PENGGUNAAN OTOMASI PERPUSTAKAAN LASER VER. 2.0

Otomasi Perpustakaan Laser Ver. 2.0 adalah program aplikasi
perpustakaan yang dibangun dengan software open source dengan bahasa
Scripting PHP dan database MySQL. Program ini digunakan untuk menangani
tugas-tugas ruting perpustakaan seperti pengolahan bahan pustaka, penelusuran
informasi buku secara online (OPAC), dan layanan sirkulasi. Layanan sirkulasi
dapat dilakukan oleh petugas perpustakaan ataupun dengan layanan mandiri untuk
peminjaman dan perpanjangan koleksi. Serta chekout bahan pustaka.

Dalam Perkembangannya, teknologi informasi (TI) perpustakaan dapat dibagi dalam dua
sub sistem besar, yaitu library automation system dan digital library
Library automation system (sistem otomasi perpustakaan) lebih terfokus pada sistem
operasional dan layanan perpustakaan sehari-hari. Sedangkan Digital library fokusnya adalah
pada sisitem pengelolaan koleksi digital(content). Tentu saja kedua sistem ini sama-sama
pentingnya dalam pengelolaan perpestakaan modern berbasis TI. Baik library automation system
maupun digital library, dalam prakteknya terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk
mendukungnya.
Modul ini membahas Otomasi Perpustakaan dengan konsentrasi pada perangkat lunaknya.
Karena secara perangkat keras tidaklah ada perbedaan spesifikasi yang berarti. Bahasan kami
fokuskan pada operasional dilapangan. Perangkat lunak otomasi perpustakaan yang digunakan
dalam penulisan modul ini adalah LASer ver 2.0 yang dibuat oleh tim MDLRG perpustakaan
UMM. Dengan bahasa Schripting PHP dan database MySQL, yang bersifat open source.
Untuk memudahkan penyajian, modul ini menguraikan bagaimana proses setup sistem
perpustakaan dari konvensional menjadi sistem terotomasi menggunakan LASER 2.0. Dijelaskan
secara detail mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka , anggota, dan layanan juga dijelaskan
teknis operasional pengolahan koleksi buku, sistem layanan sirkulasi buku, serta administrasi
anggota, secara terkomputerisasi.
Untuk kemudahan ilustrasi, contoh-contoh yang kami gunakan dalam modul ini
mengunakan setting Perpustakaan Sekolah SMA Negeri Teladan Malang (sebagai simulasi) dan
setting yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang. Dengan harapan akan
memudahkan praktikan dalam menyesuaikan setting / konfigurasi perangkat lunak sesuai kondisi
/ data perpustakaan instutinya masing-masing.
Sebagai tambahan, dipilihnya software Laser ver. 2.0 dalam makalah ini semata-mata
karena pemateri sebelumnya dalam diklat ini menjadikan software Laser ver. 2.0 sebagai topik
utama.
B. Pengolahan dan Otomasi Bahan Pustaka
Dalam mengelola perpustakaan, unit pengolahan merupakan kegiatan inti di
perpustakaan. Yaitu memproses koleksi yang baru datang, sampai menjadi bahan pustaka yang
siap untuk disajikan/dipinjam. Kegiatan ini berupa inventarisasi, katalogisasi, entri data, dan
labeling.
Fungsi kegiatan pengolahan bahan pustaka adalah untuk mengetahui data koleksi bahan
pustaka yang dimiliki oleh suatu lembaga, yang telah dikelompokkan menurut isinya agar mudah
ditemukan kembali.
Dalam modul ini, akan diuraikan bagaimana mengolah (mengotomasikan) bahan pustaka
buku dengan LASer . Berikut ini adalah tampilan modul pengolahan pada LASer ver 2.0. setelah
petugas login dengan user name yang bertugas di pengolahan.
Gambar 1. Menu-menu Pengolahan
Dari gambar diatas, terlihat bahwa terdapat 3 menu pengolahan, yaitu :
Cari & + eksemplar : berguna untuk menambah jumlah eksemplar koleksi bahan pustaka
(data sejenis sudah ada di database)
Entri baru (New Entry) : berguna untuk meng-entri bahan pustaka baru (belum ada di
database)
Edit (Error Correction) : berguna untuk mengoreksi atau memperbaharui kesalahan entri
data.
Sedangkan untuk laporan pengolahan dapat diakses dari menu LAPORAN, yaitu :
Profil koreksi: berguna untuk menampilkan profil koleksi keseluruhan berdasarkan kode
DDC, dapat berupa teks maupun grafik.
Hasil Olah: memberikan informasi data-data koleksi yang terakhir diolah / diup-date di
bagian pengolahan berdasarkan periode tanggal, kode`register, atau judul koleksi.
Fasilitas Laporan yang lain: seperti Statistik Sirkulasi, Keuangan, Keterlambatan, Statistik
Pengunjung, Kehadiran Staf dan Suara Pengunjung.
Gambar 2. Menu Pengolahan Bahan Pustaka
Proses pengolahan bahan pustaka dapat dilihat pada diagram alur(Flow Chart) berikut ini :
Sudah
Belum
Tidak
Ya
Ya
Tidak

1. Cari & + Eksemplar
Menu Cari & + Eksemplar ini difungsikan untuk penambahan eksemplar (copy) dari
bahan pustaka. Menu ini juga sekaligus merupakan search engine LASer ver. 2.0. yang
diperuntukkan bagi petugas pengolahan. Hal ini dikarenakan bagian pengolahan pun memerlukan
informasi data-data yang sudah ada. Sebelum memproses sebuah koleksi hendaknya diketahui
koleksi tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau belum, sehingga tidak terjadi adanya duplikasi
judul koleksi maupun jumlah copy yang dimiliki.
Adapun cara kerja mesin pencarian ini tidak jauh bebeda dengan OPAC (Online Public
Acces Catalog) dibagian sirkulasi. Hanya yang membedakan pada tampilan saja, yang
disesuaikan dengan kebutuhan penggunaanya. Jika menu Cari & + Eksemplar ini usernya adalah
petugas pengolahan, sedang OPAC tampilannya disesuaikan untuk pengguna atau pengunjung
perpustakaan dan dibuat lebih user friendly, dimana mayoritas pengguna perpustakaan tidak
memahami katalog. Menu pencarian LASer ini membagi 3 macam pilihan jenis koleksi yang
dimiliki perpustakaan.
Buku datang
Cek dgn Faktur
Cocok ?
Cari
Katalogisasi
Klasifikasi
Subyek
Sudah punya ?
Beri no.reg./barcode
Entri data
Proses akhir /
Labeling
Cek akhir
Cocok ?
Selesai
Catat sebagai
tambah copy
Edit
Klaim ke
Penerbit/Broker
Gambar 4. Tampilan menu Cari & + Eksemplar
Proses Tambahan Eksemplar
a. Klik menu Cari & + Eksemplar
b. Ketik sesuai pilihan yang diinginkan, missal : Langkah (kategori pilihan judul), klik cari atau
enter.
c. Maka akan muncul record dengan judul mengandung unsur kalimat “Langkah”.
Gambar 5. Hasil pencarian tahap 1 : ditemukan 1 judul
d. Klik salah satu kolom , maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 6. Hasil pencarian tahap 2 : pilihan eksemplar
e. Klik salah satu kolom, maka akan muncul tampilan menu KATALOGISASI
Kata kunci
Klik
Gambar 7. Hasil Pencarian tahap 3 : data koleksi yang akan diedit
Catatan :
Untuk tambahan eksemplar, data yang perlu diganti adalah : No. Register/barcode, pernyataan
Copy ke ..., Asal (Hadiah atau Beli), Tempat (Kemungkinan antara copy ke1 dan 2,
tempatnya/lokasinya berbeda), dan Tanggal entri.
f. Pilih entri, Kirim
Gambar 8. Tambah eksemplar berhasil dilakukan
2. Entri Baru
Menu Entri Baru merupakan menu entri data (katalogisasi/deskripsi bibliografis) dari
suatu bahan pustaka. Adapun data yang dientrikan adalah merupakan judul baru dai bahan
pustaka yang belum dimiliki. Untuk pengetikan pada kolomnya, tergantung dari kebijakan
(ketentuan baku) perpustakaan masing-masing, misal menggunakan ISBD (International
Standard Bibliographic Description). Cantuman yang ditampilkan pada menu adalah sebagai
berikut :
Gambar 9. Mengenal elemen-elemen entri data
a. Register :
Isi kopi berikutnya
Pada kolom yang memuat 10 karakter ini, ketikan nomor register/nomor indk dari koleksi
bahan pustakla yang sekaligus merupakan nomor bercode. Fungsi bercode disini akan
berkaitan dengan proses peminjaman di sirkulasi.
Perlu dicatat bahwa LASer ver. 2.0 mengharuskan kode register diawali dengan kode
01.xxxxxx. ini dimaksudkan untuk memudahkan membedakan kode register diawali dengan
kode anggota pada saat layanan sirkulasi.
b. Status :
Status pada tampilan drop down, menunjukkan keadaan koleksi : baik, hilang,
rusak, hilang diganti, disumbangkan dan digudangkan (sesuai pilihan). Pada
kolom status ini jenis pilihan dapat ditentukan sesuai kondisi masing-masing
perpustakaan.
c. DDC : Copyke 01
DDC disini terdiri atas 3 kolom isisan, yaitu ;
~ DDC 1 (diisi nomor klasifikasi, maksimal 16 digit),
~ DDC 2 (untuk insial nama pengarang, maksimal 7 digit),dan
~ DDC 3 (untuk inisial judul, maksimal 9 digit), kemudian diikuti dengan tampilan copy
dari koleksi tersebut (minimal 2 digit), sedang untuk penambahan eksemplar, copy akan
berubah secara otomatis.
d. Pengarang (Author) :
Pengisian nama pengarang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku pada masing-masing
perpustakaan, yang pada umumnya dibalik. Pengisian pada kolom ini hanya untuk pengarang
utama.
e. Judul (Title) :
Pada kolom ini ketikan koleksi judul koleksi, diikuti volume, kemudian edisi dari koleksi
tesebut. Penulisan volume dan edisi ini nanti akan terkait dengan tampilan OPAC, sehingga
dapat diketahui volume atau edisi berapa saja yang dimiliki oleh perpustakaan.
f. Pengarang Tambahan :
Seperti pada kolom pengarang, pada kolom ini tuliskan nama pengarang tambahan,
maksimal 3 nama atau nama editor/penyunting (nama tanpa dibalik).
g. Penerbit (Publisher) : Tahun:
Kolom kepenerbitan ini didunia perpustakaan lebih dikenal dengan impresum. Pada kolom
ini diisikan kota terbit dan nama penerbit, sedangkan tahun sengaja dipisahkan hal ini untuk
mengetahui tahun terbit dari koleksi tersebut.
g. Deskripsi fisik : Seri:
Pada kolom deskripsi fisik, diisikan berbagai hal mengenai fisik dari koleksi bahan pustaka
(misal untuk buku: iii, 234 hal.: 24 cm) Kemudian untuk catatan seri, jika koleksi tersebut
merupakan terbutan berseri.
h. Bibliografi: Catatan Isi / Index:
Pada kolom bibliografi dan Index ketikkan jika ada. Misal untuk buku, tuliskan halaman
yang memuat bibliografi(daftar pustaka) atau index.
i. Catatan utama :
Pengisian pada kolom catatan utama ini, dapat diisikan keterangan yang dapat memperjelas
koleksi tersebut. Atau dapat juga diisikan anotasinya.
j. Subyek: Subyek 2: ISBN:
Pada kolom subyek terdiri dari atas 2 kolom, hal ini jika koleksi tersebut memungkinkan
memiliki lebih dari satu subyek. Penulisan subyek dapat dituliskan dengan huruf besar,
sesuai denagn standar yang berlaku pada katalog. Untuk nomor ISBN dapat diisikan jika
dikehendaki.
k. Asal :
Kolom ini berupa pilihan dari mana asal koleksi tersebut, pembelian atau hadiah. Jika koleksi
tersebut merupakan koleksi hadiah secara rutin, misal dari ASIA FOUNDATION yang dapat
diperoleh dalam waktu-waktu tertentu. Kolom dapat diisi berupa pilihan dari mana koleksi
tersebut berasal.
l. Jenis :
Pada kolom ini juga merupakan pilihan dari jenis koleksi, antara lain : Buku, Compact Disk,
Research Report, dll, sesuai dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan dan settingan
programnya.
m. Departement :
Kolom ini memberikan pilihan nama departemen yang ada di institusi lingkungan
perpustakaan, dapat dipilih sesuai kepemilikan atau relavansi bidang koleksi. Missalnya
suatu koleksi dipesan oleh fakultas/jurusan tertentu.
n. Tempat :
Pada kolom ini memberikan pilihan tempat /lokasi dimana koleksi tersebut akan
ditempatkan. Misal : di kampus 1, lantai 1, atau dirak yang keberapa, dll. Pengisian kolom ini
bekaitan dengan tampilan OPAC, sehingga memudahkan pengguna bahan pustaka tersebut.
o. Bahasa :
Pilihan bahasa sesuai sesuai koleksi yang dientri.
p. Tanggal :
Adalah tanggal entri data (terisi otomatis).
3. Editing Data (Error Correting)
Kegiatan update (error colection) dilakukan jika ditemukan kekeliruan yang diketahui
setelah mengentri atau menginginkan perubahan pada data tersebut.
Prosesnya :
a. Klik menu Perbeharui,
b. Kemudian isikan nomor register dari koleksi tersebut, maka akan muncul tampilan
katalogisasi data bahan pustaka yang telah dientrikan.
c. Setelah proses pembetulan selesai, pilih edit, kirim.
C. Otomasi Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan sebuah pelayanan yang mengatur lalu lintas sirkulasi
dokumen dan literatur yang meliputi buku-buku teks, koleksi CD/DVD, jurnal dan lain
sebagainya yang termasuk koleksi inti dalam satu unit kerja perpustakaan. Karena peruntukannya
sebagai sebuah layanan publik, maka layanan sirkulasi diaplikasikan secara otomasi melalui
piranti unit komputer yang saling berhubungan antara satu unit dengan unit yang lainnya. Hal ini
untuk menjamin akselerasi sebuah layanan yang mengutamakan ketepatan, efisiensi waktu dan
tenaga serta menimalisasi terhadap kemungkinan kesalahan yang diakibatkan oleh petugas
pelayanan (human error).
Modul ini memberikan petunjuk tentang tata cara pengoperasian modul sirkulasi pada
Laser ver 2.0 yang meliputi:
Modul peminjaman, perpanjangan dan pengembalian koleksi;
Modul security (check-out);
Modul kontrol anggota;
Modul kontrol koleksi;
Modul layanan mandiri sirkulasi (tanpa petugas), dan
Laporan penggunaan sirkulasi.
Untuk memulai mengoperasikan modul sirkulasi, anda dapat login menggunakan username yang
telah diset sebagai petugas sirkulasi. Perhatikan gambar 10.
Gambar 10. Memulai login dengan username yang telah diset sebagai petugas sirkulasi.
Gambar 11. Tampilan setelah petugas berhasil login.
1. Layanan Peminjaman; Perpanjangan, dan Pengembalian Koleksi oleh Petugas Sirkulasi
Layanan peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi dapat diakses melalui
menu Sirkulasi. Ada dua hal yang perlu diperhatikan bahwa Laser 2.0 akan mampu membedakan:
Kode berupa angka “tidak bertitik” dianggap sebagai kode anggota. Misalnya 99220049.
Kode berupa angka “bertitik” pada digit ketiga dengan diawali angka 01. Dianggap sebagai
kode register koleksi. Misalnya 01.05000002.
Langkah Peminjaman koleksi:
Gambar 12. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 13. Memasukkan kode Register koleksi (sorot barcode Koleksi)
Gambar 14. Tampilan bahwa peminjaman koleksi berhasil
Langkah Perpanjangan pinjaman atau Pengembalian Koleksi:
Gambar 15. Memasukkan kode Register Koleksi (sorot barcode Koleksi)
Form pengisian kode
Anggota peminjam
Gambar 16. Konfirmasi Perpanjangan atau Pengembalian
Gambar 17. Print out bahwa perpanjangan atau pengembalian koleksi berhasil
2. Layanan Mandiri
Layanan mandiri merupakan layanan yang mengutamakan kemandirian, dalam fasilitas
ini para anggota perpustakaan (user) merupakan penaggung jawab terhadap transaksi peminjaman
koleksi yang dilakukan.
Demi terjaminnya keamanan, maka fasilitas ini dilengkapi dengan PIC (Personal
Identification Code) yang berupa kombinasi angka numerik. Pengisian PIC diperlukan
kecermatan, karena PIC mempunyai tingkat sensifitas yang tinggi dan sangat rahasia. PIC
menjadi tanggung jawab user untuk tidak disebarluaskan pada pihak lain. Hal ini berarti bahwa
kerahasiaan PIC menjadi tanggungjawab user selaku pengguna layanan sirkulasi.
Pada Laser 2.0 ini, menu yang disediakan untuk layanan mandiri meliputi:
Layanan Peminjaman, berguna untuk melakukan peminjaman koleksi
Layanan Perpanjangan pinjaman, berguna untuk memperpanjang masa pinjaman
Cek Pinjaman, berguna untuk memeriksa koleksi-koleksi yang sudah terpinjam
Ganti PIC, berguna untuk mengganti PIC jika dirasa sudah ada orang lain yang mengetahui.
Untuk mengawali menyediakan layanan mandiri, seorang petugas harus mengaktifkan
modul layanan mandiri dengan username mandiri, password (default): laser / man self.
Gambar 18. Mengaktifkan modul layanan mandiri
Catatan operasional:
- Password default sebaiknya diganti
- Akses web dibatasi hanya dari IP address komputer area layanan.
- Setting php.ini pada server untuk session.auto_start = 1.
Langkah Peminjaman Mandiri:
Gambar 19. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 20. Memasukkan PIC dan memilih jumlah Pinjaman
Gambar 21. Memasukkan / menyorot kode register koleksi
Gambar 22. Tampilan bahwa peminjaman mandiri berhasil
Langkah Perpanjangan Pinjaman Mandiri:
Gambar 23. Memasukkan / menyorot barcode regiter koleksi
Gambar 24. Konfirmasi Data Koleksi dan memasukkan PIC
Gambar 25. Tampilan bahwa perpanjangan mandiri berhasil
Proses akan tetolak jika melewati jatuh tempo atau jika peminjaman sudah melebihi quota
(harus diselesaikan via petugas).
Dalam prakteknya, layanan mandiri dipasang pada komputer tersendiri sebagai loket-loket
layanan di area sirkulasi ruang perpustakaan. Komputer dilengkapi dengan barcode reader.
3. Security Check-Out
Menu Check-out berguna untuk layanan pemeriksaan akhir sebelum koleksi yang
dipinjam boleh dibawa keluar area perpustakaan. Prosedur ini dimaksudkan untuk memvalidasi
bahwa status suatu koleksi sudah terpinjam (terdata dikomputer) atau belum.
Langkah penggunaan menu Check-out pada Laser 2.0 adalah cukup dengan memasukkan
kode register koleksi yang dipinjam oleh anggota (lebih cepat dan tepat dilakukan dengan
barcode reader).
Gambar 26. Proses Check-out koleksi (tampilan diatas menandakan koleksi sudah status dipinjam
dan boleh dibawa keluar ruang perpustakaan).
4. Kontrol Aktifitas Anggota dan Koleksi
Menu Kendali Anggota adalah layanan untuk mengetahui seorang anggota yang pernah /
sedang meminjam koleksi apa saja. Dalam menu ini petugas dapat mengetahui informasi detail
tentang koleksi yang menjadi tanggungannya, dan dilengkapi dengan keterangan tanggal
peminjaman serta statusnya.
Langkah akses menu Kendali Anggota:
Gambar 27. Memasukkan kode anggota (sorot barcode KTA)
Gambar 28. Tampilan hasil pelacakan menu Kendali Anggota
Kode anggota yang
Akan diperiksa
Sedangkan menu Kendali Koleksi berguna untuk mengetahui catatan sebuah koleksi pernah /
sedang dipinjam oleh siap saja.
Langkah penggunaannya sebagai berikut:
Gambar 29. Memasukkan kode register koleksi
Gambar 30. Tampilan hasil pelacakan menu Kendali Koleksi
D. Modul Anggota
Modul anggota yang dimaksudkan adalah halaman depan (index) dari Laser 2.0,
dimaksudkan untuk diakses oleh anggota di dalam ruang perpustakaan atau bahkan oleh publik
jika server kita online di internet. Pengunjung atau siapapun yang tersambung ke server kita dapat
langsung mengakses halaman ini tanpa dibutuhkan login terlebih dahulu. Menu halaman ini
sebagaimana terlihat pada tampilan berikut:
Gambar 31. Halaman depan yang dapat diakses langsung oleh anggota & publik
1. Mengoperasikan Katalog Penelusuran (OPAC)
Katalog online atau dikenal juga dengan istilah Online Public Access Catalog (OPAC)
beguna untuk penelusuran koleksi / bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Kehadirannya
cukup diminai mengalahkan penggunaan kartu katalog cetak (kertas) karena kemudahan dan
kecepatan pencapaiannya. Sehingga kebanyakan perpustakaan yang sudah terotomasi tidak
menerbitkan kartu katalog yang tercetak lagi. Cukup dengan komputer saja.
Beberapa hal yangperlu diperhatikan dalam menggunakan OPAC, khususnya yag
terpasang pada LASer 2.0 ini adalah sebagai berikut :
Kata kunci pencarian dapat menggunakan semua kategori yang tedapat pada saat entri data di
modul pengolahan.
Jumlah form kata kunci terdiri dari 3 bagian yang dihubungkan oleh dua jenis operator
pencarian.
Operator pencarian tersebut adalah “DAN” dan “ATAU”. Operator “ATAU” jika antar kunci
yang dicari tidak saling berhubungan.
Hasil pencarian perhalaman dapat diset per 10, 20, 30, atau 40 record per halaman.
Langkah Penelusuran
Gambar 32. Mengisikan kata kunci pencarian.
Gambar 33. Hasil pencarian tahap 1
Gambar 34. Hasil pencarian tahap 2
2. Informasi Koleksi Baru
Menu Koleksi terbaru berguna untuk menginformasikan kepada pengguna tentang koleksi
terbaru yang telah diproses dibagian pengolahan bahan pustaka. Data yang ditampilkan adalah
bahan pustaka yang telah diproses seminggu terakhir sejak tanggal pengolahan dilakukan.
Sehingga akan berubah setiap harinya. Untuk menampilkannya cukup klik menu tersebut.
Apabila dalam seminggu terakhir tidak ada koleksi yang diproses, maka akan titampilkan gambar
berikut :
Gambar 35. Informasi Koleksi Terbaru
3. Cek Pinjaman
Menu Cek Peminjaman dimaksudkan untuk memeriksa/mengingatkan bagi anggota yang
masih ragu atau ingin ingin memastikan apakah anggota tersebut masih ada peminjaman atau
tidak. Informasi yang ditampilkan bisa per anggota ataupun semua anggota yang sedang
meminjam koleksi. Perhatikan gambar 36. berikut :
Gambar 36. Memeriksa peminjaman semua anggota
4. Anggota Teraktif
Menu ini memberikan informasi mengenal anggota teraktif meminjam koleksi melalui
layanan sirkulasi perpustakaan. Informasi ini dapat dimanfaatkan oleh pengelola perpustakaan
untuk memberikan reward kepada anggota yang menduduki ranking pertama dalam setiap
periode pengambilan data. Untuk melihatnya perhatikan gambar di bawah ini:
Gambar 37. Informasi Anggota yangaktif
5. Kotak Saran
Menu ini digunakan untuk menampung berbagai kritik dan saran dari pengguna layanan
di unit kerja perpustakaan. Di samping itu juga sebagai wadah guna menampung input yang
kemudian dapat berguna sebagai kontribusi positif pengembangan perpustakaan kearah yang
lebih baik. Kritik dan saran yang masuk bisa langsung ditanggapi jika memang perlu.
Secara sederhana langkah yang dapat ditempuh anggota untuk dapat mengisi kotak saran
adalah dengan
Memasukkan kode anggota
Mengetikkan isi pesan
Memasukkan PIC
Mengapa PIC diperlukan? Agar pesan yang masuk dapat dipertanggungjawabkan oleh
identitas yang menulisnya.
Gambar 38. Menulis pesan / saran
Gambar 39. Memasukkan PIC saat mengirim pesan
Gambar 40. Tanda bahwa pesan / saran sudah diterima komputer
Pesan-pesan tersebut dapat dibaca / dibalas sewaktu-waktu oleh petugas, baik yang
bertugas di unit pengolahan, sirkulasi, maupun administrasi serta pihak manajerial.
E. Layanan Administrasi
Layanan administrasi merupakan bagian dari layanan publik (public services) yang ada di
lingkungan perpustakaan.
Mengacu pada standar layanan administrasi yang diberikan oleh kebanyakan
perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan lainnya di Indonesia, pada Laser ver 2.0
telah tersedia modul layanan administrasi yang meliputi:
Registrasi anggota, dilengkapi dengan menu “cari” dan “update”
Pemblokiran anggota, dilengkapi menu “tampilkan” dan “aktifkan”.
Pembuatan surat pengantar ke perpustakaan lain, dan surat keterangan bebas pinjam
perpustakaan
Sedangkan dibagian laporan, disediakan menu yang meliputi:
Laporan keuangan,
Laporan keterlambatan pengembalian koleksi,
Laporan statistik pengunjung yang masuk perpustakaan, dan
Laporan kehadiran staf/petugas perpustakaan
Untuk mengawali, opeator atau petugas harus login menggunakan username yang sudah
ditetapkan oleh admin yang bertugas dibagian layanan administrasi.
Gambar 41. login dengan username yang sudah diset sebagai petugas administrasi
Langkah selengkapnya adalah sebagai berikut:
Buka browser (internet explorer, opera, mozilla, dll) dan isikan alamat url Laser berada (lebih
membantu jika default url sudah diset ke alamat url Laser).
Klik menu login petugas
Masukkan username dan password petugas sirkulasi, seperti terlihat pada gambar 4.1 di atas
Saat berhasil login akan muncul nama petugas pada logo sebelah kanan, seperti gambar 42.
Setelah itu petugas dapat mengoperasikan menu layanan administrasi yang ada.
Gambar 42. Saat petugas/operator berhasil login
Menu layanan administrasi tediri dari 3 bagian:
Anggota
Blokir
Surat menyurat
Mari kita bahas fungsinya satu-persatu:
Gambar 43. Menu utama layanan administrai
1. Registrasi dan Update Anggota
Registrasi dan update anggota dapat ditemukan pada menu Anggota.
Pilihan sub menu anggota terdiri dari:
Cari, berguna untuk mencari apakah seseorang sudah terdaftar sebagai anggta perpustakaan.
Registrasi, berguna untuk melakukan pendaftaran jika yang bersangkutan belum terdaftar.
Update, berguna untuk memperbarui keanggotaan bila masa berlaku habis, atau bila ingin
merubah data alamat, telpon, serta PIC.
Kita mulai dari Registrasi hingga mencetak kartu, langkahnya ikuti gambar berikut:
Gambar 44. Memulai registrasi anggota baru
Gambar 45. Formulir registrasi anggota baru
Gambar 46. Kartu anggota siap cetak
Sedangkan untuk update data angota, maupun menghapus (delete) dapat diikuti langkah-langkah
berikut:
Gambar 47. Memulai update data anggota
Gambar 48. Memasukkan kode anggota yang akan diupdate
Gambar 49. Memperbaharui data anggota (update), atau menghapus (delete)
2. Blokir dan Aktivasi Keanggotaan
Blokir dan aktivasi anggota dapat ditemukan pada menu Blokir.
Pilihan sub menu Blokir terdiri dari:
Blokir, berguna untuk menonaktifkan status keanggotaan
Tampilkan, berguna untuk menampilkan anggota-anggota yang sudah terblokir.
Aktifkan: berguna untuk mengaktifkan kembali status blokir keangotaan (kecuali blokir
permanen seperti berhenti tetap atau wisuda tidak dapat diaktifkan).
Langkah Blokir Anggota:
Gambar 50. Memasukkan Kode Anggota yang akan diblokir
Gambar 51. Memasukkan kode angota yang akan diblokir
Gambar 52. Konfirmasi Pemblokiran
Gambar 53. Pesan blokir berhasil
Langkah Aktivasi Blokir:
Gambar 54. Memulai Aktivasi Status Blokir
Gambar 55. Memasukkan kode anggota yang akan diaktivasi
Gambar 56. Konfirmasi Aktivasi
Gambar 57. Aktivasi berhasil
3. Surat Menyurat
Berfungsi sebagai media komunikasi antara anggota dengan lingkungan luar dan dalam
perpustakaan.
Pilihan sub menu Surat Menyurat terdiri dari:
Pengantar, berguna untuk membuat surat pengantar keperpustakaan lain dengan format dan
nomor surat otomatis.
Ket. Bebas Pinjam, berguna untuk membuat surat keterangan bebas pinjam perpustakaan,
manakala anggota perpustakaan membutuhkannya. Sebagai catatan, keterangan bebas pinjam
untuk keperluan wisuda atau berhenti tetap membuat keanggotaan terblokir permanen secara
otomatis.
Fasilitas ini hanya dapat diberikan bagi anggota perpustakaan yang statusnya aktif (tidak sedang
diblokir).
Langkah Membuat Surat Pengantar:
Gambar 58. Memulai membuat Surat Pengantar
Gambar 59. Memasukkan Kode Anggota
Gambar 60. Mengisi Tujuan Surat Pengantar
Gambar 61. Tampilan Surat Pengantar untuk dicetak pada kertas
Gambar 62. Tampilan Amplop Surat Pengantar untuk dicetak pada kertas
Langkah Membuat Surat Keterangan Bebas Pinjam:
Gambar 63. Memulai pembuatan Surat Keterangan Bebas Pinjaman
Gambar 64. Mengisi Kode Anggota
Gambar 65. Menentukan Jenis Keperluan
Gambar 66. Tampilan Surat Keterangan untuk dicetak pada kertas
F. Konfigurasi Laser ver. 2.0
Modul konfigurasi atau disebut juga modul administrator (admin) berfungsi untuk
mengkonfigurasi administrasi Laser agar sedapat mungkin dapat dioperasikan sesuai dengan
peraturan atau ketentuan yang berlaku pada perpustakaan yang memakainya. Modul ini tergolong
secure area karena itu hanya seorang administrator atau orang yang betul-betul mengerti sistem
yang diperbolehkan menggunakannya.
Utility yang tersedia adalah sebagai berikut:
Konfigurasi identitas perpustakaan
Konfigurasi manajemen bahan pustaka
Konfigurasi jenis keanggotaan
Konfigurasi Layanan
Manajemen operator
Utiliti text berjalan
Menghapus data setelah ujicoba sistem
Untuk dapat memasuki modul ini, anda harus login dengan username admin passwod
default adalah laser. Sebaiknya setelah sistem dikonfigurasi dan siap digunakan, password default
ini dapat diganti hingga anda mengetahuinya atau orang yang anda percaya. Account admin ini
sebaiknya dipegang oleh kepala perpustakaan atau orang yang ditunjuk khusus.
1. Konfigurasi identitas perpustakaan
Dapat diklik menu Konfigurasi Sistem, berfungsi untuk mngubah identitas / nama
perpustakaan, nama institusi, alamat, telpon, email dsb. Untuk mengubahnya, pilih menu
Baru/Perbaharui. Perhatikan gambar:
Gambar 67. Konfigurasi Identitas Perpustakaan
Data hasil konfigurasi ini akan digunakan dalam setiap transaksi sistem pendataan.
Sehingga jangan sesekali mengubahnya ketika sistem sudah operasional / sedang berjalan.
Setelah melakukan perubahan data, tampilan akan berubah setelah anda menutup browser
kemudian membuka lagi dan mengaktifkan halaman.
2. Konfigurasi manajemen bahan pustaka
Untuk mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka yang dikelola perpustakaan anda,
dibutuhkan pendataan lengkap tiap elemen data di lingkungan institusi anda, lalu menetapkan
kode setiap elemen tersebut secara unix. Pada Laser 2.0, setidaknya ada 4 elemen data yang
dibutuhkan untuk mengkonfigurasi manajemen bahan pustaka. Berikut dijelaskan elemen data
tersebut dan langkah-langkah mengkonfigurasinya:
Departemen Koleksi
Berguna untuk memberikan inisial bidang / jurusan koleksi berupa kode departemen dan
keterangan. Disertakan pula nomor telpon tiap departemen.
Gambar 68. Konfigurasi Departemen Koleksi
Gambar 69. Pilihan Update atau Delete untuk Departemen Koleksi.
Jenis Koleksi
Berikutnya adalah konfigurasi jenis koleksi. Yaitu menu untuk mendata semua jenis
koleksi (biasanya dibedakan berdasarkan media fisik) yang dikelola perpustakaan. Elemen data
jenis koleksi terdiri dari kode media dan nama:
Gambar 70. Konfigurasi Jenis Koleksi
Asal Koleksi
Asal koleksi yang dimaksudkan adalah sumber dari mana suatu koleksi didapatkan /
disumbangkan (bukan penulis atau penerbit). Elemen data yang diperlukan meliputi kode, label,
dan keterangan.
Gambar 71. Konfigurasi Asal Koleksi
Tempat Koleksi dan Unit Kerja
Tempat koleksi yang dimaksudkan adalah dimana suatu koleksi akan ditempatkan setelah
dikelola perpustakaan. Sedangkan unit kerja (UK) meberikan pilihan apakah tempat koleksi
tersebut juga sebagai bagian dari unit kerja perpustakaan yang memiliki sekian petugas, atau
hanya sebagai tempat koleksi yang unit kerjanya terpisah dengan perpustakaan, misalnya jurusan,
atau unit lainnya. Opsi UK ini adalah “0” jika bukan unit kerja perpustakaan, “1” jika termasuk
unit kerja perpustakaan. Urutan elemen dtanya adalah kode tempat, labe, keterangan, dan UK.
Langkah konfigurasinya perhatikan gambar:
Gambar 72. Konfigurasi Tempat Koleksi
3. Konfigurasi jenis keanggotaan
Yang dimaksud adalah pengelompokan jenis anggota / pemakai yang akan menggunakan
perpustakaan kita. Elemen data yang diperlukan adalah kode dan keterangan. Perhatikan gambar:
Gambar 73. Konfigurasi Jenis Anggota
4. Konfigurasi Layanan
Pengaturan layanan yang dimaksud adalah pengaturan masa / lamanya tenggang waktu
peminjaman dan perpanjangan serta besarnya denda untuk tiap jenis koleksi.
Gambar 74. Pengaturan Layanan Koleksi Buku
5. Manajemen operator
Manajemen operator / petugas dimaksudkan untuk mengatur wilayah akses petugas ke
dalam sistem Laser. Misalnya username yang sudah diset sebagai petugas sirkulasi tidak bisa
mengakses menu-menu tertentu pengolahan.
Pada bagian ini, ada 5 bidang / area tugas yang di terapkan:
Area Pengolahan Bahan Pustaka
Area Layanan Sirkulasi
Area Layanan Administrasi
Area Manajerial, dan
Area Khusus Layanan Mandiri.
Untuk menambah petugas baru, atau memperbaharuinya, pilih menu operator:
Gambar 75. Menu Cari, Tambah, atau Update Operator
Gambar 76. Menambahkan Petugas Baru. Kode Operator akan digenerate secara otomatis setelah
data dikirim.
6. Running Text Utility (Utiliti text berjalan)
Menu News digunakan untuk mengirim berita-berita / pengumuman-pengumuman harian
perpustakaan kepada para petugas maupun pengguna / anggota secara terbuka.
Gambar 77. Pilih: Cari, Kirim Baru, dan Update
Gambar 78. Pengiriman News Running Text
Gambar 79. Tampilan Running Text pada GUI Laser.
7. Menghapus data setelah ujicoba sistem (Reset Database).
Menu ini disediakan bagi administrator yang telah selesai mengkonfigurasi Laser dan
telah menguji cobanya. Setelah sistem dianggap berjalan sesuai harapan, maka sebelum
operasional perpustakaan terotomasi dimulai, database perlu dibersihkan terlebih dahulu agar
tidak bercampur dengan data-data fiktif.
Data yang dapat dibersihkan melalui menu ini adalah:
Data pengolahan (hasil dari entri bahan pustaka)
Data sirkulasi (hasil dari transaksi peminjaman / pengembalian koleksi)
Data keuangan (hasil dari transaksi keterlambatan pengembalian maupun transaksi
administrasi lainnya).
Data kotak Saran (hasil masukan saran dari anggota)
Data statistik pengunjung (hasil dari pendataan pintu masuk)
Data presensi Staf (hasil presensi harian petugas)
Data surat-menyurat Anggota (hasil permintaan layanan surat pengantar perpustakaan dan
surat keterangan bebas pinjam anggota).