Penggunaan CDS/ISIS dalam otomasi perpustakaan

Mengapa Menggunakan CDS/ISIS
Perkembangan program otomasi tersebut belakangan ini seakan-akan berhenti bahkan di beberapa perpustakaan program otomasi tersebut seakan-akan menjadi bumerang seiring dengan terjadinya krisis moneter dan krisis ekonomi pada satu tahun terakhir ini. Beberapa perpustakaan tidak lagi memiliki dana cukup untuk memelihara perangkat keras dan perangkat lunak mereka. Anggaran perpustakaan dipotong antara 20 sampai 40 persen. Tanpa dipotongpun sebenarnya anggaran perpustakaan sudah sangat minim. Keadaan ini dibenarkan oleh pernyataan pemerintah melalui Mendikbud, Wardiman Djojonegoro (1997), bahwa anggaran pemerintah untuk pengadaan buku (baca:anggaran perpustakaan) masih sangat terbatas. Pemerintah sendiri masih dibantu oleh World Bank untuk pengadaan buku. Oleh karena itu Mendikbud menyarankan agar perpustakaan diupayakan sendiri, misalnya melalui sumbangan BP3 atau usaha lain tanpa harus menunggu dari pemerintah (Suara Pembaruan, Selasa 18-03-1997). Saat ini krisis moneter dan ekonomi tersebut melanda kita semakin parah. Untuk periode Januari sampai Juli 1998 saja laju inflasi sudah mencapai 59,1 %, sementara tahun depan diperkirakan mencapai 66 % (Republika, Sabtu 8 Agustus 1998). Keadaan ini memaksa beberapa perpustakaan melakukan realokasi anggarannya antara lain dengan mengurangi pembelian buku, mengurangi langganan jurnal, mengurangi jam layanan tambahan (lembur), mengurangi jenis layanan, menunda atau menghentikan program otomasi perpustakaan, terutama bila program otomasi tersebut sangat tergantung kepada vendor asing.
Perpustakaan dengan kondisi anggaran yang tidak terlalu besar mengarahkan program otomasi perpustakaannya terhadap penggunaan perangkat lunak gratis namun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan dapat mempercayakan kepada perangkat lunak CDS/ISIS keluaran UNESCO. Program ini selain gratis dan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan setempat, juga mempunyai keunggulan-keunggulan komparatif yang cukup tinggi dibandingkan dengan perangkat lunak sejenis. Beberapa kelebihan CDS/ISIS antara lain sebagai berikut:
o Fasilitas ruas panjang tidak tetap (variable length field)
o Ruas tidak wajib (optional field)
o Satu berkas sungsang untuk semua ruas (single inverted file)
o Ruas terulangkan (repeatable field)
o Pembatas kata carian (search term delimiter)
o Petunjuk penjajaran (filing information)
Mengapa Menggunakan SIPISIS
Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul opac. Oleh karena itu banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas untuk kepentingannya sendiri. UPT perpustakaan IPB mencoba untuk mengembangkan modul-modul di atas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan IPB yang semakin mendesak untuk melakukan otomasi kontrol sirkulasi/peminjaman koleksi dan kontrol pengadaan pustaka (akuisisi) dan OPAC. Pada tahun 1994 tim perpustakaan IPB mulai mengembangkan perangkat lunak interface untuk kontrol sirkulasi dan akuisisi yang diintegrasikan kedalam CDS/ISIS dan diberi nama program SIPISIS. Program ini dikembangkan sejak tahun 1994 dan saat ini sudah mencapai versi 2.7. Terhadap program SIPISIS tersebut telah dilakukan uji coba yang sangat panjang dan pada akhirnya dirilis pada tahun 1996. Perangkat lunak SIPISIS ini tadinya hanya direncanakan untuk digunakan sendiri oleh UPT Perpustakaan IPB. Namun karena banyak permintaan dari perpustakaan lain untuk dapat mengkopi program ini, sedangkan program tersebut harus terus-menerus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan perpustakaan, maka UPT Perpustakaan IPB dapat memberikan copy program ini apabila perpustakaan yang akan menggunakannya tersebut ikut memberikan kontribusi biaya pengembangan program.
SIPISIS adalah perangkat lunak atau program yang dirancang khusus untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga mudah digunakan.
SIPISIS dirancang-bangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Pascal CDS/ISIS, sehingga perpustakaan yang telah menggunakan CDS/ISIS standar UNESCO versi 2.3 keatas dapat memanfaatkannya.
SIPISIS dapat dioperasikan secara sendiri (stand alone) maupun dengan banyak pemakai (multi user) dalam suatu jaringan lokal (local area network). Program ini dapat dijalankan pada sistem jaringan NOVELL 3.XX , WINDOWS NT atau WINDOWS 95.
Keuntungan Menggunakan SIPISIS
SIPISIS memberikan beberapa keuntungan dibandingkan dengan software perpustakaan lainnya, yaitu:
1. Terpadu dan Mudah
SIPISIS dirancang dengan menggunakan bahasa Indonesia dan memberikan daftar menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan program. Pedoman menjalankan program diberikan secara komunikatif, sehingga hanya dengan pelatihan singkat operator akan mudah mengoperasikannya. Selain itu disediakan petunjuk instalasi yang sederhana sehingga membuat instalasi program dapat dilakukan sendiri. Program SIPISIS dirancang-bangun oleh suatu tim yang memiliki wawasan baik di bidang pemrograman maupun di bidang pengelolaan perpustakaan, sehingga program ini dengan baik memadukan kebutuhan perpustakaan dan fleksibilitas pemrograman. Diharapkan bahwa program ini akan memberi pemicu dan pendorong bagi pustakawan yang berminat di bidang automasi perpustakaan, sehingga suatu saat pustakawan dapat mengembangkan sendiri dan dapat membuat program baru berupa modul tambahan lain yang belum disediakan pada versi saat ini.
2. Praktis dan Cepat
SIPISIS dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian data peminjaman, pembuatan surat tagihan keterlambatan, penghitungan data jumlah peminjaman, penelusuran informasi buku, serta pemasukan dan penyuntingan data pengguna dan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan menuliskan tanggal dan kode operator pada tahap awalnya dan selanjutnya tinggal menuliskan Nomor Identitas Pengguna dan Nomor Registrasi Buku pada setiap transaksi, baik dengan pengetikan pada keyboard maupun dengan sistem barcode reader scanner. Pencarian data peminjaman dilakukan antara lain dengan menuliskan kunci pencarian pengguna (Nomor Identitas, Nama), kunci pencarian buku (Nomor Registrasi, Subjek, Pengarang), atau melalui kamus istilah. Pembuatan surat tagihan keterlambatan dilakukan dengan menuliskan tanggal kontrolnya. Penghitungan data jumlah peminjaman dilakukan dengan memilih pilihan dan menuliskan waktunya. Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kunci penelusuran atau melalui kamus istilah.
3. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang dihasilkan oleh SIPISIS sangat akurat dalam menunjang pengelola perpustakaan di bagian sirkulasi untuk proses pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi tentang peminjam, daftar pinjaman, dan deskripsi bibliografis buku. Menu pengembalian, perpanjangan, dan denda menampilkan peminjam, daftar pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari terlambat dan rupiah dendanya, serta status pengembalian atau perpanjangan. Informasi peminjam buku atau pinjaman pengguna dapat ditampilkan setiap saat. Surat tagihan keterlambatan dapat dibuat secara automatis. Data jumlah peminjaman berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat secara harian, bulanan, tahunan, atau waktu tertentu. Penelurusan buku selain memberikan informasi deskripsi bibliografis buku juga memberikan informasi apakah buku tersebut sedang dipinjam atau tidak.
4. Fleksibel
SIPISIS memberikan fleksibilitas di bidang sistem aplikasi dan pemilihan hardware. SIPISIS dapat dioperasikan secara stand alone maupun multi user, sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan dengan kemampuan perpustakaan serta dapat mengembangkannya secara bertahap.
5. Jaminan Pemeliharaan
Pemakai SIPISIS memperoleh jaminan pemeliharan yang kontinu dan murah. Pengembangan terus dilakukan secara berkelanjutan dan versi baru akan dirilis secara berkala yang dapat diperoleh dengan biaya murah bagi perpustakaan yang telah membeli program SIPISIS.
Spesifikasi Hardware
SIPISIS dijalankan di dalam CDS/ISIS. Oleh karenanya spesifikasi hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan SIPISIS harus sesuai seperti yang dibutuhkan oleh CDS/ISIS, yaitu minimal:
* 512 RAM (disarankan 640 RAM atau lebih)
* 1 atau 2 floppy disk drive
* 1 harddisk
* monitor monochrome atau berwarna
* printer (tidak mutlak)
Spesifikasi Software
SIPISIS dijalankan pada CDS/ISIS, dengan software penunjang teks editor dan software LAN yang digunakan dapat berupa Novell 3.XX, Windows NT atau Windows 95.
Spesifikasi Brainware
SIPISIS dapat dijalankan oleh operator yang biasa bekerja dengan CDS/ISIS.
Konfigurasi Hardware
Konfigurasi dapat dibuat secara stand alone maupun multi user, pada LAN NOVELL, WINDOWS 3.11, WINDOWS 95 atau WINDOWS NT dengan menggunakan komputer PC biasa.