pustaka. Data yang ditampilkan adalah
bahan pustaka yang telah diproses seminggu terakhir sejak tanggal pengolahan dilakukan.
Sehingga akan berubah setiap harinya. Untuk menampilkannya cukup klik menu tersebut.
Apabila dalam seminggu terakhir tidak ada koleksi yang diproses, maka akan titampilkan gambar
berikut :
Gambar 35. Informasi Koleksi Terbaru
3. Cek Pinjaman
Menu Cek Peminjaman dimaksudkan untuk memeriksa/mengingatkan bagi anggota yang
masih ragu atau ingin ingin memastikan apakah anggota tersebut masih ada peminjaman atau
tidak. Informasi yang ditampilkan bisa per anggota ataupun semua anggota yang sedang
meminjam koleksi. Perhatikan gambar 36. berikut :
Gambar 36. Memeriksa peminjaman semua anggota
4. Anggota Teraktif
Menu ini memberikan informasi mengenal anggota teraktif meminjam koleksi melalui
layanan sirkulasi perpustakaan. Informasi ini dapat dimanfaatkan oleh pengelola perpustakaan
untuk memberikan reward kepada anggota yang menduduki ranking pertama dalam setiap
periode pengambilan data. Untuk melihatnya perhatikan gambar di bawah ini:
Gambar 37. Informasi Anggota yangaktif
5. Kotak Saran
Menu ini digunakan untuk menampung berbagai kritik dan saran dari pengguna layanan
di unit kerja perpustakaan. Di samping itu juga sebagai wadah guna menampung input yang
kemudian dapat berguna sebagai kontribusi positif pengembangan perpustakaan kearah yang
lebih baik. Kritik dan saran yang masuk bisa langsung ditanggapi jika memang perlu.
Secara sederhana langkah yang dapat ditempuh anggota untuk dapat mengisi kotak saran
adalah dengan
Memasukkan kode anggota
Mengetikkan isi pesan
Memasukkan PIC
Mengapa PIC diperlukan? Agar pesan yang masuk dapat dipertanggungjawabkan oleh
identitas yang menulisnya.
Gambar 38. Menulis pesan / saran
Gambar 39. Memasukkan PIC saat mengirim pesan
Gambar 40. Tanda bahwa pesan / saran sudah diterima komputer
Pesan-pesan tersebut dapat dibaca / dibalas sewaktu-waktu oleh petugas, baik yang
bertugas di unit pengolahan, sirkulasi, maupun administrasi serta pihak manajerial.
E. Layanan Administrasi
Layanan administrasi merupakan bagian dari layanan publik (public services) yang ada di
lingkungan perpustakaan.
Mengacu pada standar layanan administrasi yang diberikan oleh kebanyakan
perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan lainnya di Indonesia, pada Laser ver 2.0
telah tersedia modul layanan administrasi yang meliputi:
Registrasi anggota, dilengkapi dengan menu “cari” dan “update”
Pemblokiran anggota, dilengkapi menu “tampilkan” dan “aktifkan”.
Pembuatan surat pengantar ke perpustakaan lain, dan surat keterangan bebas pinjam
perpustakaan
Sedangkan dibagian laporan, disediakan menu yang meliputi:
Laporan keuangan,
Laporan keterlambatan pengembalian koleksi,
Laporan statistik pengunjung yang masuk perpustakaan, dan
Laporan kehadiran staf/petugas perpustakaan
Untuk mengawali, opeator atau petugas harus login menggunakan username yang sudah
ditetapkan oleh admin yang bertugas dibagian layanan administrasi.
Gambar 41. login dengan username yang sudah diset sebagai petugas administrasi
Langkah selengkapnya adalah sebagai berikut:
Buka browser (internet explorer, opera, mozilla, dll) dan isikan alamat url Laser berada (lebih
membantu jika default url sudah diset ke alamat url Laser).
Klik menu login petugas
Masukkan username dan password petugas sirkulasi, seperti terlihat pada gambar 4.1 di atas
Saat berhasil login akan muncul nama petugas pada logo sebelah kanan, seperti gambar 42.
Setelah itu petugas dapat mengoperasikan menu layanan administrasi yang ada.
Gambar 42. Saat petugas/operator berhasil login
Menu layanan administrasi tediri dari 3 bagian:
Anggota
Blokir
Surat menyurat
Mari kita bahas fungsinya satu-persatu:
Gambar 43. Menu utama layanan administrai
1. Registrasi dan Update Anggota
Registrasi dan update anggota dapat ditemukan pada menu Anggota.
Pilihan sub menu anggota terdiri dari:
Cari, berguna untuk mencari apakah seseorang sudah terdaftar sebagai anggta perpustakaan.
Registrasi, berguna untuk melakukan pendaftaran jika yang bersangkutan belum terdaftar.
Update, berguna untuk memperbarui keanggotaan bila masa berlaku habis, atau bila ingin
merubah data alamat, telpon, serta PIC.
Kita mulai dari Registrasi hingga mencetak kartu, langkahnya ikuti gambar berikut:
Gambar 44. Memulai registrasi anggota baru
Gambar 45. Formulir registrasi anggota baru
Gambar 46. Kartu anggota siap cetak
Sedangkan untuk update data angota, maupun menghapus (delete) dapat diikuti langkah-langkah
berikut:
Gambar 47. Memulai update data anggota
Gambar 48. Memasukkan kode anggota yang akan diupdate
Gambar 49. Memperbaharui data anggota (update), atau menghapus (delete)
2. Blokir dan Aktivasi Keanggotaan
Blokir dan aktivasi anggota dapat ditemukan pada menu Blokir.
Pilihan sub menu Blokir terdiri dari:
Blokir, berguna untuk menonaktifkan status keanggotaan
Tampilkan, berguna untuk menampilkan anggota-anggota yang sudah terblokir.
Aktifkan: berguna untuk mengaktifkan kembali status blokir keangotaan (kecuali blokir
permanen seperti berhenti tetap atau wisuda tidak dapat diaktifkan).
Langkah Blokir Anggota:
Gambar 50. Memasukkan Kode Anggota yang akan diblokir
Gambar 51. Memasukkan kode angota yang akan diblokir
Gambar 52. Konfirmasi Pemblokiran
Gambar 53. Pesan blokir berhasil
Langkah Aktivasi Blokir:
Gambar 54. Memulai Aktivasi Status Blokir
Gambar 55. Memasukkan kode anggota yang akan diaktivasi
Gambar 56. Konfirmasi Aktivasi
Gambar 57. Aktivasi berhasil
3. Surat Menyurat
Berfungsi sebagai media komunikasi antara anggota dengan lingkungan luar dan dalam
perpustakaan.
Pilihan sub menu Surat Menyurat terdiri dari:
Pengantar, berguna untuk membuat surat pengantar keperpustakaan lain dengan format dan
nomor surat otomatis.
Ket. Bebas Pinjam, berguna untuk membuat surat keterangan bebas pinjam perpustakaan,
manakala anggota perpustakaan membutuhkannya. Sebagai catatan, keterangan bebas pinjam
untuk keperluan wisuda atau berhenti tetap membuat keanggotaan terblokir permanen secara
otomatis.
Fasilitas ini hanya dapat diberikan bagi anggota perpustakaan yang statusnya aktif (tidak sedang
diblokir).
Langkah Membuat Surat Pengantar:
Gambar 58. Memulai membuat Surat Pengantar
Gambar 59. Memasukkan Kode Anggota
Gambar 60. Mengisi Tujuan Surat Pengantar
Gambar 61. Tampilan Surat Pengantar untuk dicetak pada kertas
Gambar 62. Tampilan Amplop Surat Pengantar untuk dicetak pada kertas
Langkah Membuat Surat Keterangan Bebas Pinjam:
Gambar 63. Memulai pembuatan Surat Keterangan Bebas Pinjaman
Gambar 64. Mengisi Kode Anggota
Gambar 65. Menentukan Jenis Keperluan
Gambar 66. Tampilan Surat Keterangan untuk dicetak pada kertas
F. Konfigurasi Laser ver. 2.0
Modul konfigurasi atau disebut juga modul administrator (admin) berfungsi untuk
mengkonfigurasi administrasi Laser agar sedapat mungkin dapat dioperasikan sesuai dengan
peraturan atau ketentuan yang berlaku pada perpustakaan yang memakainya. Modul ini tergolong
secure area karena itu hanya seorang administrator atau orang yang betul-betul mengerti sistem
yang diperbolehkan menggunakannya.
Utility yang tersedia adalah sebagai berikut:
Konfigurasi identitas perpustakaan
Konfigurasi manajemen bahan pustaka
Konfigurasi jenis keanggotaan
Konfigurasi Layanan
Manajemen operator
Utiliti text berjalan
Menghapus data setelah ujicoba sistem
Untuk dapat memasuki modul ini, anda harus login dengan username admin passwod
default adalah laser. Sebaiknya setelah sistem dikonfigurasi dan siap digunakan, password default
ini dapat diganti hingga anda mengetahuinya atau orang yang anda percaya. Account admin ini
sebaiknya dipegang oleh kepala perpustakaan atau orang yang ditunjuk khusus.
1. Konfigurasi identitas perpustakaan
Dapat diklik menu Konfigurasi Sistem, berfungsi untuk mngubah identitas / nama
perpustakaan, nama institusi, alamat, telpon, email dsb. Untuk mengubahnya, pilih menu
Baru/Perbaharui. Perhatikan gambar:
Gambar 67. Konfigurasi Identitas Perpustakaan
Data hasil konfigurasi ini akan digunakan dalam setiap transaksi sistem pendataan.
Sehingga jangan sesekali mengubahnya ketika sistem sudah operasional / sedang berjalan.
Setelah melakukan perubahan data, tampilan akan berubah setelah anda menutup browser
kemudian membuka lagi dan mengaktifkan halaman.
2. Konfigurasi manajemen bahan pustaka
Untuk mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka yang dikelola perpustakaan anda,
dibutuhkan pendataan lengkap tiap elemen data di lingkungan institusi anda, lalu menetapkan
kode setiap elemen tersebut secara unix. Pada Laser 2.0, setidaknya ada 4 elemen data yang
dibutuhkan untuk mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka. Berikut dijelaskan elemen data
tersebut dan langkah-langkah mengkonfigurasinya:
Departemen Koleksi
Berguna untuk memberikan inisial bidang / jurusan koleksi berupa kode departemen dan
keterangan. Disertakan pula nomor telpon tiap departemen.
Gambar 68. Konfigurasi Departemen Koleksi
Gambar 69. Pilihan Update atau Delete untuk Departemen Koleksi.
Jenis Koleksi
Berikutnya adalah konfigurasi jenis koleksi. Yaitu menu untuk mendata semua jenis
koleksi (biasanya dibedakan berdasarkan media fisik) yang dikelola perpustakaan. Elemen data
jenis koleksi terdiri dari kode media dan nama:
Gambar 70. Konfigurasi Jenis Koleksi
Asal Koleksi
Asal koleksi yang dimaksudkan adalah sumber dari mana suatu koleksi didapatkan /
disumbangkan (bukan penulis atau penerbit). Elemen data yang diperlukan meliputi kode, label,
dan keterangan.
Gambar 71. Konfigurasi Asal Koleksi
Tempat Koleksi dan Unit Kerja
Tempat koleksi yang dimaksudkan adalah dimana suatu koleksi akan ditempatkan setelah
dikelola perpustakaan. Sedangkan unit kerja (UK) meberikan pilihan apakah tempat koleksi
tersebut juga sebagai bagian dari unit kerja perpustakaan yang memiliki sekian petugas, atau
hanya sebagai tempat koleksi yang unit kerjanya terpisah dengan perpustakaan, misalnya jurusan,
atau unit lainnya. Opsi UK ini adalah “0” jika bukan unit kerja perpustakaan, “1” jika termasuk
unit kerja perpustakaan. Urutan elemen dtanya adalah kode tempat, labe, keterangan, dan UK.
Langkah konfigurasinya perhatikan gambar:
Gambar 72. Konfigurasi Tempat Koleksi
3. Konfigurasi jenis keanggotaan
Yang dimaksud adalah pengelompokan jenis anggota / pemakai yang akan menggunakan
perpustakaan kita. Elemen data yang diperlukan adalah kode dan keterangan. Perhatikan gambar:
Gambar 73. Konfigurasi Jenis Anggota
4. Konfigurasi Layanan
Pengaturan layanan yang dimaksud adalah pengaturan masa / lamanya tenggang waktu
peminjaman dan perpanjangan serta besarnya denda untuk tiap jenis koleksi.
Gambar 74. Pengaturan Layanan Koleksi Buku
5. Manajemen operator
Manajemen operator / petugas dimaksudkan untuk mengatur wilayah akses petugas ke
dalam sistem Laser. Misalnya username yang sudah diset sebagai petugas sirkulasi tidak bisa
mengakses menu-menu tertentu pengolahan.
Pada bagian ini, ada 5 bidang / area tugas yang di terapkan:
Area Pengolahan Bahan Pustaka
Area Layanan Sirkulasi
Area Layanan Administrasi
Area Manajerial, dan
Area Khusus Layanan Mandiri.
Untuk menambah petugas baru, atau memperbaharuinya, pilih menu operator:
Gambar 75. Menu Cari, Tambah, atau Update Operator
Gambar 76. Menambahkan Petugas Baru. Kode Operator akan digenerate secara otomatis setelah
data dikirim.
6. Running Text Utility (Utiliti text berjalan)
Menu News digunakan untuk mengirim berita-berita / pengumuman-pengumuman harian
perpustakaan kepada para petugas maupun pengguna / anggota secara terbuka.
Gambar 77. Pilih: Cari, Kirim Baru, dan Update
Gambar 78. Pengiriman News Running Text
Gambar 79. Tampilan Running Text pada GUI Laser.
7. Menghapus data setelah ujicoba sistem (Reset Database).
Menu ini disediakan bagi administrator yang telah selesai mengkonfigurasi Laser dan
telah menguji cobanya. Setelah sistem dianggap berjalan sesuai harapan, maka sebelum
operasional perpustakaan terotomasi dimulai, database perlu dibersihkan terlebih dahulu agar
tidak bercampur dengan data-data fiktif.
Data yang dapat dibersihkan melalui menu ini adalah:
Data pengolahan (hasil dari entri bahan pustaka)
Data sirkulasi (hasil dari transaksi peminjaman / pengembalian koleksi)
Data keuangan (hasil dari transaksi keterlambatan pengembalian maupun transaksi
administrasi lainnya).
Data kotak Saran (hasil masukan saran dari anggota)
Data statistik pengunjung (hasil dari pendataan pintu masuk)
Data presensi Staf (hasil presensi harian petugas)
Data surat-menyurat Anggota (hasil permintaan layanan surat pengantar perpustakaan dan
surat keterangan bebas pinjam anggota).
Pengertian otomasi perpustakaan
Iplementasi Otomasi Perpustakaan dengan Software Senayan
Aplikasi free open source software, yaitu perangkat lunak Senayan. Free open source software merupakan perangkatlunak berbasis open source yang dapat diperoleh, digunakan dan didistribusikan ulang secara gratis. Dengan menggunakan aplikasi free open source software (FOSS) maka perpustakaan cukup memikirkan alokasi anggaran untukpengadaan perangkat keras karena perangkat lunak otomasi perpustakaan dapat diperoleh secara gratis. Dengan demikian maka otomasi perpustakaan semakin murah untuk diimplementasikan. Pembahasan Fenomena FOSS di Perpustakaan Gerakan open source membawa perubahan besar dalam dinamika perkembangan perangkat lunak di dunia, terutama dengan kehadiran free open source software (FOSS). FOSS merupakan turunan dari gerakan open source yang memungkinkan perangkat lunak jenis ini diperoleh, digunakan secara gratis, dimodifikasi dan didistribusikan
ulang kepada masyarakat. Gerakan ini mengenalkan konsep berbagai dalam distribusi dan penggunaan perangkat lunak kepada masyarakat dunia. Masyarakat bebas memodifikasi, menggunakan, kemudian mendistribusikan ulang perangkat lunak ini. Gerakan open source dan FOSS ternyata juga berdampak terhadap dunia perpustakaan. Kehadiran FOSS memungkinkan perpustakaan mewujudkan pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi tanpa harus
memikirkan dana pengadaan perangkat lunak karena perangkat lunak yang dibutuhkan dapat diperoleh secara gratis.
Hampir semua perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengembangkan perpustakaan berbasis teknologi informasitersedia secara gratis. Perangkat lunak untuk melakukan otomasi perpustakaan, membangun perpustakaan digital,membangun web, membangun forum online perpustakaan dengan pengguna, membangun eksiklopedi online dapat
diperoleh secara gratis. Pengelola perpustakaan dapat memeriksa ketersediaan aplikasi FOSS yang dapat digunakanperpustakaan dengan mengakses situs penyedia aplikasi FOSS di www.sourceforge.net. Di www.sourceforge.net
banyak tersedia aplikasi FOSS yang dapat diunduh dan digunakan secara gratis termasuk oleh perorangan, lembagaatau perpustakaan. Seiring dengan semakin meningkatnya kesadaran pustakawan atau pengelola perpustakaan akanpentingnya pengetahuan di bidang teknologi informasi, banyak perpustakaan di Tanah Air menggunakan FOSS dalampengelolaan perpustakaan. Baik itu untuk kebutuhan otomasi, digitalisasi perpustakaan, membuat web atau kebutuhan lainnya. Menariknya implementasi otomasi, digitalisasi perpustakaan, pengembangan web perpustakaan dilakukan oleh sumber daya manusia perpustakaan. Kondisi ini terjadi karena Pustakawan atau pengelola perpustakaan mulai melengkapi kompetensi diri dengan pengetahuan dibidang Teknologi informasi. Pustakawan dan staf perpustakaanmulai membekali diri dengan pengetahuan di bidang bahasa pemrograman (seperti PHP), pengetahuan tentang
database dan pengetahuan dibidang server dan pengetahuan dibidang teknologi informasi lainnya. Berbekal
pengetahuan inilah staf perpustakaan atau pustakawan mampu memanfaatkan FOOS untuk pengelolaan perpustakaan.
Salah satu produk dari FOSS adalah perangkat lunak otomasi perpustakaan. Dengan perangkat lunak otomasi berbasis
FOSS ini perpustakaan dapat mewujudkan otomasi perpustakaan tanpa harus membeli perangkat lunak. Saat ini
tersedia banyak perangkat lunak otomasi perpustakaan yang termasuk sebagai FOSS dan dapat digunakan secara
bebas oleh perpustakaan. Berbagai FOSS yang dapat digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan antara lain
OpenBiblio, Koha, Avanti, PhpMyLibrary, Otomigen-X, igloo, Senayan dan masih banyak lagi. Berbagai aplikasi tersebut
telah digunakan oleh perpustakaan baik di Indonesia maupun di Negara lain. Dan yang patut dibanggakan diantara
software tersebut, seperti Otomigen-X, Igloo dan Senayan diciptakan oleh sumber daya manusia bangsa Indonesia.
Banyaknya FOSS yang dapat digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan memberikan konsekwensi bagi
pustakawan atau pengelola perpustakaan. Pustakawan atau staf perpustakaan perlu agar berhati-hati dalam memilih
perangkat lunak otomasi yang akan digunakan sehingga tidak terjadi penyesalan dikemudian hari karena menggunakan
FOSS yang memiliki banyak kekurangan. Kehatian-hatian ini diperlukan karena FOSS tidak memberikan garansi atas
pemanfaatannya sehingga apabila ada masalah dengan perangkat lunak tersebut maka pihak pengembang tidak
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
bertanggung jawab atas masalah tersebut. Untuk itu dalam pemilihan ini, dituntut kehati-hatian dan kejelian pengelola
perpustakaan, jangan sampai pengelola menyesal dikemudian hari karena menggunakan FOSS yang masih banyak
memiliki kekurangan atau kelemahan (bugs). Profil Senayan. Senayan merupakan salah satu FOSS berbasis web
yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak
berbasis web Senayan mampu berjalan sempurna di dalam sistem jaringan komputer atau internet. Perangkat lunak
berbasis web saat ini sedang naik daun serta sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Perangkat lunak berbasis web
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan karena aplikasi jenis ini memungkinkan perpustakaan mendekatkan berbagai
produk layanannya dengan pengguna perpustakaan. Dengan jenis aplikasi ini pengguna dapat mengakses layanan
perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan karena pengguna dapat mengakses layanan yang disediakan
perpustakaan melalui web atau portal perpustakaan. Jika melihat sistem informasi atau berbagai perangkat lunak yang
digunakan saat ini oleh perpustakaan di Tanah Air, banyak perpustakaan yang menggunakan perangkat lunak berbasis
web. Senayan dikembangkan dengan menggunakan berbagai perangkat lunak open source. Web server, bahasa
pemrograman dan database yang digunakan untuk mengembangkan Sanayan semuanya merupakan perangkat lunak
open source. Berbagai perangkat lunak yang digunakan untuk membangun Senayan antara lain Apache sebagai web
server, PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database yang menyimpan transaksi data yang terjadi
di Senayan. Perangkat lunak ini dibangun dengan menggunakan PHP sehingga kode sumber (source code) perangkat
lunak ini bersifat terbuka. Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan peluang bagi pengguna untuk
mengembangkan Senayan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini dimungkinkan karena PHP
merupakan bahasa pemrograman interpreter. Senayan di produksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen
Pendidikan Nasional. Lebih spesifik lagi kelahiran perangkat lunak otomasi perpustakaan ini dibidani oleh Hendro
Wicaksono, Arie Nugraha dan Wardiyono. Guna mendukung pengembangan Senayan kedepan, saat ini perangkat lunak
otomasi perpustakaan ini memiliki komunitas pengembang yang tergabung dalam Senayan Developer Community
(SDC). Perangkat lunak otomasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mempermudah kegiatan administrasi
perpustakaan. Sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan maka Senayan harus mampu mempermudah kegiatan
administrasi perpustakaan. Jika melihat menu-menu yang disediakan Senayan, perangkat lunak ini mampu menjalankan
fungsi administrasi yang ada di perpustakaan. Kegiatan pengolahan, peminjaman, pengembalian, pemesanan koleksi,
penyiangan, manajemen anggota, fasilitas pencetakan barcode (barcode koleksi dan anggota) serta berbagai jenis
laporan Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan
pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan
menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Menu-menu yang ada di Senayan antara lain menu bibliografi,
sirkulasi, keanggotaan, OPAC (online public access catalog), stocktake (penyiangan), master file, system, laporan dan
kedepan akan tersedia menu pengolah koleksi terbitan berkala dan multimedia. Sebagai perangkat lunak yang
termasuk dalam kategori FOSS, Senayan berkembang sangat cepat. Sejak dirilis akhir tahun 2007 sampai dengan
sekarang, perangkat lunak ini telah mencapai versi Senayan3-Stable9. Senayan3-Stable9 ini merupakan
penyempurnaan dari Senayan-Senayan versi sebelumnya yang dirasa masih memiliki berbagai kekurangan.
Perkembangan yang cepat ini tidak lepas dari kontribusi pengguna Senayan yang dengan senang hati akan memberikan
laporan terkait dengan kelemahan atau kekurangan yang ada di Senayan. Dari laporan pengguna ini pengembang
Senayan kemudian melakukan penyempurnaan. Para pengguna Senayan dapat berkomunikasi, memberikan laporan
terkait dengan kelemahan yang ada di Senayan serta berbagi pengalaman dalam pemanfaatan Senayan melalui milist
ics-isis@yahoogroups.com atau menu bugs and report yang tersedia di website resmi Senayan
(www.senayan.diknas.go.id). Plus dan Minus Senayan Saat ini banyak FOSS yang dapat digunakan untuk
membangun otomasi perpustakaan. Akan tetapi pengembang FOSS tidak memberikan garansi atas pemanfaatnya
produk-produknya. Dengan kata lain apabila terdapat kekurangan terhadap perangkat lunak, pengembang FOSS tidak
memberikan garansi untuk memperbaiki kekurangan yang ada. Untuk itu sebelum memilih salah satu FOSS yang akan
digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan, perpustakaan perlu melakukan penilaian terhadap sebuah FOSS
sebelum FOSS tersebut digunakan. Penilaian ini perlu dilakukan agar perpustakaan tidak salah pilih dan menyesal
kemudian hari karena menggunakan FOSS yang memiliki banyak kelemahan atau kekurangan. Berdasarkan
pengamatan penulis perangkat lunak ini memiliki banyak nilai plus atau keunggulan dan hanya memiliki nilai minus atau
sedikit kekurangan. Nilai plus atau kelebihan yang dimiliki perangkat lunak ini adalah: 1. Senayan dapat diperoleh dan
digunakan secara gratis Perangkat lunak merupakan salah satu komponen penting dalam implementasi otomasi
perpustakaan. Sayangnya tidak semua perpustakaan mampu menyediakan perangkat lunak untuk otomasi
perpustakaan. Hal ini disebabkan karena harga perangkat lunak otomasi sulit dijangkau oleh banyak perpustakaan di
Tanah Air. Kehadiran Senayan sebagai salah satu perangkat lunak otomasi berbasis FOSS menjadi solusi terkait
sulitnya dengan pengadaan perangkat lunak otomasi karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis. 2.
Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan Menurut Saffady sebuah perangkat lunak otomasi perpustakaan
minimal memiliki fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi serta on-line public access catalog atau OPAC (Saffady dalam
Anctil dan Bahesti, 2004: 4). Senayan tidak hanya menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC.
Senayan menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak
barcode (baik barcode anggota maupun barcode buku), penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital. 3.
Senayan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman interpreter Senayana dibangun dengan menggunakan
PHP sebagai bahasa pemrograman. PHP merupakan bahasa pemrograman interpreter yang memungkinkan untuk
dimodifikasi. Dengan demikian maka perpustakaan memungkinkan memodifikasi Senayan sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan. 4. Senayan dikembangankan oleh sumber daya manusia lokal Senayan dikembangan oleh sumber
daya manusia lokal, atau dikembangkan oleh SDM bangsa Indonesia. Kondisi ini memberikan keuntungan bagi
perpustakaan dan pengguna Senayan. Keuntungan tersebut adalah Senayan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan di
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
Tanah Air dan pengguna Senayan dapat berkomunikasi dengan mudah dengan para pengembang Senayan jika
mengalami masalah dalam pemanfaatan Senayan. 5. Instalasi Mudah dilakukan Sebagai perangkat lunak yang
tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi Senayan mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi
windows maupun system operasi linux. 6. Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows. Windows ataupun
linux merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh perpustakaan di Indonesia. Senayan mampu berjalan
stabil di dua sistem operasi tersebut. Dengan demikian maka perpustakaan pengguna sistem operasi windows maupun
linux tidak perlu khawatir tidak dapat menggunakan Senayan karena tidak mampu berjalan disalah satu sistem operasi.
7. Memiliki dokumentasi yang lengkap Dokumentasi (modul dan manual) memiliki peranan penting dalam
pengembangan sebuah perangkat lunak, termasuk FOSS. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau
calon pengguna dalam memperlajari sebuah perangkat lunak. Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon
pengguna Senayan dapat dengan mudah mempelajari Senayan. 8. Memiliki prospek pengembangan yang jelas
Perkembangan Senayan terjadi sangat cepat dalam kurun waktu 2 tahun perangkat lunak it uterus memperbaiki diri.
Perbaikan ini terlihat dari banyaknya versi yang telah dirilis ke publik. Kondisi ini mencerminkan bahwa perangkat lunak
ini memiliki prospek pengembangan. Apabila perangkat lunak ini terus diperbaharui maka pengguna Senayan yang akan
memperoleh manfaatnya dari perbaikan terhadap kelemahan serta fasilitas tambahan yang disediakan dalam versi
Senayan terbaru. 9. Memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang Senayan menggunakan
icsisis@yahoogroups.com sebagai forum komunikasi antar sesama pengguna Senayan atau pengembang Senayan.
Keberadaan forum pengguna ini memungkinkan pengguna saling bertukar pengalaman terkait dengan pemanfaatan
Senayan atau berkomunikasi dengan pengembangan jika mengalami kesulitan dalam pemanfaatan Senayan. Dengan
demikian calon pengguna tidak perlu bingung kemana mereka berkonsultasi jika mengalami masalah dalam
pemanfaatan Senayan, pengguna dapat berkonsultasi melalui milist ini. Sedangkan nilai minus atau kekurangan dari
Senayan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan berbasis free open source software adalah: 1. Kompatibilitas
web browser Untuk mengakses Senayan diperlukan web browser. Sayangnya tidak semua web browser mampu
menjalankan aplikasi ini dengan sempurna. perangkat lunak ini merekomendasikan mozilla firefox sebagai web browser.
Sehingga jika penggunakan web browser selain mozilla firefox mampu tampilan Senayan tidak akan muncul secara
sempurna. Misalnya ada beberapa menu yang akan tertutupi oleh banner jika pengguna menggunakan internet
eksplorer sebagai web browser. Namun jika hanya digunakan untuk mengakses OPAC (online public access catalog)
semua web browser dapat digunakan. 2. Otoritas akses file Senayan menyediakan fasilitas upload (unggah) file.
Dengan fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat menyajikan koleksi digital yang dimiliki perpustakaan, seperti e-book,
e-journal, skripsi digital, tesis digital dan koleksi digital lainnya. Namun fasilitas upload file ini tidak dilengkapi dengan
pembagian otoritas akses file. Akibatnya setiap koleksi digital yang telah di upload ke dalam Senayan berarti dapat
diakses oleh semua orang. Kondisi ini tentu sedikit mengkhawatirkan jika koleksi digital yang diupload adalah skripsi,
tesis atau laporan penelitian digital. Skripsi digital, tesis atau laporan penelitian digital dibatasi aksesnya karena koleksi
digital jenis rentan dengan masalah plagiasi. Pra Instalasi Di atas telah dikemukakan berbagai alasan mengapa
sebuah perpustakaan menggunakan Senayan sebagai perangkat lunak otomasinya. Lalu bagaimana jika sebuah
perpustakaan berencana mengimplementasikan Senayan untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebelum
melalukan instalasi sehingga perpustakaan mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan dengan menggunakan
Senayan, ada beberapa hal yang perlu disiapkan. 1. Perangkat keras Perangkat keras yang dibutuhkan agar Senayan
mampu berjalan dengan stabil adalah: 1.1. Komputer Senayan termasuk dalam kategori aplikasi berbasis web. Aplikasi
berbasis web ini membutuhkan dua jenis computer, yaitu computer server dan computer client. Computer server
merupakan computer yang berfungsi sebagai tempat meletakkan program Senayan, di dalam computer inilah Senayan
akan diinstalasi. Sedangkan computer client merupakan computer yang digunakan untuk menjalankan atau
mengoperasikan Senayan. Komputer client tidak perlu diinstalasi aplikasi Senayan agar mampu menggunakan Senayan,
tetapi cukup mampu mengakses computer server yang telah diinstalasi Senayan. Kebutuhan minimal komputer server
agar dapat diinstalasi aplikasi Senayan adalah komputer dengan spesifikasi minimal prosesor generasi ke III (Pentium
III) dengan RAM minimal 256. Sedangkan spesifikasi minimal komputer client adalah computer ini mampu berkomunikasi
atau mengakses server yang telah diinstalasi aplikasi Senayan. Idealnya computer yang dibutuhkan dalam operasional
adalah tiga unit. Satu unit difungsikan sebagai server, dan dua unit lainnya difungsikan sebagai computer client yang
diperuntukkan bagi petugas untuk melakukan kegiatan pengolahan dan pelayanan serta diperuntukkan bagi pengguna
untuk mengakses OPAC (on-line public access catalog) yang disediakan aplikasi Senayan. Namun demikian, jika
perpustakaan yang akan menggunakan Senayan hanya memiliki satu unit komputer maka perpustakaan tersebut tetap
dapat melakukan instalasi Senayan, dengan catatan satu unit komputer tersebut difungsikan sebagai komputer client
dan server. 1.2. Barcode reader Barcode reader berfungsi sebagai alat bantu untuk membaca barcode koleksi dan
barcode anggota yang dicetak oleh aplikasi Senayan. Barcode reader memungkinkan proses pembacaan barcode lebih
cepat dan tepat. Dengan demikian penggunaan barcode reader bertujuan untuk menciptakan efisiensi waktu serta
efektifitas kerja. Dalam implementasi aplikasi Senayan, barcode reader adalah kebutuhan opsional. Artinya perangkat
keras ini dapat tersedia atau tidak. Apabila perpustakaan memiliki dana untuk pengadaan barcode reader maka
perpustakaan dapat membeli barcode reader sehingga proses kerja akan lebih cepat. Namun jika perpustakaan tidak
memiliki dana untuk membeli barcode reader maka perpustakaan tetap dapat mengimplementasikan Senayan dengan
catatan pembacaan nomor barcode dilakukan secara manual dengan menggunakan panca indra dan memasukkan
nomor barcode dengan cara mengetik. 1.3. Scanner atau kamera digital Scanner atau kamera digital digunakan untuk
mendokumentasikan sampul buku atau foto anggota. Dengan kedua perangkat ini sampul buku atau foto anggota
tersedia dalam format digital sehingga dapat diunggah ke dalam aplikasi Senayan. Dengan sampul buku dan foto
anggota maka tampilan aplikai Senayan akan semakin indah. Kedudukan perangkat keras ini juga termasuk kebutuhan
opsional, artinya boleh tersedia atau tidak. 1.4. Jaringan komputer Jaringan computer diperlukan jika impelementasi
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
aplikasi Senayan menggunakan dua atau lebih computer. Untuk membangun jaringan computer ini minimal diperlukan
switch hub, kabel utb, konektor dan kartu jaringan. 2. Perangkat lunak Perangkat lunak yang perlu disediakan
sebelum melakukan proses instalasi Senayan adalah: 2.1. Apache web server Apache adalah salah satu jenis aplikasi
web server. Aplikasi ini termasuk dalam aplikasi web server berbasis open source. Dengan aplikasi ini sebuah computer
akan berfungsi sebagai server. Di dalam server inilah Senayan akan diinstalasi. 2.2. MySQL MySQL merupakan
aplikasi yang berfungsi sebagai database tempat menyimpan berbagai transaksi data di dalam Senayan. MySQL
termasuk dalam kategori aplikasi database berbasis open source. Aplikasi ini termasuk aplikasi databae yang mampu
menampun data dalam jumlah besar. 2.3. PHP Senayan dibangun dengan menggunakan PHP. PHP merupakan
bahasa pemrograman berbasis open source dan termasuk dalam kategori bahasa pemrograman interpreter.
Penggunaan PHP memungkinkan sebuah aplikasi dimodifikasi oleh pengguna. Karena Senayan menggunakan PHP
maka aplikasi memungkinkan dimodifikasi oleh pengguna. 2.4. Web browser Web browser adalah aplikasi yang
digunakan untuk membuka internet atau aplikasi yang digunakan untuk mengakses sebuah situs. Contoh web browser
adalah mozilla firefox, internet explorer, nescape navigator dan opera. Senayan merupakan aplikasi berbasis web
sehingga memerlukan web browser untuk membuka atau mengakses perangkat lunak ini. Berbagai perangkat keras
dan perangkat lunak diatas dibutuhkan, baik Senayan akan diinstalasi dalam sistem operasi Windows maupun sistem
operasi Linux. Jika berbagai kebutuhan perangkat keras maupun perangkat lunak telah tersedia maka Senayan siap
untuk diinstalasi. Proses Instalasi Senayan mampu berjalan optimal di dua sistem operasi yaitu Windows dan Linux.
Sebelum melakukan instalasi Senayan pastikan bahwa kebutuhan perangkat lunak (Apache, MySQL dan PHP) telah
terinstalasi di dalam komputer server tempat aplikasi Senayan akan diinstalasi. Apabila berbagai perangkat lunak
tersebut belum diinstalasi maka instalasi Senayan tidak dapat dilakukan, kecuali pada sistem operasi windows yang
telah tersedia aplikasi Psenayan (portable senayan) yang di dalamnya terdiri dari aplikasi Senayan Apache, MySQL, dan
PHP sehingga tidak perlu melakukan instalasi Apache, MySQL dan PHP terlebih dahulu. Berikut ini disajikan proses
instalasi Senayan pada dua sistem operasi, baik sistem operasi windows maunpun linux. 1. Instalasi pada sistem
operasi linux Langkah-langkah instalasi Senayan pada sistem operasi linux antara lain: 1.1. Apache, MySQL dan PHP
telah terinstalasi 1.2. Unduh Senayan3-stable9 dari situs pengembangan Senayan di www.Senayan.diknas.go.id 1.3.
Salin Senayan3-stable9 ke dalam web root folder document (misalnya untuk distro fedora berada di folder
var/www/html/) 1.4. Buat database sesuai dengan nama database yang ada pada file sysconfig.inc.php 1.5. Import
database instalasi (berisi struktur database) kedalam database yang baru dibuat dari folder sql yang ada dalam folder
Senayan 1.6. Import database sample_data untuk memperoleh contoh data pada Senayan yang baru diinstalasi dari
folder sql yang ada dalam folder Senayan 1.7. Buka web browser dan ketikkan http://localhost/senayan. Apabila setelah
mengetikkan http://localhost/senayan dan muncul halaman OPAC Senayan maka proses instalasi telah berhasil.
Gambar 1. Halaman OPAC Senayan Instalasi Pada sistem operasi windows. Langkah instalasi Senayan pada sistem
operasi windows lebih sederhana dan mudah dibangkah langkah-langkah instalasi pada sistem operasi linux. Langkahlangkah
instalasi Senayan pada sistem operasi windows adalah: 2.1. Unduh Psenayan (instalasi senayan pada sistem
operasi windows) dari www.senayan.diknas.go.id 2.2. Salin folder Psenayan yang telah diunduh ke salah satu drive
komputer yang akan diinstalasi Senayan (misalnya drive C, drive D dan seterusnya) 2.3. Masuk ke dalam folder
Psenayan dan tekan dua kali apache_start.bat serta mysql_start.bat untuk menghidupkan fasilitas web server dan
database 2.4. Buka web browser dan ketikkan http://localhost maka akan muncul halaman OPAC Senayan seperti
yang telah ditampilkan di depan. Operasional dan Backup data Setelah melakukan instalasi, maka Senayan siap
dioperasionalkan. Melalui perangkat lunak itu pengelola perpustakaan atau pustakawan dapat melakukan kegiatan
pengolahan koleksi perpustakaan, pelayanan koleksi perpustakaan melalui layanan sirkulasi, serta aktivitas administratif
lainya. Kegiatan ini dapat dilakukan melalui berbagai menu yang disediakan oleh Senayan seperti menu sistem,
masterfile, bibliografi, sirkulasi keanggotaan dan menu pelaporan. Untuk melakukan kegiatan pengolahan atau
pelayanan sirkulasi pengelola perpustakaan harus masuk kedalam sistem dengan cara mengetikkan nama pengguna
dan password dengan terlebih dahulu menekan menu login yang ada di halaman atau menu OPAC (online public access
catalog). Hal ini perlu dilakukan karena ketika mengakses Senayan maka otomatis pengguna atau pengelola
perpustakaan akan dibawa ke menu OPAC. Menu OPAC merupakan menu yang diperuntukkan bagi pengguna
perpustakaan untuk menelusur koleksi yang dimiliki perpustakaan. Pada menu ini pengguna hanya dapat menelusur dan
tidak dapat melakukan kegiatan pemasukkan data atau kegiatan perbaikan data. Nama pengguna dan password untuk
masuk kedalam menu administrasi atau pengelolaan Senayan adalah admin dan admin. Pengguna dapat merubah
nama pengguna dan password sesuai dengan keinginan jika sudah masuk ke dalam menu pengelolaan atau
administrasi Senayan. Setelah berhasil login maka pengguna Senayan akan melihat halaman administrator program.
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan kegiatan pengolahan, pelayanan sirkulasi, manajemen anggota serta
kegiatan manipulasi data lainnya. Setelah melakukan berbagai kegiatan (pengolahan ataupun pelayanan) dengan
menggunakan Senayan, maka di dalam database perangkat lunak ini terjadi transaksi data yang merubah komposisi
data pada database. Database bersifat dinamis dan terus berubah dari waktu ke waktu sesuai dengan volume kegiatan
yang dilakukan oleh staf perpustakaan atau pustakawan. Database atau file-file yang diunggah ke dalam Senayan akan
bertambah dari hari ke hari. Untuk memastikan bahwa data atau file-file yang diunggah ke dalam Senayan tetap aman
dari ancaman kerusakan maka diperlukan kegiatan backup data atau membuat cadangan data. Kegiatan backup data
atau cadangan data merupakan usaha yang bertujuan untuk memastikan bahwa sebuah perangkat lunak beserta data
yang ada di dalamnya tetap aman dari berbagai ancaman kerusakan. Backup data dilakukan untuk menghindari atau
meminimalkan potensi kerusakan data pada sebuah perangkat lunak apabila terjadi kerusakan pada perangkat lunak itu
sendiri atau perangkat keras tempat perangkat lunak tersebut diinstalasi. Backup data pada Senayan sebenarnya terdiri
dari dua jenis yaitu backup database Senayan(backup metadata) dan backup skrip program Senayan beserta file-file
yang telah diunggah ke dalam Senayan. Backup database dilakukan dengan cara ekspor database Senayan kemudian
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
dimasukkan ke dalam eksternal memory(media penyimpan seperti CD, DVD dan hardisk eksternal). Untuk backup skrip
program Senayan beserta file-file yang telah diunggah didalamnya dilakukan dengan cara menyalin skrip program
Senayan ke dalam eksternal memory(media penyimpan seperti CD, DVD dan hardisk eksternal). Apabila backup
database dan skrip program telah dilakukan langkah selanjutnya adalah menyimpan eksternal memory yang digunakan
untuk menyimpan hasil backup data ditempat yang aman. Hal ini dilakukan agar jika sewaktu-waktu backup data
tersebut diperlukan dapat ditemukan dan digunakan secara cepat. Penutup Pada tulisan di atas telah dijelaskan
tentang Senayan, keunggulan dan kelemahan, persiapan sebelum instalasi, instalasi, operasional serta backup data.
Dari tulisan di atas juga dapat diketahui bahwa untuk implementasi Senayan sebagai perangkat lunak otomasi
perpustakaan tidak diperlukan dana yang besar. Hanya dengan bermodal satu unit komputer generasi ketiga (Pentium
III), perpustakaan dapat memulai mengimplementasikan Senayan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan.
Kehadiran Senayan merupakan peluang bagi perpustakaan di Tanah Air yang tidak ditopang dengan dana yang
memadai untuk lebih maju dan menjelma sebagai perpustakaan idaman pengguna perpustakaan. Perpustakaan yang
tidak didukung dana yang besar dapat berdiri sejajar dengan perpustakaan yang ditopang dengan dana besar dalam
usaha mewujudkan perpustakaan idaman pengguna. Saat ini yang diperlukan adalah tekat pengelola perpustakaan
atau pustakawan untuk belajar menggunakan aplikasi berbasis free open source software seperti Senayan. Dengan
belajar menggunakan aplikasi berbasis free open source software seperti Senayan maka pengelola perpustakaan akan
mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan secara mandiri tanpa bergantung pada orang-orang di luar
perpustakaan. Dengan demikian tidak ada lagi alasan perpustakaan tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan.
Daftar Pustaka Hakim, Heri Abi Burachman. 2007. Evaluasi Kualitas OpenBiblio Sebagai Perangkat Lunak Otomasi
Perpustakaan Berbasis Open source. Dalam Fihris, Volume 2, Nomor 1. Lasa HS. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan.
Yogyakarta, Kanisius Pendit, Laxman Putu dkk. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan
Tinggi Indonesia. Yogyakarta, Sagung Seto. Purwoko; Hakim, Heri Abi Burachman dan Surachman, Arif. 2006.
“Kajian Awal Aplikasi Open source untuk Otomasi Perpustakaan: Studi Kasus X-igloo, OpenBiblio, Weblis,
PhpMyLibrary. Dalam Fihris, Volume 1, Nomor 1. Senayan Developer Community. Manual Senayan Versi Tiga:
Berdasarkan Senayan3-Stable 8. Jakarta, Senayan Developer Community. Vimal Kumar V. 2007. “Selection
and Management of Open source Software in Libraries”. Dalam http://eprints.relis.org. tanggal 3 Maret 2007,
Pukul 10.00 Wahono, Romi Satria. 2006. “Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan
Sistem Otomasi Perpustakaan”. Dalam www.ilmukomputer.com tanggal 27 Februari 2007, Pukul 09.00.
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
Aplikasi free open source software, yaitu perangkat lunak Senayan. Free open source software merupakan perangkatlunak berbasis open source yang dapat diperoleh, digunakan dan didistribusikan ulang secara gratis. Dengan menggunakan aplikasi free open source software (FOSS) maka perpustakaan cukup memikirkan alokasi anggaran untukpengadaan perangkat keras karena perangkat lunak otomasi perpustakaan dapat diperoleh secara gratis. Dengan demikian maka otomasi perpustakaan semakin murah untuk diimplementasikan. Pembahasan Fenomena FOSS di Perpustakaan Gerakan open source membawa perubahan besar dalam dinamika perkembangan perangkat lunak di dunia, terutama dengan kehadiran free open source software (FOSS). FOSS merupakan turunan dari gerakan open source yang memungkinkan perangkat lunak jenis ini diperoleh, digunakan secara gratis, dimodifikasi dan didistribusikan
ulang kepada masyarakat. Gerakan ini mengenalkan konsep berbagai dalam distribusi dan penggunaan perangkat lunak kepada masyarakat dunia. Masyarakat bebas memodifikasi, menggunakan, kemudian mendistribusikan ulang perangkat lunak ini. Gerakan open source dan FOSS ternyata juga berdampak terhadap dunia perpustakaan. Kehadiran FOSS memungkinkan perpustakaan mewujudkan pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi tanpa harus
memikirkan dana pengadaan perangkat lunak karena perangkat lunak yang dibutuhkan dapat diperoleh secara gratis.
Hampir semua perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengembangkan perpustakaan berbasis teknologi informasitersedia secara gratis. Perangkat lunak untuk melakukan otomasi perpustakaan, membangun perpustakaan digital,membangun web, membangun forum online perpustakaan dengan pengguna, membangun eksiklopedi online dapat
diperoleh secara gratis. Pengelola perpustakaan dapat memeriksa ketersediaan aplikasi FOSS yang dapat digunakanperpustakaan dengan mengakses situs penyedia aplikasi FOSS di www.sourceforge.net. Di www.sourceforge.net
banyak tersedia aplikasi FOSS yang dapat diunduh dan digunakan secara gratis termasuk oleh perorangan, lembagaatau perpustakaan. Seiring dengan semakin meningkatnya kesadaran pustakawan atau pengelola perpustakaan akanpentingnya pengetahuan di bidang teknologi informasi, banyak perpustakaan di Tanah Air menggunakan FOSS dalampengelolaan perpustakaan. Baik itu untuk kebutuhan otomasi, digitalisasi perpustakaan, membuat web atau kebutuhan lainnya. Menariknya implementasi otomasi, digitalisasi perpustakaan, pengembangan web perpustakaan dilakukan oleh sumber daya manusia perpustakaan. Kondisi ini terjadi karena Pustakawan atau pengelola perpustakaan mulai melengkapi kompetensi diri dengan pengetahuan dibidang Teknologi informasi. Pustakawan dan staf perpustakaanmulai membekali diri dengan pengetahuan di bidang bahasa pemrograman (seperti PHP), pengetahuan tentang
database dan pengetahuan dibidang server dan pengetahuan dibidang teknologi informasi lainnya. Berbekal
pengetahuan inilah staf perpustakaan atau pustakawan mampu memanfaatkan FOOS untuk pengelolaan perpustakaan.
Salah satu produk dari FOSS adalah perangkat lunak otomasi perpustakaan. Dengan perangkat lunak otomasi berbasis
FOSS ini perpustakaan dapat mewujudkan otomasi perpustakaan tanpa harus membeli perangkat lunak. Saat ini
tersedia banyak perangkat lunak otomasi perpustakaan yang termasuk sebagai FOSS dan dapat digunakan secara
bebas oleh perpustakaan. Berbagai FOSS yang dapat digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan antara lain
OpenBiblio, Koha, Avanti, PhpMyLibrary, Otomigen-X, igloo, Senayan dan masih banyak lagi. Berbagai aplikasi tersebut
telah digunakan oleh perpustakaan baik di Indonesia maupun di Negara lain. Dan yang patut dibanggakan diantara
software tersebut, seperti Otomigen-X, Igloo dan Senayan diciptakan oleh sumber daya manusia bangsa Indonesia.
Banyaknya FOSS yang dapat digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan memberikan konsekwensi bagi
pustakawan atau pengelola perpustakaan. Pustakawan atau staf perpustakaan perlu agar berhati-hati dalam memilih
perangkat lunak otomasi yang akan digunakan sehingga tidak terjadi penyesalan dikemudian hari karena menggunakan
FOSS yang memiliki banyak kekurangan. Kehatian-hatian ini diperlukan karena FOSS tidak memberikan garansi atas
pemanfaatannya sehingga apabila ada masalah dengan perangkat lunak tersebut maka pihak pengembang tidak
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
bertanggung jawab atas masalah tersebut. Untuk itu dalam pemilihan ini, dituntut kehati-hatian dan kejelian pengelola
perpustakaan, jangan sampai pengelola menyesal dikemudian hari karena menggunakan FOSS yang masih banyak
memiliki kekurangan atau kelemahan (bugs). Profil Senayan. Senayan merupakan salah satu FOSS berbasis web
yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak
berbasis web Senayan mampu berjalan sempurna di dalam sistem jaringan komputer atau internet. Perangkat lunak
berbasis web saat ini sedang naik daun serta sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Perangkat lunak berbasis web
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan karena aplikasi jenis ini memungkinkan perpustakaan mendekatkan berbagai
produk layanannya dengan pengguna perpustakaan. Dengan jenis aplikasi ini pengguna dapat mengakses layanan
perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan karena pengguna dapat mengakses layanan yang disediakan
perpustakaan melalui web atau portal perpustakaan. Jika melihat sistem informasi atau berbagai perangkat lunak yang
digunakan saat ini oleh perpustakaan di Tanah Air, banyak perpustakaan yang menggunakan perangkat lunak berbasis
web. Senayan dikembangkan dengan menggunakan berbagai perangkat lunak open source. Web server, bahasa
pemrograman dan database yang digunakan untuk mengembangkan Sanayan semuanya merupakan perangkat lunak
open source. Berbagai perangkat lunak yang digunakan untuk membangun Senayan antara lain Apache sebagai web
server, PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database yang menyimpan transaksi data yang terjadi
di Senayan. Perangkat lunak ini dibangun dengan menggunakan PHP sehingga kode sumber (source code) perangkat
lunak ini bersifat terbuka. Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan peluang bagi pengguna untuk
mengembangkan Senayan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini dimungkinkan karena PHP
merupakan bahasa pemrograman interpreter. Senayan di produksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen
Pendidikan Nasional. Lebih spesifik lagi kelahiran perangkat lunak otomasi perpustakaan ini dibidani oleh Hendro
Wicaksono, Arie Nugraha dan Wardiyono. Guna mendukung pengembangan Senayan kedepan, saat ini perangkat lunak
otomasi perpustakaan ini memiliki komunitas pengembang yang tergabung dalam Senayan Developer Community
(SDC). Perangkat lunak otomasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mempermudah kegiatan administrasi
perpustakaan. Sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan maka Senayan harus mampu mempermudah kegiatan
administrasi perpustakaan. Jika melihat menu-menu yang disediakan Senayan, perangkat lunak ini mampu menjalankan
fungsi administrasi yang ada di perpustakaan. Kegiatan pengolahan, peminjaman, pengembalian, pemesanan koleksi,
penyiangan, manajemen anggota, fasilitas pencetakan barcode (barcode koleksi dan anggota) serta berbagai jenis
laporan Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan
pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan
menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Menu-menu yang ada di Senayan antara lain menu bibliografi,
sirkulasi, keanggotaan, OPAC (online public access catalog), stocktake (penyiangan), master file, system, laporan dan
kedepan akan tersedia menu pengolah koleksi terbitan berkala dan multimedia. Sebagai perangkat lunak yang
termasuk dalam kategori FOSS, Senayan berkembang sangat cepat. Sejak dirilis akhir tahun 2007 sampai dengan
sekarang, perangkat lunak ini telah mencapai versi Senayan3-Stable9. Senayan3-Stable9 ini merupakan
penyempurnaan dari Senayan-Senayan versi sebelumnya yang dirasa masih memiliki berbagai kekurangan.
Perkembangan yang cepat ini tidak lepas dari kontribusi pengguna Senayan yang dengan senang hati akan memberikan
laporan terkait dengan kelemahan atau kekurangan yang ada di Senayan. Dari laporan pengguna ini pengembang
Senayan kemudian melakukan penyempurnaan. Para pengguna Senayan dapat berkomunikasi, memberikan laporan
terkait dengan kelemahan yang ada di Senayan serta berbagi pengalaman dalam pemanfaatan Senayan melalui milist
ics-isis@yahoogroups.com atau menu bugs and report yang tersedia di website resmi Senayan
(www.senayan.diknas.go.id). Plus dan Minus Senayan Saat ini banyak FOSS yang dapat digunakan untuk
membangun otomasi perpustakaan. Akan tetapi pengembang FOSS tidak memberikan garansi atas pemanfaatnya
produk-produknya. Dengan kata lain apabila terdapat kekurangan terhadap perangkat lunak, pengembang FOSS tidak
memberikan garansi untuk memperbaiki kekurangan yang ada. Untuk itu sebelum memilih salah satu FOSS yang akan
digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan, perpustakaan perlu melakukan penilaian terhadap sebuah FOSS
sebelum FOSS tersebut digunakan. Penilaian ini perlu dilakukan agar perpustakaan tidak salah pilih dan menyesal
kemudian hari karena menggunakan FOSS yang memiliki banyak kelemahan atau kekurangan. Berdasarkan
pengamatan penulis perangkat lunak ini memiliki banyak nilai plus atau keunggulan dan hanya memiliki nilai minus atau
sedikit kekurangan. Nilai plus atau kelebihan yang dimiliki perangkat lunak ini adalah: 1. Senayan dapat diperoleh dan
digunakan secara gratis Perangkat lunak merupakan salah satu komponen penting dalam implementasi otomasi
perpustakaan. Sayangnya tidak semua perpustakaan mampu menyediakan perangkat lunak untuk otomasi
perpustakaan. Hal ini disebabkan karena harga perangkat lunak otomasi sulit dijangkau oleh banyak perpustakaan di
Tanah Air. Kehadiran Senayan sebagai salah satu perangkat lunak otomasi berbasis FOSS menjadi solusi terkait
sulitnya dengan pengadaan perangkat lunak otomasi karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis. 2.
Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan Menurut Saffady sebuah perangkat lunak otomasi perpustakaan
minimal memiliki fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi serta on-line public access catalog atau OPAC (Saffady dalam
Anctil dan Bahesti, 2004: 4). Senayan tidak hanya menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC.
Senayan menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak
barcode (baik barcode anggota maupun barcode buku), penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital. 3.
Senayan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman interpreter Senayana dibangun dengan menggunakan
PHP sebagai bahasa pemrograman. PHP merupakan bahasa pemrograman interpreter yang memungkinkan untuk
dimodifikasi. Dengan demikian maka perpustakaan memungkinkan memodifikasi Senayan sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan. 4. Senayan dikembangankan oleh sumber daya manusia lokal Senayan dikembangan oleh sumber
daya manusia lokal, atau dikembangkan oleh SDM bangsa Indonesia. Kondisi ini memberikan keuntungan bagi
perpustakaan dan pengguna Senayan. Keuntungan tersebut adalah Senayan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan di
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
Tanah Air dan pengguna Senayan dapat berkomunikasi dengan mudah dengan para pengembang Senayan jika
mengalami masalah dalam pemanfaatan Senayan. 5. Instalasi Mudah dilakukan Sebagai perangkat lunak yang
tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi Senayan mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi
windows maupun system operasi linux. 6. Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows. Windows ataupun
linux merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh perpustakaan di Indonesia. Senayan mampu berjalan
stabil di dua sistem operasi tersebut. Dengan demikian maka perpustakaan pengguna sistem operasi windows maupun
linux tidak perlu khawatir tidak dapat menggunakan Senayan karena tidak mampu berjalan disalah satu sistem operasi.
7. Memiliki dokumentasi yang lengkap Dokumentasi (modul dan manual) memiliki peranan penting dalam
pengembangan sebuah perangkat lunak, termasuk FOSS. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau
calon pengguna dalam memperlajari sebuah perangkat lunak. Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon
pengguna Senayan dapat dengan mudah mempelajari Senayan. 8. Memiliki prospek pengembangan yang jelas
Perkembangan Senayan terjadi sangat cepat dalam kurun waktu 2 tahun perangkat lunak it uterus memperbaiki diri.
Perbaikan ini terlihat dari banyaknya versi yang telah dirilis ke publik. Kondisi ini mencerminkan bahwa perangkat lunak
ini memiliki prospek pengembangan. Apabila perangkat lunak ini terus diperbaharui maka pengguna Senayan yang akan
memperoleh manfaatnya dari perbaikan terhadap kelemahan serta fasilitas tambahan yang disediakan dalam versi
Senayan terbaru. 9. Memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang Senayan menggunakan
icsisis@yahoogroups.com sebagai forum komunikasi antar sesama pengguna Senayan atau pengembang Senayan.
Keberadaan forum pengguna ini memungkinkan pengguna saling bertukar pengalaman terkait dengan pemanfaatan
Senayan atau berkomunikasi dengan pengembangan jika mengalami kesulitan dalam pemanfaatan Senayan. Dengan
demikian calon pengguna tidak perlu bingung kemana mereka berkonsultasi jika mengalami masalah dalam
pemanfaatan Senayan, pengguna dapat berkonsultasi melalui milist ini. Sedangkan nilai minus atau kekurangan dari
Senayan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan berbasis free open source software adalah: 1. Kompatibilitas
web browser Untuk mengakses Senayan diperlukan web browser. Sayangnya tidak semua web browser mampu
menjalankan aplikasi ini dengan sempurna. perangkat lunak ini merekomendasikan mozilla firefox sebagai web browser.
Sehingga jika penggunakan web browser selain mozilla firefox mampu tampilan Senayan tidak akan muncul secara
sempurna. Misalnya ada beberapa menu yang akan tertutupi oleh banner jika pengguna menggunakan internet
eksplorer sebagai web browser. Namun jika hanya digunakan untuk mengakses OPAC (online public access catalog)
semua web browser dapat digunakan. 2. Otoritas akses file Senayan menyediakan fasilitas upload (unggah) file.
Dengan fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat menyajikan koleksi digital yang dimiliki perpustakaan, seperti e-book,
e-journal, skripsi digital, tesis digital dan koleksi digital lainnya. Namun fasilitas upload file ini tidak dilengkapi dengan
pembagian otoritas akses file. Akibatnya setiap koleksi digital yang telah di upload ke dalam Senayan berarti dapat
diakses oleh semua orang. Kondisi ini tentu sedikit mengkhawatirkan jika koleksi digital yang diupload adalah skripsi,
tesis atau laporan penelitian digital. Skripsi digital, tesis atau laporan penelitian digital dibatasi aksesnya karena koleksi
digital jenis rentan dengan masalah plagiasi. Pra Instalasi Di atas telah dikemukakan berbagai alasan mengapa
sebuah perpustakaan menggunakan Senayan sebagai perangkat lunak otomasinya. Lalu bagaimana jika sebuah
perpustakaan berencana mengimplementasikan Senayan untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebelum
melalukan instalasi sehingga perpustakaan mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan dengan menggunakan
Senayan, ada beberapa hal yang perlu disiapkan. 1. Perangkat keras Perangkat keras yang dibutuhkan agar Senayan
mampu berjalan dengan stabil adalah: 1.1. Komputer Senayan termasuk dalam kategori aplikasi berbasis web. Aplikasi
berbasis web ini membutuhkan dua jenis computer, yaitu computer server dan computer client. Computer server
merupakan computer yang berfungsi sebagai tempat meletakkan program Senayan, di dalam computer inilah Senayan
akan diinstalasi. Sedangkan computer client merupakan computer yang digunakan untuk menjalankan atau
mengoperasikan Senayan. Komputer client tidak perlu diinstalasi aplikasi Senayan agar mampu menggunakan Senayan,
tetapi cukup mampu mengakses computer server yang telah diinstalasi Senayan. Kebutuhan minimal komputer server
agar dapat diinstalasi aplikasi Senayan adalah komputer dengan spesifikasi minimal prosesor generasi ke III (Pentium
III) dengan RAM minimal 256. Sedangkan spesifikasi minimal komputer client adalah computer ini mampu berkomunikasi
atau mengakses server yang telah diinstalasi aplikasi Senayan. Idealnya computer yang dibutuhkan dalam operasional
adalah tiga unit. Satu unit difungsikan sebagai server, dan dua unit lainnya difungsikan sebagai computer client yang
diperuntukkan bagi petugas untuk melakukan kegiatan pengolahan dan pelayanan serta diperuntukkan bagi pengguna
untuk mengakses OPAC (on-line public access catalog) yang disediakan aplikasi Senayan. Namun demikian, jika
perpustakaan yang akan menggunakan Senayan hanya memiliki satu unit komputer maka perpustakaan tersebut tetap
dapat melakukan instalasi Senayan, dengan catatan satu unit komputer tersebut difungsikan sebagai komputer client
dan server. 1.2. Barcode reader Barcode reader berfungsi sebagai alat bantu untuk membaca barcode koleksi dan
barcode anggota yang dicetak oleh aplikasi Senayan. Barcode reader memungkinkan proses pembacaan barcode lebih
cepat dan tepat. Dengan demikian penggunaan barcode reader bertujuan untuk menciptakan efisiensi waktu serta
efektifitas kerja. Dalam implementasi aplikasi Senayan, barcode reader adalah kebutuhan opsional. Artinya perangkat
keras ini dapat tersedia atau tidak. Apabila perpustakaan memiliki dana untuk pengadaan barcode reader maka
perpustakaan dapat membeli barcode reader sehingga proses kerja akan lebih cepat. Namun jika perpustakaan tidak
memiliki dana untuk membeli barcode reader maka perpustakaan tetap dapat mengimplementasikan Senayan dengan
catatan pembacaan nomor barcode dilakukan secara manual dengan menggunakan panca indra dan memasukkan
nomor barcode dengan cara mengetik. 1.3. Scanner atau kamera digital Scanner atau kamera digital digunakan untuk
mendokumentasikan sampul buku atau foto anggota. Dengan kedua perangkat ini sampul buku atau foto anggota
tersedia dalam format digital sehingga dapat diunggah ke dalam aplikasi Senayan. Dengan sampul buku dan foto
anggota maka tampilan aplikai Senayan akan semakin indah. Kedudukan perangkat keras ini juga termasuk kebutuhan
opsional, artinya boleh tersedia atau tidak. 1.4. Jaringan komputer Jaringan computer diperlukan jika impelementasi
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
aplikasi Senayan menggunakan dua atau lebih computer. Untuk membangun jaringan computer ini minimal diperlukan
switch hub, kabel utb, konektor dan kartu jaringan. 2. Perangkat lunak Perangkat lunak yang perlu disediakan
sebelum melakukan proses instalasi Senayan adalah: 2.1. Apache web server Apache adalah salah satu jenis aplikasi
web server. Aplikasi ini termasuk dalam aplikasi web server berbasis open source. Dengan aplikasi ini sebuah computer
akan berfungsi sebagai server. Di dalam server inilah Senayan akan diinstalasi. 2.2. MySQL MySQL merupakan
aplikasi yang berfungsi sebagai database tempat menyimpan berbagai transaksi data di dalam Senayan. MySQL
termasuk dalam kategori aplikasi database berbasis open source. Aplikasi ini termasuk aplikasi databae yang mampu
menampun data dalam jumlah besar. 2.3. PHP Senayan dibangun dengan menggunakan PHP. PHP merupakan
bahasa pemrograman berbasis open source dan termasuk dalam kategori bahasa pemrograman interpreter.
Penggunaan PHP memungkinkan sebuah aplikasi dimodifikasi oleh pengguna. Karena Senayan menggunakan PHP
maka aplikasi memungkinkan dimodifikasi oleh pengguna. 2.4. Web browser Web browser adalah aplikasi yang
digunakan untuk membuka internet atau aplikasi yang digunakan untuk mengakses sebuah situs. Contoh web browser
adalah mozilla firefox, internet explorer, nescape navigator dan opera. Senayan merupakan aplikasi berbasis web
sehingga memerlukan web browser untuk membuka atau mengakses perangkat lunak ini. Berbagai perangkat keras
dan perangkat lunak diatas dibutuhkan, baik Senayan akan diinstalasi dalam sistem operasi Windows maupun sistem
operasi Linux. Jika berbagai kebutuhan perangkat keras maupun perangkat lunak telah tersedia maka Senayan siap
untuk diinstalasi. Proses Instalasi Senayan mampu berjalan optimal di dua sistem operasi yaitu Windows dan Linux.
Sebelum melakukan instalasi Senayan pastikan bahwa kebutuhan perangkat lunak (Apache, MySQL dan PHP) telah
terinstalasi di dalam komputer server tempat aplikasi Senayan akan diinstalasi. Apabila berbagai perangkat lunak
tersebut belum diinstalasi maka instalasi Senayan tidak dapat dilakukan, kecuali pada sistem operasi windows yang
telah tersedia aplikasi Psenayan (portable senayan) yang di dalamnya terdiri dari aplikasi Senayan Apache, MySQL, dan
PHP sehingga tidak perlu melakukan instalasi Apache, MySQL dan PHP terlebih dahulu. Berikut ini disajikan proses
instalasi Senayan pada dua sistem operasi, baik sistem operasi windows maunpun linux. 1. Instalasi pada sistem
operasi linux Langkah-langkah instalasi Senayan pada sistem operasi linux antara lain: 1.1. Apache, MySQL dan PHP
telah terinstalasi 1.2. Unduh Senayan3-stable9 dari situs pengembangan Senayan di www.Senayan.diknas.go.id 1.3.
Salin Senayan3-stable9 ke dalam web root folder document (misalnya untuk distro fedora berada di folder
var/www/html/) 1.4. Buat database sesuai dengan nama database yang ada pada file sysconfig.inc.php 1.5. Import
database instalasi (berisi struktur database) kedalam database yang baru dibuat dari folder sql yang ada dalam folder
Senayan 1.6. Import database sample_data untuk memperoleh contoh data pada Senayan yang baru diinstalasi dari
folder sql yang ada dalam folder Senayan 1.7. Buka web browser dan ketikkan http://localhost/senayan. Apabila setelah
mengetikkan http://localhost/senayan dan muncul halaman OPAC Senayan maka proses instalasi telah berhasil.
Gambar 1. Halaman OPAC Senayan Instalasi Pada sistem operasi windows. Langkah instalasi Senayan pada sistem
operasi windows lebih sederhana dan mudah dibangkah langkah-langkah instalasi pada sistem operasi linux. Langkahlangkah
instalasi Senayan pada sistem operasi windows adalah: 2.1. Unduh Psenayan (instalasi senayan pada sistem
operasi windows) dari www.senayan.diknas.go.id 2.2. Salin folder Psenayan yang telah diunduh ke salah satu drive
komputer yang akan diinstalasi Senayan (misalnya drive C, drive D dan seterusnya) 2.3. Masuk ke dalam folder
Psenayan dan tekan dua kali apache_start.bat serta mysql_start.bat untuk menghidupkan fasilitas web server dan
database 2.4. Buka web browser dan ketikkan http://localhost maka akan muncul halaman OPAC Senayan seperti
yang telah ditampilkan di depan. Operasional dan Backup data Setelah melakukan instalasi, maka Senayan siap
dioperasionalkan. Melalui perangkat lunak itu pengelola perpustakaan atau pustakawan dapat melakukan kegiatan
pengolahan koleksi perpustakaan, pelayanan koleksi perpustakaan melalui layanan sirkulasi, serta aktivitas administratif
lainya. Kegiatan ini dapat dilakukan melalui berbagai menu yang disediakan oleh Senayan seperti menu sistem,
masterfile, bibliografi, sirkulasi keanggotaan dan menu pelaporan. Untuk melakukan kegiatan pengolahan atau
pelayanan sirkulasi pengelola perpustakaan harus masuk kedalam sistem dengan cara mengetikkan nama pengguna
dan password dengan terlebih dahulu menekan menu login yang ada di halaman atau menu OPAC (online public access
catalog). Hal ini perlu dilakukan karena ketika mengakses Senayan maka otomatis pengguna atau pengelola
perpustakaan akan dibawa ke menu OPAC. Menu OPAC merupakan menu yang diperuntukkan bagi pengguna
perpustakaan untuk menelusur koleksi yang dimiliki perpustakaan. Pada menu ini pengguna hanya dapat menelusur dan
tidak dapat melakukan kegiatan pemasukkan data atau kegiatan perbaikan data. Nama pengguna dan password untuk
masuk kedalam menu administrasi atau pengelolaan Senayan adalah admin dan admin. Pengguna dapat merubah
nama pengguna dan password sesuai dengan keinginan jika sudah masuk ke dalam menu pengelolaan atau
administrasi Senayan. Setelah berhasil login maka pengguna Senayan akan melihat halaman administrator program.
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan kegiatan pengolahan, pelayanan sirkulasi, manajemen anggota serta
kegiatan manipulasi data lainnya. Setelah melakukan berbagai kegiatan (pengolahan ataupun pelayanan) dengan
menggunakan Senayan, maka di dalam database perangkat lunak ini terjadi transaksi data yang merubah komposisi
data pada database. Database bersifat dinamis dan terus berubah dari waktu ke waktu sesuai dengan volume kegiatan
yang dilakukan oleh staf perpustakaan atau pustakawan. Database atau file-file yang diunggah ke dalam Senayan akan
bertambah dari hari ke hari. Untuk memastikan bahwa data atau file-file yang diunggah ke dalam Senayan tetap aman
dari ancaman kerusakan maka diperlukan kegiatan backup data atau membuat cadangan data. Kegiatan backup data
atau cadangan data merupakan usaha yang bertujuan untuk memastikan bahwa sebuah perangkat lunak beserta data
yang ada di dalamnya tetap aman dari berbagai ancaman kerusakan. Backup data dilakukan untuk menghindari atau
meminimalkan potensi kerusakan data pada sebuah perangkat lunak apabila terjadi kerusakan pada perangkat lunak itu
sendiri atau perangkat keras tempat perangkat lunak tersebut diinstalasi. Backup data pada Senayan sebenarnya terdiri
dari dua jenis yaitu backup database Senayan(backup metadata) dan backup skrip program Senayan beserta file-file
yang telah diunggah ke dalam Senayan. Backup database dilakukan dengan cara ekspor database Senayan kemudian
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
dimasukkan ke dalam eksternal memory(media penyimpan seperti CD, DVD dan hardisk eksternal). Untuk backup skrip
program Senayan beserta file-file yang telah diunggah didalamnya dilakukan dengan cara menyalin skrip program
Senayan ke dalam eksternal memory(media penyimpan seperti CD, DVD dan hardisk eksternal). Apabila backup
database dan skrip program telah dilakukan langkah selanjutnya adalah menyimpan eksternal memory yang digunakan
untuk menyimpan hasil backup data ditempat yang aman. Hal ini dilakukan agar jika sewaktu-waktu backup data
tersebut diperlukan dapat ditemukan dan digunakan secara cepat. Penutup Pada tulisan di atas telah dijelaskan
tentang Senayan, keunggulan dan kelemahan, persiapan sebelum instalasi, instalasi, operasional serta backup data.
Dari tulisan di atas juga dapat diketahui bahwa untuk implementasi Senayan sebagai perangkat lunak otomasi
perpustakaan tidak diperlukan dana yang besar. Hanya dengan bermodal satu unit komputer generasi ketiga (Pentium
III), perpustakaan dapat memulai mengimplementasikan Senayan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan.
Kehadiran Senayan merupakan peluang bagi perpustakaan di Tanah Air yang tidak ditopang dengan dana yang
memadai untuk lebih maju dan menjelma sebagai perpustakaan idaman pengguna perpustakaan. Perpustakaan yang
tidak didukung dana yang besar dapat berdiri sejajar dengan perpustakaan yang ditopang dengan dana besar dalam
usaha mewujudkan perpustakaan idaman pengguna. Saat ini yang diperlukan adalah tekat pengelola perpustakaan
atau pustakawan untuk belajar menggunakan aplikasi berbasis free open source software seperti Senayan. Dengan
belajar menggunakan aplikasi berbasis free open source software seperti Senayan maka pengelola perpustakaan akan
mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan secara mandiri tanpa bergantung pada orang-orang di luar
perpustakaan. Dengan demikian tidak ada lagi alasan perpustakaan tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan.
Daftar Pustaka Hakim, Heri Abi Burachman. 2007. Evaluasi Kualitas OpenBiblio Sebagai Perangkat Lunak Otomasi
Perpustakaan Berbasis Open source. Dalam Fihris, Volume 2, Nomor 1. Lasa HS. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan.
Yogyakarta, Kanisius Pendit, Laxman Putu dkk. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan
Tinggi Indonesia. Yogyakarta, Sagung Seto. Purwoko; Hakim, Heri Abi Burachman dan Surachman, Arif. 2006.
“Kajian Awal Aplikasi Open source untuk Otomasi Perpustakaan: Studi Kasus X-igloo, OpenBiblio, Weblis,
PhpMyLibrary. Dalam Fihris, Volume 1, Nomor 1. Senayan Developer Community. Manual Senayan Versi Tiga:
Berdasarkan Senayan3-Stable 8. Jakarta, Senayan Developer Community. Vimal Kumar V. 2007. “Selection
and Management of Open source Software in Libraries”. Dalam http://eprints.relis.org. tanggal 3 Maret 2007,
Pukul 10.00 Wahono, Romi Satria. 2006. “Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan
Sistem Otomasi Perpustakaan”. Dalam www.ilmukomputer.com tanggal 27 Februari 2007, Pukul 09.00.
heri abi
http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id Powered by Joomla! Generated: 28 May, 2010, 19:53
APLIKASI SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN (OPEN BIBLIO) BERBASIS OPEN SOURCE
Sistem otomasi perpustakaan perlu diterapkan untuk meningkatkan kwalitas layanan perpustakaan. Adapun tujuan penulisan dalam laporan ini antara lain untuk mengimplementasikan softwere otomasi perpustakaan "Open Biblio" berbasis Open Source, mengetahui kelemahan dan keuntungan dan untuk mengkaji lebih dalam lagi.
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah melalui observasi, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi. Aplikasi Sistem Otomasi Perpustakaan (Open Biblio) Berbasis Open Source di Laboratorium Perpustakaan Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta meliputi: admin (administrator, staf, seting perpustakaan, pengaturan jenis anggota, cantuman anggota, tipe pustaka, koleksi, hak penjam, tema, bantuan), pengolahan (katalogisasi, input data, barcode), sirkulasi (pendaftaran anggota, peminjaman, pengebalian, peranjangan, pemesanan dan bantuan pengguna), laporan (pengolahan, sirkulasi) dan OPAC.
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah melalui observasi, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi. Aplikasi Sistem Otomasi Perpustakaan (Open Biblio) Berbasis Open Source di Laboratorium Perpustakaan Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta meliputi: admin (administrator, staf, seting perpustakaan, pengaturan jenis anggota, cantuman anggota, tipe pustaka, koleksi, hak penjam, tema, bantuan), pengolahan (katalogisasi, input data, barcode), sirkulasi (pendaftaran anggota, peminjaman, pengebalian, peranjangan, pemesanan dan bantuan pengguna), laporan (pengolahan, sirkulasi) dan OPAC.
Penggunaan CDS/ISIS dalam otomasi perpustakaan
Mengapa Menggunakan CDS/ISIS
Perkembangan program otomasi tersebut belakangan ini seakan-akan berhenti bahkan di beberapa perpustakaan program otomasi tersebut seakan-akan menjadi bumerang seiring dengan terjadinya krisis moneter dan krisis ekonomi pada satu tahun terakhir ini. Beberapa perpustakaan tidak lagi memiliki dana cukup untuk memelihara perangkat keras dan perangkat lunak mereka. Anggaran perpustakaan dipotong antara 20 sampai 40 persen. Tanpa dipotongpun sebenarnya anggaran perpustakaan sudah sangat minim. Keadaan ini dibenarkan oleh pernyataan pemerintah melalui Mendikbud, Wardiman Djojonegoro (1997), bahwa anggaran pemerintah untuk pengadaan buku (baca:anggaran perpustakaan) masih sangat terbatas. Pemerintah sendiri masih dibantu oleh World Bank untuk pengadaan buku. Oleh karena itu Mendikbud menyarankan agar perpustakaan diupayakan sendiri, misalnya melalui sumbangan BP3 atau usaha lain tanpa harus menunggu dari pemerintah (Suara Pembaruan, Selasa 18-03-1997). Saat ini krisis moneter dan ekonomi tersebut melanda kita semakin parah. Untuk periode Januari sampai Juli 1998 saja laju inflasi sudah mencapai 59,1 %, sementara tahun depan diperkirakan mencapai 66 % (Republika, Sabtu 8 Agustus 1998). Keadaan ini memaksa beberapa perpustakaan melakukan realokasi anggarannya antara lain dengan mengurangi pembelian buku, mengurangi langganan jurnal, mengurangi jam layanan tambahan (lembur), mengurangi jenis layanan, menunda atau menghentikan program otomasi perpustakaan, terutama bila program otomasi tersebut sangat tergantung kepada vendor asing.
Perpustakaan dengan kondisi anggaran yang tidak terlalu besar mengarahkan program otomasi perpustakaannya terhadap penggunaan perangkat lunak gratis namun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan dapat mempercayakan kepada perangkat lunak CDS/ISIS keluaran UNESCO. Program ini selain gratis dan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan setempat, juga mempunyai keunggulan-keunggulan komparatif yang cukup tinggi dibandingkan dengan perangkat lunak sejenis. Beberapa kelebihan CDS/ISIS antara lain sebagai berikut:
o Fasilitas ruas panjang tidak tetap (variable length field)
o Ruas tidak wajib (optional field)
o Satu berkas sungsang untuk semua ruas (single inverted file)
o Ruas terulangkan (repeatable field)
o Pembatas kata carian (search term delimiter)
o Petunjuk penjajaran (filing information)
Mengapa Menggunakan SIPISIS
Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul opac. Oleh karena itu banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas untuk kepentingannya sendiri. UPT perpustakaan IPB mencoba untuk mengembangkan modul-modul di atas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan IPB yang semakin mendesak untuk melakukan otomasi kontrol sirkulasi/peminjaman koleksi dan kontrol pengadaan pustaka (akuisisi) dan OPAC. Pada tahun 1994 tim perpustakaan IPB mulai mengembangkan perangkat lunak interface untuk kontrol sirkulasi dan akuisisi yang diintegrasikan kedalam CDS/ISIS dan diberi nama program SIPISIS. Program ini dikembangkan sejak tahun 1994 dan saat ini sudah mencapai versi 2.7. Terhadap program SIPISIS tersebut telah dilakukan uji coba yang sangat panjang dan pada akhirnya dirilis pada tahun 1996. Perangkat lunak SIPISIS ini tadinya hanya direncanakan untuk digunakan sendiri oleh UPT Perpustakaan IPB. Namun karena banyak permintaan dari perpustakaan lain untuk dapat mengkopi program ini, sedangkan program tersebut harus terus-menerus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan perpustakaan, maka UPT Perpustakaan IPB dapat memberikan copy program ini apabila perpustakaan yang akan menggunakannya tersebut ikut memberikan kontribusi biaya pengembangan program.
SIPISIS adalah perangkat lunak atau program yang dirancang khusus untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga mudah digunakan.
SIPISIS dirancang-bangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Pascal CDS/ISIS, sehingga perpustakaan yang telah menggunakan CDS/ISIS standar UNESCO versi 2.3 keatas dapat memanfaatkannya.
SIPISIS dapat dioperasikan secara sendiri (stand alone) maupun dengan banyak pemakai (multi user) dalam suatu jaringan lokal (local area network). Program ini dapat dijalankan pada sistem jaringan NOVELL 3.XX , WINDOWS NT atau WINDOWS 95.
Keuntungan Menggunakan SIPISIS
SIPISIS memberikan beberapa keuntungan dibandingkan dengan software perpustakaan lainnya, yaitu:
1. Terpadu dan Mudah
SIPISIS dirancang dengan menggunakan bahasa Indonesia dan memberikan daftar menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan program. Pedoman menjalankan program diberikan secara komunikatif, sehingga hanya dengan pelatihan singkat operator akan mudah mengoperasikannya. Selain itu disediakan petunjuk instalasi yang sederhana sehingga membuat instalasi program dapat dilakukan sendiri. Program SIPISIS dirancang-bangun oleh suatu tim yang memiliki wawasan baik di bidang pemrograman maupun di bidang pengelolaan perpustakaan, sehingga program ini dengan baik memadukan kebutuhan perpustakaan dan fleksibilitas pemrograman. Diharapkan bahwa program ini akan memberi pemicu dan pendorong bagi pustakawan yang berminat di bidang automasi perpustakaan, sehingga suatu saat pustakawan dapat mengembangkan sendiri dan dapat membuat program baru berupa modul tambahan lain yang belum disediakan pada versi saat ini.
2. Praktis dan Cepat
SIPISIS dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian data peminjaman, pembuatan surat tagihan keterlambatan, penghitungan data jumlah peminjaman, penelusuran informasi buku, serta pemasukan dan penyuntingan data pengguna dan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan menuliskan tanggal dan kode operator pada tahap awalnya dan selanjutnya tinggal menuliskan Nomor Identitas Pengguna dan Nomor Registrasi Buku pada setiap transaksi, baik dengan pengetikan pada keyboard maupun dengan sistem barcode reader scanner. Pencarian data peminjaman dilakukan antara lain dengan menuliskan kunci pencarian pengguna (Nomor Identitas, Nama), kunci pencarian buku (Nomor Registrasi, Subjek, Pengarang), atau melalui kamus istilah. Pembuatan surat tagihan keterlambatan dilakukan dengan menuliskan tanggal kontrolnya. Penghitungan data jumlah peminjaman dilakukan dengan memilih pilihan dan menuliskan waktunya. Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kunci penelusuran atau melalui kamus istilah.
3. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang dihasilkan oleh SIPISIS sangat akurat dalam menunjang pengelola perpustakaan di bagian sirkulasi untuk proses pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi tentang peminjam, daftar pinjaman, dan deskripsi bibliografis buku. Menu pengembalian, perpanjangan, dan denda menampilkan peminjam, daftar pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari terlambat dan rupiah dendanya, serta status pengembalian atau perpanjangan. Informasi peminjam buku atau pinjaman pengguna dapat ditampilkan setiap saat. Surat tagihan keterlambatan dapat dibuat secara automatis. Data jumlah peminjaman berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat secara harian, bulanan, tahunan, atau waktu tertentu. Penelurusan buku selain memberikan informasi deskripsi bibliografis buku juga memberikan informasi apakah buku tersebut sedang dipinjam atau tidak.
4. Fleksibel
SIPISIS memberikan fleksibilitas di bidang sistem aplikasi dan pemilihan hardware. SIPISIS dapat dioperasikan secara stand alone maupun multi user, sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan dengan kemampuan perpustakaan serta dapat mengembangkannya secara bertahap.
5. Jaminan Pemeliharaan
Pemakai SIPISIS memperoleh jaminan pemeliharan yang kontinu dan murah. Pengembangan terus dilakukan secara berkelanjutan dan versi baru akan dirilis secara berkala yang dapat diperoleh dengan biaya murah bagi perpustakaan yang telah membeli program SIPISIS.
Spesifikasi Hardware
SIPISIS dijalankan di dalam CDS/ISIS. Oleh karenanya spesifikasi hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan SIPISIS harus sesuai seperti yang dibutuhkan oleh CDS/ISIS, yaitu minimal:
* 512 RAM (disarankan 640 RAM atau lebih)
* 1 atau 2 floppy disk drive
* 1 harddisk
* monitor monochrome atau berwarna
* printer (tidak mutlak)
Spesifikasi Software
SIPISIS dijalankan pada CDS/ISIS, dengan software penunjang teks editor dan software LAN yang digunakan dapat berupa Novell 3.XX, Windows NT atau Windows 95.
Spesifikasi Brainware
SIPISIS dapat dijalankan oleh operator yang biasa bekerja dengan CDS/ISIS.
Konfigurasi Hardware
Konfigurasi dapat dibuat secara stand alone maupun multi user, pada LAN NOVELL, WINDOWS 3.11, WINDOWS 95 atau WINDOWS NT dengan menggunakan komputer PC biasa.
Perkembangan program otomasi tersebut belakangan ini seakan-akan berhenti bahkan di beberapa perpustakaan program otomasi tersebut seakan-akan menjadi bumerang seiring dengan terjadinya krisis moneter dan krisis ekonomi pada satu tahun terakhir ini. Beberapa perpustakaan tidak lagi memiliki dana cukup untuk memelihara perangkat keras dan perangkat lunak mereka. Anggaran perpustakaan dipotong antara 20 sampai 40 persen. Tanpa dipotongpun sebenarnya anggaran perpustakaan sudah sangat minim. Keadaan ini dibenarkan oleh pernyataan pemerintah melalui Mendikbud, Wardiman Djojonegoro (1997), bahwa anggaran pemerintah untuk pengadaan buku (baca:anggaran perpustakaan) masih sangat terbatas. Pemerintah sendiri masih dibantu oleh World Bank untuk pengadaan buku. Oleh karena itu Mendikbud menyarankan agar perpustakaan diupayakan sendiri, misalnya melalui sumbangan BP3 atau usaha lain tanpa harus menunggu dari pemerintah (Suara Pembaruan, Selasa 18-03-1997). Saat ini krisis moneter dan ekonomi tersebut melanda kita semakin parah. Untuk periode Januari sampai Juli 1998 saja laju inflasi sudah mencapai 59,1 %, sementara tahun depan diperkirakan mencapai 66 % (Republika, Sabtu 8 Agustus 1998). Keadaan ini memaksa beberapa perpustakaan melakukan realokasi anggarannya antara lain dengan mengurangi pembelian buku, mengurangi langganan jurnal, mengurangi jam layanan tambahan (lembur), mengurangi jenis layanan, menunda atau menghentikan program otomasi perpustakaan, terutama bila program otomasi tersebut sangat tergantung kepada vendor asing.
Perpustakaan dengan kondisi anggaran yang tidak terlalu besar mengarahkan program otomasi perpustakaannya terhadap penggunaan perangkat lunak gratis namun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan dapat mempercayakan kepada perangkat lunak CDS/ISIS keluaran UNESCO. Program ini selain gratis dan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan setempat, juga mempunyai keunggulan-keunggulan komparatif yang cukup tinggi dibandingkan dengan perangkat lunak sejenis. Beberapa kelebihan CDS/ISIS antara lain sebagai berikut:
o Fasilitas ruas panjang tidak tetap (variable length field)
o Ruas tidak wajib (optional field)
o Satu berkas sungsang untuk semua ruas (single inverted file)
o Ruas terulangkan (repeatable field)
o Pembatas kata carian (search term delimiter)
o Petunjuk penjajaran (filing information)
Mengapa Menggunakan SIPISIS
Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul opac. Oleh karena itu banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas untuk kepentingannya sendiri. UPT perpustakaan IPB mencoba untuk mengembangkan modul-modul di atas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan IPB yang semakin mendesak untuk melakukan otomasi kontrol sirkulasi/peminjaman koleksi dan kontrol pengadaan pustaka (akuisisi) dan OPAC. Pada tahun 1994 tim perpustakaan IPB mulai mengembangkan perangkat lunak interface untuk kontrol sirkulasi dan akuisisi yang diintegrasikan kedalam CDS/ISIS dan diberi nama program SIPISIS. Program ini dikembangkan sejak tahun 1994 dan saat ini sudah mencapai versi 2.7. Terhadap program SIPISIS tersebut telah dilakukan uji coba yang sangat panjang dan pada akhirnya dirilis pada tahun 1996. Perangkat lunak SIPISIS ini tadinya hanya direncanakan untuk digunakan sendiri oleh UPT Perpustakaan IPB. Namun karena banyak permintaan dari perpustakaan lain untuk dapat mengkopi program ini, sedangkan program tersebut harus terus-menerus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan perpustakaan, maka UPT Perpustakaan IPB dapat memberikan copy program ini apabila perpustakaan yang akan menggunakannya tersebut ikut memberikan kontribusi biaya pengembangan program.
SIPISIS adalah perangkat lunak atau program yang dirancang khusus untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga mudah digunakan.
SIPISIS dirancang-bangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Pascal CDS/ISIS, sehingga perpustakaan yang telah menggunakan CDS/ISIS standar UNESCO versi 2.3 keatas dapat memanfaatkannya.
SIPISIS dapat dioperasikan secara sendiri (stand alone) maupun dengan banyak pemakai (multi user) dalam suatu jaringan lokal (local area network). Program ini dapat dijalankan pada sistem jaringan NOVELL 3.XX , WINDOWS NT atau WINDOWS 95.
Keuntungan Menggunakan SIPISIS
SIPISIS memberikan beberapa keuntungan dibandingkan dengan software perpustakaan lainnya, yaitu:
1. Terpadu dan Mudah
SIPISIS dirancang dengan menggunakan bahasa Indonesia dan memberikan daftar menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan program. Pedoman menjalankan program diberikan secara komunikatif, sehingga hanya dengan pelatihan singkat operator akan mudah mengoperasikannya. Selain itu disediakan petunjuk instalasi yang sederhana sehingga membuat instalasi program dapat dilakukan sendiri. Program SIPISIS dirancang-bangun oleh suatu tim yang memiliki wawasan baik di bidang pemrograman maupun di bidang pengelolaan perpustakaan, sehingga program ini dengan baik memadukan kebutuhan perpustakaan dan fleksibilitas pemrograman. Diharapkan bahwa program ini akan memberi pemicu dan pendorong bagi pustakawan yang berminat di bidang automasi perpustakaan, sehingga suatu saat pustakawan dapat mengembangkan sendiri dan dapat membuat program baru berupa modul tambahan lain yang belum disediakan pada versi saat ini.
2. Praktis dan Cepat
SIPISIS dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian data peminjaman, pembuatan surat tagihan keterlambatan, penghitungan data jumlah peminjaman, penelusuran informasi buku, serta pemasukan dan penyuntingan data pengguna dan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan menuliskan tanggal dan kode operator pada tahap awalnya dan selanjutnya tinggal menuliskan Nomor Identitas Pengguna dan Nomor Registrasi Buku pada setiap transaksi, baik dengan pengetikan pada keyboard maupun dengan sistem barcode reader scanner. Pencarian data peminjaman dilakukan antara lain dengan menuliskan kunci pencarian pengguna (Nomor Identitas, Nama), kunci pencarian buku (Nomor Registrasi, Subjek, Pengarang), atau melalui kamus istilah. Pembuatan surat tagihan keterlambatan dilakukan dengan menuliskan tanggal kontrolnya. Penghitungan data jumlah peminjaman dilakukan dengan memilih pilihan dan menuliskan waktunya. Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kunci penelusuran atau melalui kamus istilah.
3. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang dihasilkan oleh SIPISIS sangat akurat dalam menunjang pengelola perpustakaan di bagian sirkulasi untuk proses pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi tentang peminjam, daftar pinjaman, dan deskripsi bibliografis buku. Menu pengembalian, perpanjangan, dan denda menampilkan peminjam, daftar pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari terlambat dan rupiah dendanya, serta status pengembalian atau perpanjangan. Informasi peminjam buku atau pinjaman pengguna dapat ditampilkan setiap saat. Surat tagihan keterlambatan dapat dibuat secara automatis. Data jumlah peminjaman berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat secara harian, bulanan, tahunan, atau waktu tertentu. Penelurusan buku selain memberikan informasi deskripsi bibliografis buku juga memberikan informasi apakah buku tersebut sedang dipinjam atau tidak.
4. Fleksibel
SIPISIS memberikan fleksibilitas di bidang sistem aplikasi dan pemilihan hardware. SIPISIS dapat dioperasikan secara stand alone maupun multi user, sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan dengan kemampuan perpustakaan serta dapat mengembangkannya secara bertahap.
5. Jaminan Pemeliharaan
Pemakai SIPISIS memperoleh jaminan pemeliharan yang kontinu dan murah. Pengembangan terus dilakukan secara berkelanjutan dan versi baru akan dirilis secara berkala yang dapat diperoleh dengan biaya murah bagi perpustakaan yang telah membeli program SIPISIS.
Spesifikasi Hardware
SIPISIS dijalankan di dalam CDS/ISIS. Oleh karenanya spesifikasi hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan SIPISIS harus sesuai seperti yang dibutuhkan oleh CDS/ISIS, yaitu minimal:
* 512 RAM (disarankan 640 RAM atau lebih)
* 1 atau 2 floppy disk drive
* 1 harddisk
* monitor monochrome atau berwarna
* printer (tidak mutlak)
Spesifikasi Software
SIPISIS dijalankan pada CDS/ISIS, dengan software penunjang teks editor dan software LAN yang digunakan dapat berupa Novell 3.XX, Windows NT atau Windows 95.
Spesifikasi Brainware
SIPISIS dapat dijalankan oleh operator yang biasa bekerja dengan CDS/ISIS.
Konfigurasi Hardware
Konfigurasi dapat dibuat secara stand alone maupun multi user, pada LAN NOVELL, WINDOWS 3.11, WINDOWS 95 atau WINDOWS NT dengan menggunakan komputer PC biasa.
Pentingnya Otomasi Perpustakaan
Ada beberapa hal yang menjadi sebab kita melakukan otomasi perpustakaan yaitu:
o Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan
Jika dahulu pemakai perpustakaan sudah puas dengan layanan baca di tempat dan peminjaman buku perpustakaan saja, maka saat ini layanan perpustakaan tidak cukup hanya dua macam layanan seperti di atas. Pemakai perpustakaan sekarang ini sudah menuntut jenis-jenis layanan lain seperti layanan informasi terbaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM dan lain-lain. Selain tuntutan terhadap jumlah layanan yang makin banyak, mutu layanannyapun semakin dituntut untuk lebih baik. Jawaban seperti “informasi yang anda cari tidak ada di perpustakaan kami” tidak lagi cukup. Pustakawan harus bisa memberi jawaban yang lebih memuaskan, misalnya dengan memberi alternatif informasi/artikel atau menunjukkan dimana informasi/artikel tersebut dapat diperoleh. Bahkan pustakawan dituntut untuk dapat membantu memperoleh artikel atau informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya sekalipun harus mendapatkannya di perpustakaan lain baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam rangka peningkatan mutu dan jumlah jenis layanan inilah peran teknologi komputer sangat diharapkan.
o Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing)
Seperti kita ketahui tidak ada satu perpustakaanpun di dunia ini yang bisa memenuhi koleksinya sendiri, maka setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Oleh karena itu penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membatu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpusakaannya masing-masing. Peran “union catalog” sangat besar dalam menyukseskan program penggunaan koleksi secara bersama ini. Union catalog yang baik adalah union catalog yang secara rutin isinya selalu diperbaharui. Disinilah teknologi komputer sangat berperan dalam mempercepat pembaharuan isi (updating) dari union catalog ini.
o Kebutuhan untuk mengefektifkan sumberdaya manusia
Sudah cukup lama pemerintah menerapkan kebijaksanaan “zero growth” untuk pegawai negeri. Hasil dari kebijakan pemerintah ini adalah semakin berkurangnya tenaga kerja di perpustakaan. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan dimana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi komputer. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang tadinya diperlukan lima sampai enam orang, dapat digantikan dengan satu unit komputer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Tenaga kerja yang lain dapat dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lain. Dengan efisiensi tenaga seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan tenaga untuk menyelenggarakan layanan-layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai.
o Tuntutan terhadap efisiensi waktu
Dulu pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai mungkin menuntut layanan tersebut hampir instan. Saat ini pertanyaan diajukan, saat itu pula jawaban diharapkan bisa diterima. Layanan yang demikian ini bisa dipenuhi hanya dengan bantuan teknologi komputer. Pemakai dapat mengirimkan permintaannya melalui elektronik mail (e-mail) yang pada saat itu pula dapat diterima oleh perpustakaan. Kemudian petugas perpusakaan melakukan akses ke pangkalan data/informasi yang ada di komputer baik di perpustakaannya atau di perpustakaan lain. Jawaban yang diperolehnya (hanya dalam beberapa saat) kemudian dikirim kembali kepada si penanya dengan menggunakan e-mail yang dalam waktu relatif singkat dapat diterima oleh si penanya.
o Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi
Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi komputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat.
o Keragaman informasi yang dikelola
Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan sebagainya saat ini juga dikoleksi oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi komputer. Selain itu untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama teknologi komputer.
o Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan
Jika dahulu pemakai perpustakaan sudah puas dengan layanan baca di tempat dan peminjaman buku perpustakaan saja, maka saat ini layanan perpustakaan tidak cukup hanya dua macam layanan seperti di atas. Pemakai perpustakaan sekarang ini sudah menuntut jenis-jenis layanan lain seperti layanan informasi terbaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM dan lain-lain. Selain tuntutan terhadap jumlah layanan yang makin banyak, mutu layanannyapun semakin dituntut untuk lebih baik. Jawaban seperti “informasi yang anda cari tidak ada di perpustakaan kami” tidak lagi cukup. Pustakawan harus bisa memberi jawaban yang lebih memuaskan, misalnya dengan memberi alternatif informasi/artikel atau menunjukkan dimana informasi/artikel tersebut dapat diperoleh. Bahkan pustakawan dituntut untuk dapat membantu memperoleh artikel atau informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya sekalipun harus mendapatkannya di perpustakaan lain baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam rangka peningkatan mutu dan jumlah jenis layanan inilah peran teknologi komputer sangat diharapkan.
o Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing)
Seperti kita ketahui tidak ada satu perpustakaanpun di dunia ini yang bisa memenuhi koleksinya sendiri, maka setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Oleh karena itu penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membatu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpusakaannya masing-masing. Peran “union catalog” sangat besar dalam menyukseskan program penggunaan koleksi secara bersama ini. Union catalog yang baik adalah union catalog yang secara rutin isinya selalu diperbaharui. Disinilah teknologi komputer sangat berperan dalam mempercepat pembaharuan isi (updating) dari union catalog ini.
o Kebutuhan untuk mengefektifkan sumberdaya manusia
Sudah cukup lama pemerintah menerapkan kebijaksanaan “zero growth” untuk pegawai negeri. Hasil dari kebijakan pemerintah ini adalah semakin berkurangnya tenaga kerja di perpustakaan. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan dimana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi komputer. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang tadinya diperlukan lima sampai enam orang, dapat digantikan dengan satu unit komputer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Tenaga kerja yang lain dapat dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lain. Dengan efisiensi tenaga seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan tenaga untuk menyelenggarakan layanan-layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai.
o Tuntutan terhadap efisiensi waktu
Dulu pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai mungkin menuntut layanan tersebut hampir instan. Saat ini pertanyaan diajukan, saat itu pula jawaban diharapkan bisa diterima. Layanan yang demikian ini bisa dipenuhi hanya dengan bantuan teknologi komputer. Pemakai dapat mengirimkan permintaannya melalui elektronik mail (e-mail) yang pada saat itu pula dapat diterima oleh perpustakaan. Kemudian petugas perpusakaan melakukan akses ke pangkalan data/informasi yang ada di komputer baik di perpustakaannya atau di perpustakaan lain. Jawaban yang diperolehnya (hanya dalam beberapa saat) kemudian dikirim kembali kepada si penanya dengan menggunakan e-mail yang dalam waktu relatif singkat dapat diterima oleh si penanya.
o Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi
Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi komputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat.
o Keragaman informasi yang dikelola
Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan sebagainya saat ini juga dikoleksi oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi komputer. Selain itu untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama teknologi komputer.
Athenaeum Light Mendigitalisasi Perpustakaan
Athenaeum Light Mendigitalisasi Perpustakaan
Perpustakaan sekolah biasanya hanya dikelola dengan seadanya. Seadanya dalam arti dikelola oleh sumber daya manusia seadanya, koleksi perpustakaan yang seadanya, perabotan yang seadanya serta gedung atau penataan ruang perpustakaan yang seadanya pula. Kalaupun ada perpustakaan sekolah yang dikelola secara moderen, jumlahnya tidak terlalu banyak dan hanya dilakukan oleh sekolah dengan dana yang memadai atau yang berdomisili di kota besar.
Pengelolaan yang seadanya ini menyebabkan perpustakaan tidak mampu menjelma sebagai institusi yang mampu menarik minat siswa untuk mengaksesnya. Padahal jika perpustakaan sekolah mampu menjelma sebagai institusi yang mampu menarik minat siswa untuk berkunjung atau mengakses perpustakaan maka perpustakaan sekolah dapat berperan dalam mendukung sukses belajar siswa serta mampu merangsang minat baca siswa.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menyulap perpustakaan sebagai institusi yang mampu menarik siswa untuk mengakses perpustakaan adalah dengan menerapkan otomasi perpustakaan. Secara sederhana otomasi perpustakaan dapat dipahami sebagai pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan. Pemanfaatan teknologi informasi disini meliputi semua aktivitas pengelola perpustakaan dan bukan hanya memanfaatkan komputer untuk kegiatan administrasi perpustakaan. Dengan otomasi perpustakaan, kegiatan pengolahan, pengadaan, pelayanan sirkulasi dan administrasi perpustakaan dilakukan secara otomatis menggunakan komputer.
Penerapan otomasi perpustakaan akan mencipkan efisiensi dan efiktivitas dalam pengelolaan perpustakaan. Hal ini karena aktivitas perpustakaan dilaksanakan dengan menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer. Bagi siswa implementasi otomasi perpustakaan dapat memotivasi siswa untuk mengakses perpustakaan karena dengan otomasi layanan yang diterima oleh siswa akan lebih cepat. Selain itu dengan menggunaan komputer dalam otomasi perpustakaan dapat menjadi daya tarik bagi siswa untuk berkunjung ke perpustakaan karena meraka akan tertarik untuk mengoperasikan komputer atau termotivasi untuk merasakan layanan perpustakaan dengan menggunakan komputer.
Tapi sayangnya tidak setiap perpustakaan sekolah mampu melakukan otomasi perpustakaan. Hal ini disebabkan karena pengelola perpustakaan serta pihak pengelola sekolah yang menaungi perpustakaan tidak mengerti bagaimana cara melakukan otomasi perpustakaan. Kurangnya pengetahuan tentang otomasi perpustakaan ini membangun persepsi bahwa otomasi perpustakaan adalah sesuatu yang mahal dan membutuhkan alokasi dana yang besar. Sekolah yang tidak memiliki dana besar atau yang tidak memiliki perhatian yang besar untuk pengembangan perpustakaan tentu akan berpikir dua kali untuk melakukan otomasi perpustakaan jika implementasi otomasi perpustakaan membutuhkan dana yang besar. Padahal jika memiliki pengetahuan tentang otomasi perpustakaan, otomasi perpustakaan saat ini bukanlah barang mewah yang untuk mendapatkannya diperlukan dana yang besar.
Selama ini persepsi bahwa otomasi perpustakaan adalah barang mewah dikarenakan biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan komputer dan perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan cukup besar. Harga komputer dan perangkat lunak otomasi perpustakaan mahal dan sulit dijangkau perpustakaan sekolah.
Namun jika mengikuti perkembangan teknologi informasi di dunia perpustakaan, saat ini otomasi perpustakaan bukalah barang mewah. Perpustakaan hanya perlu menyediakan komputer maka perpustakaan dapat melakukan otomasi perpustakaan. Dan saat ini harga perangkat keras semakin terjangkau. Perpustakaan tidak perlu lagi mengalokasikan anggaran untuk pengadaan perangkat lunak yang harganya terkadang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan harga perangkat keras. Hal ini disebabkan kerana perangkat lunak otomasi perpustakaan dapat diperoleh gratis oleh perpustakaan.
Salah satu perangkat lunak gratis yang dapat digunakan perpustakaan sekolah adalah athenaeum light. Athenaeum light adalah perangkat lunak gratis untuk otomasi perpustakaan yang dibuat oleh Sumware Consulting. Sumware consulting merupakan pengembang perangkat lunak otomasi perpustakaan komersil bernama athaneum pro dan atheneum light merupakan versi gratisnya. Perangkat lunak otomasi perpustakaan ini berjalan dengan baik di sistem operasi windows.
Layaknya perangkat lunak otomasi komersil, dalam perangkat lunak gratis (free ware) ini tersedia fasilitas pengelolaan data buku, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, laporan, cetak barcode, cetak label, statistik dan stock opname. Perangkat lunak ini sesuai untuk digunakan oleh perpustakaan sederhana yang tidak membutuhkan informasi yang kompleks seperti perpustakaan sekolah. Namun demikian, selain perpustakaan sekolah, jenis perpustakaan lainnya juga dapat menggunakan perangkat lunak ini sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan selama perpustakaan bersangkutan tidak membutuhkan informasi yang kompleks dari perangkat lunak otomasi. Untuk melihat profil lengkap dari perangkat lunak ini dapat dilihat pada http://sumware.co.nz/athenaeum/light.php.
Banyak perpustakaan sekolah di Tanah Air telah menggunakan athenaeum light sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Bahkan tidaknya hanya perpustakaan sekolah, perpustakaan pribadi, perpustakaan masjid, perpustakaan lembaga swadaya masyarakat dan perpustakaan perguruan tinggipun ada yang menggunakan perangkat lunak gratis ini sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Beberapa perpustakaan pengguna athenaum light antara lain Perpustakaan SMA Negeri 2 Medan, Perpustakaan Akademi Kebidanan Pemkot Bukit Tinggi, Perpustakaan Rumah Singgah Lentera, Perpustakaan Forum Indonesia Membaca, Perpustakaan Universitas Paramadina dan masih banyak perpustakaan lainnya.
Berdasarkan pantauan penulis terhadap mailing list pengguna athaneum light ( toolib@yahoogroups.com ) tampaknya tidak ada perpustakaan yang mengeluh dengan kinerja perangkat lunak ini. Kalaupun adanya keluhan, biasanya hanya berupa pertanyaan karena tidak dapat menggunakan beberapa fasilitas yang disediakan athaneum. Artinya walaupun perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis perangkat lunak ini berjalan stabil layaknya perangkat lunak komersil. Selain karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis dan kinerja perangkat lunak faktor lain yang memotivasi banyak perpustakaan menggunakan perangkat lunak ini adalah mudahnya instalasi, operasional perangkat lunak serta spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan tidak terlalu tinggi.
Instalasi athaneum light mudah dilakukan. Cukup dengan memindahkan folder athaneum ke salah satu drive yang ada dikomputer serta merubah hak akses terhadap folder athaneum tersebut maka athaneum light ini dapat digunakan. Untuk mempelajari proses instalasi serta operasional perangkat lunak dapat dilakukan dengan memperlajari modul athaneaum light yang tersedia. Perangkat lunak ini juga tidak mensyaratkan perangkat keras dengan spesifikasi tinggi. Versi terbaru dari athaneum light yaitu versi 8,5 mensyaratkan komputer berspesifikasi minimal pentium III agar perangkat lunak ini mampu berjalan normal.
Perangkat lunak serta modul athenaeum light dapat diperoleh di http://kali.openlib.info/. Situs ini merupakan situs resmi dari Komunitas Athaneaum Light Indonesia (KALI), komunitas pengguna athaneum light sekaligus komunitas yang dengan senang hati akan membantu pengguna dan calon pengguna athaneum light yang menghadapi masalah dalam pemanfaatan athaneum light.
Pengguna athaneum light tidak hanya memiliki web site KALI sebagai sarana bertanya dan mengetahui lebih jauh tentang athaneum. Pengguna dan calon pengguna athaneum light memiliki sebuah forum untuk berdiskusi. Forum diskusi tersebut adalah sebuah mailing list. Melalui mailing list ini pengguna dan calon pengguna dapat berdiskusi seputar pemanfaatkan dan kelemahan (bugs) athaneum light. Untuk berdiskusi melalaui Mailing list pengguna athaneum light anda dapat mengakses http://tech.groups.yahoo.com/group/toolib/
Perpustakaan sekolah biasanya hanya dikelola dengan seadanya. Seadanya dalam arti dikelola oleh sumber daya manusia seadanya, koleksi perpustakaan yang seadanya, perabotan yang seadanya serta gedung atau penataan ruang perpustakaan yang seadanya pula. Kalaupun ada perpustakaan sekolah yang dikelola secara moderen, jumlahnya tidak terlalu banyak dan hanya dilakukan oleh sekolah dengan dana yang memadai atau yang berdomisili di kota besar.
Pengelolaan yang seadanya ini menyebabkan perpustakaan tidak mampu menjelma sebagai institusi yang mampu menarik minat siswa untuk mengaksesnya. Padahal jika perpustakaan sekolah mampu menjelma sebagai institusi yang mampu menarik minat siswa untuk berkunjung atau mengakses perpustakaan maka perpustakaan sekolah dapat berperan dalam mendukung sukses belajar siswa serta mampu merangsang minat baca siswa.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menyulap perpustakaan sebagai institusi yang mampu menarik siswa untuk mengakses perpustakaan adalah dengan menerapkan otomasi perpustakaan. Secara sederhana otomasi perpustakaan dapat dipahami sebagai pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan. Pemanfaatan teknologi informasi disini meliputi semua aktivitas pengelola perpustakaan dan bukan hanya memanfaatkan komputer untuk kegiatan administrasi perpustakaan. Dengan otomasi perpustakaan, kegiatan pengolahan, pengadaan, pelayanan sirkulasi dan administrasi perpustakaan dilakukan secara otomatis menggunakan komputer.
Penerapan otomasi perpustakaan akan mencipkan efisiensi dan efiktivitas dalam pengelolaan perpustakaan. Hal ini karena aktivitas perpustakaan dilaksanakan dengan menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer. Bagi siswa implementasi otomasi perpustakaan dapat memotivasi siswa untuk mengakses perpustakaan karena dengan otomasi layanan yang diterima oleh siswa akan lebih cepat. Selain itu dengan menggunaan komputer dalam otomasi perpustakaan dapat menjadi daya tarik bagi siswa untuk berkunjung ke perpustakaan karena meraka akan tertarik untuk mengoperasikan komputer atau termotivasi untuk merasakan layanan perpustakaan dengan menggunakan komputer.
Tapi sayangnya tidak setiap perpustakaan sekolah mampu melakukan otomasi perpustakaan. Hal ini disebabkan karena pengelola perpustakaan serta pihak pengelola sekolah yang menaungi perpustakaan tidak mengerti bagaimana cara melakukan otomasi perpustakaan. Kurangnya pengetahuan tentang otomasi perpustakaan ini membangun persepsi bahwa otomasi perpustakaan adalah sesuatu yang mahal dan membutuhkan alokasi dana yang besar. Sekolah yang tidak memiliki dana besar atau yang tidak memiliki perhatian yang besar untuk pengembangan perpustakaan tentu akan berpikir dua kali untuk melakukan otomasi perpustakaan jika implementasi otomasi perpustakaan membutuhkan dana yang besar. Padahal jika memiliki pengetahuan tentang otomasi perpustakaan, otomasi perpustakaan saat ini bukanlah barang mewah yang untuk mendapatkannya diperlukan dana yang besar.
Selama ini persepsi bahwa otomasi perpustakaan adalah barang mewah dikarenakan biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan komputer dan perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan cukup besar. Harga komputer dan perangkat lunak otomasi perpustakaan mahal dan sulit dijangkau perpustakaan sekolah.
Namun jika mengikuti perkembangan teknologi informasi di dunia perpustakaan, saat ini otomasi perpustakaan bukalah barang mewah. Perpustakaan hanya perlu menyediakan komputer maka perpustakaan dapat melakukan otomasi perpustakaan. Dan saat ini harga perangkat keras semakin terjangkau. Perpustakaan tidak perlu lagi mengalokasikan anggaran untuk pengadaan perangkat lunak yang harganya terkadang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan harga perangkat keras. Hal ini disebabkan kerana perangkat lunak otomasi perpustakaan dapat diperoleh gratis oleh perpustakaan.
Salah satu perangkat lunak gratis yang dapat digunakan perpustakaan sekolah adalah athenaeum light. Athenaeum light adalah perangkat lunak gratis untuk otomasi perpustakaan yang dibuat oleh Sumware Consulting. Sumware consulting merupakan pengembang perangkat lunak otomasi perpustakaan komersil bernama athaneum pro dan atheneum light merupakan versi gratisnya. Perangkat lunak otomasi perpustakaan ini berjalan dengan baik di sistem operasi windows.
Layaknya perangkat lunak otomasi komersil, dalam perangkat lunak gratis (free ware) ini tersedia fasilitas pengelolaan data buku, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, laporan, cetak barcode, cetak label, statistik dan stock opname. Perangkat lunak ini sesuai untuk digunakan oleh perpustakaan sederhana yang tidak membutuhkan informasi yang kompleks seperti perpustakaan sekolah. Namun demikian, selain perpustakaan sekolah, jenis perpustakaan lainnya juga dapat menggunakan perangkat lunak ini sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan selama perpustakaan bersangkutan tidak membutuhkan informasi yang kompleks dari perangkat lunak otomasi. Untuk melihat profil lengkap dari perangkat lunak ini dapat dilihat pada http://sumware.co.nz/athenaeum/light.php.
Banyak perpustakaan sekolah di Tanah Air telah menggunakan athenaeum light sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Bahkan tidaknya hanya perpustakaan sekolah, perpustakaan pribadi, perpustakaan masjid, perpustakaan lembaga swadaya masyarakat dan perpustakaan perguruan tinggipun ada yang menggunakan perangkat lunak gratis ini sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Beberapa perpustakaan pengguna athenaum light antara lain Perpustakaan SMA Negeri 2 Medan, Perpustakaan Akademi Kebidanan Pemkot Bukit Tinggi, Perpustakaan Rumah Singgah Lentera, Perpustakaan Forum Indonesia Membaca, Perpustakaan Universitas Paramadina dan masih banyak perpustakaan lainnya.
Berdasarkan pantauan penulis terhadap mailing list pengguna athaneum light ( toolib@yahoogroups.com ) tampaknya tidak ada perpustakaan yang mengeluh dengan kinerja perangkat lunak ini. Kalaupun adanya keluhan, biasanya hanya berupa pertanyaan karena tidak dapat menggunakan beberapa fasilitas yang disediakan athaneum. Artinya walaupun perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis perangkat lunak ini berjalan stabil layaknya perangkat lunak komersil. Selain karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis dan kinerja perangkat lunak faktor lain yang memotivasi banyak perpustakaan menggunakan perangkat lunak ini adalah mudahnya instalasi, operasional perangkat lunak serta spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan tidak terlalu tinggi.
Instalasi athaneum light mudah dilakukan. Cukup dengan memindahkan folder athaneum ke salah satu drive yang ada dikomputer serta merubah hak akses terhadap folder athaneum tersebut maka athaneum light ini dapat digunakan. Untuk mempelajari proses instalasi serta operasional perangkat lunak dapat dilakukan dengan memperlajari modul athaneaum light yang tersedia. Perangkat lunak ini juga tidak mensyaratkan perangkat keras dengan spesifikasi tinggi. Versi terbaru dari athaneum light yaitu versi 8,5 mensyaratkan komputer berspesifikasi minimal pentium III agar perangkat lunak ini mampu berjalan normal.
Perangkat lunak serta modul athenaeum light dapat diperoleh di http://kali.openlib.info/. Situs ini merupakan situs resmi dari Komunitas Athaneaum Light Indonesia (KALI), komunitas pengguna athaneum light sekaligus komunitas yang dengan senang hati akan membantu pengguna dan calon pengguna athaneum light yang menghadapi masalah dalam pemanfaatan athaneum light.
Pengguna athaneum light tidak hanya memiliki web site KALI sebagai sarana bertanya dan mengetahui lebih jauh tentang athaneum. Pengguna dan calon pengguna athaneum light memiliki sebuah forum untuk berdiskusi. Forum diskusi tersebut adalah sebuah mailing list. Melalui mailing list ini pengguna dan calon pengguna dapat berdiskusi seputar pemanfaatkan dan kelemahan (bugs) athaneum light. Untuk berdiskusi melalaui Mailing list pengguna athaneum light anda dapat mengakses http://tech.groups.yahoo.com/group/toolib/
Software yang digunakan dalam otomasi perpustakaan
Saat ini setiap perpustakaan memerlukan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang pelayanannya kepada pengguna perpustakaan. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan mengaplikasikan sistem otomasi perpustakaan. Namun bagi beberapa perpustakaan yang mempunyai dana terbatas, perpustakaan sekolah dan taman bacaan misalnya, computerized systems adalah hal yang tidak mudah untuk diaplikasikan. Beberapa berpendapat sistem manual adalah pilihan terbaik bagi mereka.
Bagi Anda para pustakawan dengan dana terbatas, namun berkeinginan untuk melakukan otomatisasi perpustakaan, Anda dapat menggunakan solusi aplikasi opensource yang gratis namun memiliki fungsionalitas yang tak kalah dengan aplikasi perpustakaan berbayar. Para software creator di Indonesia ternyata telah banyak yang memproduksi aplikasi otomatisasi perpustakaan ini, misalnya Athenaeum Light (selanjutnya disingkat AT), IGLOO dan yang terbaru adalah SENAYAN.
Athenaeum Light, sebuah aplikasi perpustakaan yang dikembangkan oleh Didik Witono ini menyediakan semua kebutuhan dasar sebuah sistem dalam sebuah perpustakaan. Misalnya fasilitas peminjaman dan pengembalian, sistem pencetak barcode, katalog untuk pengguna, dan yang paling essensial di Athenaeum Light ada tersedianya fasilitas untuk membantu pustakawan melakukan stock opname.
Igloo adalah aplikasi berbasis web untuk meng-online-kan Database ISIS (CDS/ISIS dan WinISIS) ke media web. Igloo dibuat menggunakan PHP Scripting language ( www.php.net) dan PHP-OpenISIS sebagai backend untuk membaca database natif ISIS. PHP-OpenISIS merupakan port OpenISIS ke PHP dalam bentuk extension. OpenISIS itu sendiri merupakan command-line tool untuk membaca database natif ISIS. Untuk mengetahui lebih banyak tentang OpenISIS, silahkan kunjungi situsnya di http://www.openisis.org
Senayan merupakan open source Library Management System. Dikembangkan menggunakan teknologi open source seperti PHP dan MySQL. Senayan menyediakan banyak fitur seperti Bibliography database, Circulation, Membership dan masih banyak lagi, yang akan menolong fungsi otomastisai perpustakaan. Proyek ini disponsori oleh Pusat Informasi dan Humas Depdiknas dan berlisensi GPL v3.
Bagi Anda para pustakawan dengan dana terbatas, namun berkeinginan untuk melakukan otomatisasi perpustakaan, Anda dapat menggunakan solusi aplikasi opensource yang gratis namun memiliki fungsionalitas yang tak kalah dengan aplikasi perpustakaan berbayar. Para software creator di Indonesia ternyata telah banyak yang memproduksi aplikasi otomatisasi perpustakaan ini, misalnya Athenaeum Light (selanjutnya disingkat AT), IGLOO dan yang terbaru adalah SENAYAN.
Athenaeum Light, sebuah aplikasi perpustakaan yang dikembangkan oleh Didik Witono ini menyediakan semua kebutuhan dasar sebuah sistem dalam sebuah perpustakaan. Misalnya fasilitas peminjaman dan pengembalian, sistem pencetak barcode, katalog untuk pengguna, dan yang paling essensial di Athenaeum Light ada tersedianya fasilitas untuk membantu pustakawan melakukan stock opname.
Igloo adalah aplikasi berbasis web untuk meng-online-kan Database ISIS (CDS/ISIS dan WinISIS) ke media web. Igloo dibuat menggunakan PHP Scripting language ( www.php.net) dan PHP-OpenISIS sebagai backend untuk membaca database natif ISIS. PHP-OpenISIS merupakan port OpenISIS ke PHP dalam bentuk extension. OpenISIS itu sendiri merupakan command-line tool untuk membaca database natif ISIS. Untuk mengetahui lebih banyak tentang OpenISIS, silahkan kunjungi situsnya di http://www.openisis.org
Senayan merupakan open source Library Management System. Dikembangkan menggunakan teknologi open source seperti PHP dan MySQL. Senayan menyediakan banyak fitur seperti Bibliography database, Circulation, Membership dan masih banyak lagi, yang akan menolong fungsi otomastisai perpustakaan. Proyek ini disponsori oleh Pusat Informasi dan Humas Depdiknas dan berlisensi GPL v3.
Komponen Automasi Perpustakaan
1. Pangkalan Data
Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pengelolaan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorgani-sirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sulit ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data, ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeksan akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.
2. User/Pengguna
Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya. Dalam setiap program aplikasi, user mempunyai tingkatan yang berlainan. Misalnya di dalam otomigenx (aplikasi Automasi Perpustakaan Buatan Perpustakaan ITB) user dibagi menjadi dua yaitu administrator dan nonadministrator.
3. Perangkat Automasi
Perangkat automasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses automasi. Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu : a. Perangkat Keras, dan b. Perangkat Lunak Automasi.
Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pengelolaan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorgani-sirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sulit ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data, ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeksan akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.
2. User/Pengguna
Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya. Dalam setiap program aplikasi, user mempunyai tingkatan yang berlainan. Misalnya di dalam otomigenx (aplikasi Automasi Perpustakaan Buatan Perpustakaan ITB) user dibagi menjadi dua yaitu administrator dan nonadministrator.
3. Perangkat Automasi
Perangkat automasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses automasi. Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu : a. Perangkat Keras, dan b. Perangkat Lunak Automasi.
Langganan:
Postingan (Atom)
